Největší omyly a mýty o datových schránkách
Čtyři dny od spuštění ostrého provozu Informačního systému datových schránek (1. 11. 2009) je zřejmé, že systém funguje bez problémů a neprovází ho žádné technické problémy.
Široký zájem veřejnosti a médií však kromě cenné propagace projektu přináší také velké množství informačních nepřesností, které pramení z nedostatečného porozumění systému datových schránek.
Vzhledem k tomu, že některé mylné informace uvedené v médiích jsou takového charakteru, že by mohly zásadním způsobem zmást uživatele datových schránek, rozhodli jsme se uvést některé z nich na pravou míru:
- Omyl: Dokumenty doručené do datové schránky po čase ztratí platnost (až skončí platnost elektronického podpisu nebo časového razítka) a občan tak bude mít pouze bezcenný elektronický soubor, který navíc ani nepůjde konvertovat na Czech POINTu.
- Skutečnost: Datová zpráva (pokud si ji uživatel uloží kompletní, tedy včetně obálky s elektronickým podpisem a časovým razítkem) nikdy v budoucnu neztratí platnost a nebude třeba ji nějak „přerazítkovávat“ ani jinak obnovovat.
- Omyl: Dokumenty došlé do datové schránky je zapotřebí odnést na Czech POINT a za peníze je konvertovat do listinné podoby. Jinak nemohou být použity jako přílohy k žádostem, při dokazování atd.
- Skutečnost: Elektronický dokument zaslaný orgánem veřejné moci prostřednictvím datové schránky je podle novely zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů plnohodnotným originálem s plnými právními účinky. Není proto nutné nechávat datové zprávy konvertovat, a vynakládat tak peníze navíc. Je ovšem třeba jej předávat na správném médiu (například na CD nebo poslat e-mailem), běžný výtisk skutečně nemá platnost originálu.
- Omyl: U některých úředních postupů jsou papírové originály potřeba. Např. při přihlášení se do veřejné soutěže je potřeba vše, včetně dokladu o bezdlužnosti, odevzdat v zalepené obálce. Firma tedy musí na Czech POINT, kde jí ho za peníze ověřeně vytisknou. To pro ni znamená další výdaje.
- Skutečnost: Ani zde není potřeba dávat peníze za konverzi do papírové podoby. Do zalepené papírové obálky je možné vložit i CD s vypálenou datovou zprávou. Po odevzdání obálky došlo k prokazatelnému dodání originálu potvrzení o bezdlužnosti. Pokud organizuje výběrové řízení úřad, což je u obálkové metody téměř jisté, nemůže takové podání neuznat.
Ministerstvo vnitra ani zákon ovšem nemohou zabránit soukromé firmě organizující výběrové řízení, aby si stanovila požadavek, že v zalepené opálce bude vyžadovat pouze dokumenty v papírové podobě. V takovémto výjimečném případě je nutné datovou zprávu zkonvertovat do papírové podoby.
- Omyl: Problémům se nevyhnou ani fyzické osoby, a to přesto, že si datovou schránku nechaly zřídit dobrovolně. Pokud např. občan dostane od notáře do datové schránky zápis o vyřízení dědictví, bude si ho muset nechat za stovky korun zkonvertovat do papírové podoby. Když půjde do banky vyřídit si hypotéku nebo si bude chtít vyřídit dědictví, bude totiž potřebovat písemný originál.
- Skutečnost: Ani v tomto případě nebude nutné, aby si občan nechával za peníze konvertovat datovou zprávu do papírové podoby. Vše jde zařídit jak s dokumentem v písemné podobě, tak s datovou zprávou poslanou e-mailem nebo uloženou na CD. Datová zpráva poslaná přes e-mail nebo uložená na CD však musí být kompletní, tedy včetně obálky s elektronickým podpisem a časovým razítkem.
- Omyl: Za odeslání datové zprávy bude odesílatel platit 17.90 Kč. Ušetří tedy jen ti, kteří posílají v naprosté většině doporučené dopisy.
- Skutečnost: Veškerá komunikace přes datové schránky je pro jejich uživatele bezplatná. „Elektronické poštovné“ je hrazeno ze státního rozpočtu. Datové schránky tak nebudou stát peníze navíc ani ty subjekty, které velkou část dopisů doručovaly zdarma do podatelny.
- Omyl: Některé orgány veřejné moci nejsou na datové schránky připraveny a tak budou posílat část dokumentů nadále v listinné podobě. Občanovi se tak může stát, že si hlídá datovou schránku, nepřevezme papírový dopis, nastane doručení fikcí a občan přijde o možnost se odvolat.
- Skutečnost: Zákon jasně hovoří o tom, že orgán veřejné moci je povinen zasílat dokumenty do datové schránky, je-li zřízena. Lze tedy nepřevzít papírovou obálku a pokud by došlo k soudnímu sporu, doložit, že do datové schránky nebyla zpráva doručena.
- Omyl: Na rozdíl od dopisu nemám u datové schránky doklad, co jsem úřadu poslal.
- Skutečnost: Je možné si uložit odeslanou datovou zprávu, včetně obálky s elektronickým podpisem a elektronickým časovým razítkem. To je jednoznačný důkaz, který kdykoliv v budoucnu obstojí při každém dokazování.
- Omyl: Systém datových schránek je neprověřený a nedostatečně zabezpečený.
- Skutečnost: Systém prošel bezpečnostním auditem prestižní americké konzultační firmy. Z tohoto auditu vzešla určitá doporučení a tato doporučení byla realizována.
Jana Malíková
ředitelka odboru a tisková mluvčí