Was sind Archivbehelfe?
Archivbehelfe werden bei der archivarischen Bearbeitung erstellt und dienen zur Erfassung (Evidenz) und Orientierung über Inhalt und Zeitspanne des Archivguts oder seines Teils. Sie werden in urkundlicher oder digitaler Form erarbeitet und den Interessenten zugänglich gemacht. Das Archiv oder die kulturwissenschaftliche Institution, die die beschriebene Archivalien in der Grund-, Sekundär- oder zentralen Evidenz des Nationalen Archiverbes führt, bewahrt den betreffenden Archivbehelf immer in urkundlicher Form auf.
- Gliederung der Archivbehelfe:Provisorisches Inventarverzeichnis, Teilinventar, Inventar, Vereinigtes und Gruppeninventar, Katalog
- Sonderbehelfe: Register, Thematischer Katalog, Dokumentenverzeichnis, Thematisches Register
- Referenzbehelfe: Bestandsverzeichnis, Bestandsbeschreibung, Archivführer, Edition
Provisorisches Inventarverzeichnis - für die Evidenz des Archivguts und zur Orientierung in seinem Inhalt erstelltes Grundverzeichnis aller Inventareinheiten des Archivguts oder seines Teils in der Reihenfolge nach der ursprünglichen Anordnung der inventarisierten Schriftstücke oder in der Reihenfolge aufgrund anderer innerer Bindungen zwischen den Inventareinheiten innerhalb des Archivguts unter Angabe der Evidenzeinheiten. Das Verzeichnis hat ein Titelblatt und eine Tirage.
Teilinventar - Archivbehelf zu einem Teil des Archivguts, der die gleichen Merkmale hat wie das Inventar. Das Teilinventar wird zu einem geordneten geschlossenen Teil des Archivguts erstellt. Die Inventarnummern der einzelnen Teilinventare müssen aneinander anknüpfen.
Inventar - Grundverzeichnis aller Inventareinheiten eines geschlossenen Archivguts in der Reihenfolge nach der ursprünglichen Anordnung der inventarisierten Schriftstücke oder in der Reihenfolge aufgrund anderer innerer Bindungen zwischen den Inventareinheiten innerhalb des Archivguts unter Angabe der Evidenzeinheiten. Erstellt wird es für die Evidenz der Archivalien und ihre Aufbewahrung und zur Orientierung über den Inhalt, die Zeitspanne und den Umfang der Archivalien. Dieses Verzeichnis muss ein Titelblatt, ein Vorwort mit der Liste der benutzten Quellen und Literatur, ein Inventarverzeichnis, Register (soweit sie zweckmäßig sind) und eine Tirage enthalten. Bestandteil sind auch seine Inhaltsangabe und Anlagen zum Vorwort (Registraturpläne, Schema der Archivstruktur des Bestandes oder der Sammlung, Vergleichstabellen zwischen alten und neuen Signaturen, Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen, Übertragung von alten und fremdsprachigen Ortsnamen in die gegenwärtige Form usw.).
Vereinigtes und Gruppeninventar - früher zu mehreren Archivbeständen erstellte Archivbehelfe, deren Autoren identische, verwandte oder ähnliche Wirkungskreise oder gemeinsame Tätigkeitsorte hatten. Dieser Behelf enthält ein gemeinsames Titelblatt, ein gemeinsames Vorwort bzw. Teilvorworte zu den einzelnen Inventarverzeichnissen der Bestände bzw. Register und eine gemeinsame Tirage. Dieser Behelfstyp wird nicht mehr erstellt.
Katalog - Archivbehelf zum Archivgut oder seinem Teil, der Auskunft über Inhalt und Form der Archivalien gibt. Er hat ein Titelblatt, ein Inhaltsverzeichnis, ein Vorwort, ein Verzeichnis der benutzten Literatur, Katalogvermerke, Register und eine um die Anzahl der Katalogvermerke erweiterte Tirage.
Register - alphabetisch geordnete Namensliste (Personen-, Orts- oder Bezeichnungsregister) und Sachliste, die zur eingehenden Orientierung im Inhalt des Archivguts oder seines Teils dient. Es muss ein Titelblatt, ein Inhaltsverzeichnis, ein Vorwort, ein Verzeichnis der benutzten Literatur, Registervermerke und eine Tirage haben.
Thematischer Katalog - das aus Katalogisierungsvermerken zu einem bestimmten Thema aus einem oder mehreren Beständen zusammengestellte Verzeichnis einzelner Archivalien mit genauer Angabe ihres Aufbewahrungsortes. Der thematische Katalog hat alle Merkmale eines Katalogs.
Dokumentenverzeichnis - das aus Inhaltsvermerken zu einem bestimmten Thema aus einem oder mehreren Beständen zusammengestellte Verzeichnis einzelner Archivalien mit genauer Angabe ihres Aufbewahrungsortes
Thematisches Register - alphabetisch geordnete Namensliste (Personen-, Orts- oder Bezeichnungsregister) und Sachliste, die zu einem bestimmten Thema aus einem oder mehreren Beständen zusammengestellte Verzeichnis einzelner Archivalien mit genauer Angabe ihres Aufbewahrungsortes erstellt wird. Das thematische Register hat alle Merkmale eines Registers.
Bestands- (Sammlungs-)verzeichnis - Verzeichnis der Bestände (Sammlungen) aus einem oder mehreren Archiven unter genauer Angabe ihres Aufbewahrungsortes
Bestands- (Sammlungs-)beschreibung - schriftliche Auskunft über Inhalt, Autor, zeitlichen und quantitativen Umfang, Erhaltungs- und Bearbeitungszustand und Möglichkeiten der Benutzung des Bestandes (der Sammlung)
Archivführer - Gesamtheit der Bestands- und Sammlungsbeschreibungen eines Archivs (bzw. seiner Abteilungen). Er enthält ein Vorwort mit einer kurzen Darstellung des Wirkungsbereichs des Archivs und Auskunft über Entwicklung und Organisation des Archivs, Bestandsbeschreibungen, Auskunft über die Bibliothek sowie Hilfsbeilagen (Abkürzungsverzeichnis, Personen-, geografische und Sachregister, Verzeichnis der benutzten Literatur) bzw. eine Bildbeilage.
Edition - Text- oder Bildreproduktion eines Dokumentes nach festgelegten Regeln. Als Archivbehelf wird dieses Dokument nur dann betrachtet, wenn ausschließlich eigene Archivalien des verfassenden Archivs darin veröffentlicht sind.
Unbearbeitete, bearbeitete und inventarisierte Archivalien
Bei einzelnen Beständen und Sammlungen wird die Länge nach Metern in folgender Form angegeben: nezpracováno - unbearbeitet (N:), zpracováno - bearbeitet (Z:), z toho inventarizováno - davon inventarisiert (I:), wobei die inventarisierten Archivalien immer als eine Untermenge der bearbeiteten Archivalien aufgefasst werden.
Für bearbeitet werden die mindestens mit einem provisorischen Inventarverzeichnis versehenen Archivalien gehalten.
Für inventarisiert werden die mit einem Teilinventar, Inventar, vereinigten und Gruppeninventar, Katalog, Register, thematischen Katalog, Dokumentenverzeichnis und thematischen Register versehenen Archivalien gehalten.