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Richtig suchen

Ein Rechercheur, der in der Datenbank suchen möchte, sollte zumindest eine allgemeine Vorstellung davon haben, was für Dokumente er sucht, wann und aus der Produktion welcher Behörde sie stammen.
 
Beispiel: Wenn ich herausfinden möchte, wo sich Archivalien in Bezug auf den Holocaust der Juden und Roma während des 2. Weltkrieges befinden, macht es keinen Sinn, bei der Bezeichnung Worte wie Holocaust, Deportierung u. ä. einzugeben. Der Rechercheur muss wissen, welche Organe bzw. Einzelpersonen am Holocaust beteiligt waren.
 
In der Datenbank kann dann festgestellt werden, in welchem Archiv sich Archivalien dieser Organe befinden, wo diese Behörden und Organisationen ihren Sitz hatten, ob Archivalien der Behörde aus ihrem gesamten Tätigkeitszeitraum erhalten sind, wie viele laufende Meter der betreffende Fonds (die Sammlung) hat, ob die gefundenen Archivalien unbearbeitet, bearbeitet oder inventarisiert sind und ob es Archivhilfsmittel zum Fonds gibt.
 

Für ein zufrieden stellendes Suchergebnis muss das Suchkriterium korrekt eingegeben werden:
 
Suche nach Archiv – Auswahl des Archivs aus dem Archivverzeichnis im Overly-Verzeichnis, das sich durch Anklicken der Taste im rechten Teil des Feldes öffnen lässt
  1. Suche nach Textfeldern
    In den ersten vier Feldern (zwei bis fünf) wird nach Wörtern gesucht. Wir empfehlen die Eingabe von Wortstämmen, z. B. „Tosk“ statt „Toskánský“ (einschließlich Vorsilben!). Bei der Suche werden Klein- und Großbuchstaben nicht unterschieden, mit Ausnahme des Falls, wenn nach einem genauen Wert (genauen Namen) gesucht wird, z. B. Bezeichnung des Archivfonds (der Sammlung). Durch anschließendes Anklicken der Taste über dem Feld für die Eingabe des Kriteriums erscheint ein Overly-Verzeichnis, aus dem man wählen kann, ob das gesuchte Wort im Text enthalten ist, es sich genau um die gesuchte Bezeichnung handelt (genauer Name) oder ob die gesuchte Bezeichnung zumindest eines der Wörter oder alle Wörter (bei Eingabe mehrerer Wörter) enthält.
  2. Suche nach Zeitrahmen
    Bei Eingabe eines genauen Datums (z. B. 1526) findet das System alle Archivfonds und Sammlungen, in deren Zeitrahmen sich das gesuchte Jahr befindet (ohne prior und posterior). Bei Eingabe eines Zeitintervalls (Abstand) findet man Sammlungen, in deren Zeitrahmen zumindest ein Jahr des eingegeben Intervalls enthalten ist.
  3. Suche nach thematischen Erfassungsgruppen
    Eine thematische Erfassungsgruppen lässt sich durch Anklicken der Taste „Zobraz skupiny“ (Gruppen abbilden) einstellen. Durch Anklicken der konkreten thematischen Erfassungsgruppe wird die Gruppe ausgewählt, und das System findet alle dieser Gruppe und ihren Untergruppen zugehörigen Dateien. Die zweite Möglichkeit ist die Präzisierung der Auswahl durch Anklicken des Pfeilsymbols links und anschließender Auswahl der konkreten Untergruppe. Das System findet dann nur die dieser Untergruppe zugeordneten Archivdateien.
  4. Kombinierung von Kriterien
    Zuletzt wird das Prinzip der Kombinierung von Kriterien eingegeben (Odpověď musí splňovat / Antwort muss erfüllen) – es gelten alle eingegebenen Bedingungen gleichzeitig oder zumindest eine eingegebene Bedingung.

Die Suche ist möglich kann nach folgenden Kriterien:
 
  • Bezeichnung des Fonds (der Sammlung) – Tschechische Fondsbezeichnungen beruhen auf der letzten amtlichen oder anderweitig geläufigen Bezeichnung ihres Verfassers.
  • Bezeichnung des Archivs – Angeführt ist die vollständige Bezeichnung des Archivs oder der Kultureinrichtung.
  • Entstehungsort des Fonds (der Sammlung) – Angeführt ist der Entstehungsort des Fonds (mehrere Orte möglich). Der Entstehungsort muss nicht angeführt sein bei persönlichen Fonds und Sammlungen, die direkt im betreffenden Archiv entstanden sind.
  • Verfasser des Fonds (der Sammlung) – Angeführt ist die Bezeichnung(en) des (der) Verfasser(s) mit Zeitraum, über den die Bezeichnung verwendet wurde.
  • Zeitrahmen – Gesucht werden kann nach der unteren (älteren) und oberen (jüngeren) Zeitgrenze der Archivalien, d.h. dem Zeitraum, aus dem die Archivalien des erwähnten Fonds (der Sammlung) stammen.
  • Thematische Erfassungsgruppen – Die Gruppe wird aus einer vordefinierten Codeliste ausgewählt.

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