Archivische Grundbegriffe
Archivgut ist die grundlegende Evidenzeinheit im tschechischen Archivwesen. Es teilt sich in Archivbestände (entstanden durch Auswahl aus den durch die Tätigkeit bestimmter natürlicher oder juristischer Personen entstandenen Dokumenten) und Archivsammlungen (diese entstanden durch die gezielte sammlungsbildende Tätigkeit ohne Rücksicht auf ihre Urheber). Zu den Beständen gehören zum Beispiel die Bestände einzelner Ämter, Organe der öffentlichen Verwaltung, Gerichte, Betriebe, Organisationen und Vereine sowie bedeutender Persönlichkeiten. Ein Beispiel der Sammlungen können die Matrikensammlungen, Karten- und Pläne-Sammlungen usw. vorstellen.
Archivbehelf - verfasst zu einem Archivbestand (Bestände), einer Sammlung (Sammlungen) oder ihren Teilen, erforderlich für Evidenzzwecke und zur Orientierung über ihren Inhalt und Zeitspanne
Bestandsbezeichnung - geht von der letzten amtlichen oder sonst üblicherweise verwendeten Bezeichnung seines Urhebers aus, wobei es sich nicht immer um die letzte amtliche Bezeichnung einer Institution handeln muss. Man läßt außer acht, ob die Schriftstücke des Bestands aus dem Zeitraum herrühren, wo diese Bezeichnung noch nicht benutzt wurde. Ältere oder sonstige Bezeichnungen des Bestandsbildners werden in der Rubrik Bestands(Sammlungs)bildner samt der Angabe der Benutzungsdauer angeführt.
Eine Ausnahme stellen die Bestandsbezeichnungen vor, die richtiger und allgemeiner den Bestandsbildner kennzeichnen und verschiedene Etappen seiner Entwicklung, oft auch eine größere Zahl weniger benutzter Bezeichnungen einbeziehen (zum Beispiel Cisterciáci Osek - Zisterzienser Ossek), und ferner die zusammenfassende Hilfsbezeichnung für die Organe der Stadt- und Ortsverwaltung und Selbstverwaltung bis 1945: Archiv města (obce) - Archiv der Stadt (der Gemeinde) + Nominativ des Ortsnamens / seit 1945 bis 1990 benützt man jedoch die Bezeichnung Městský (místní) národní výbor - Stadt-(Orts-)Nationalausschuss + Nominativ des Ortsnamens, nach 1990 Městský (obecní) úřad - Stadt(Gemeinde)amt + Nominativ des Ortsnamens.
Die Bestände und Sammlungen mit gleichlautenden Bezeichnungen unterscheidet man mit römischen Ziffern, wobei die Ziffer I gewöhnlich dem älteren Bestand oder Sammlung zugehört. Die Ziffer schreibt man nach der vollen Bezeichnung des Bestands oder der Sammlung.
Die Bezeichnungen der Bestände und Sammlungen werden vollinhaltlich angeführt, eine Ausnahme bilden die pflichtgemäß benutzten Abkürzungen. Die Methodik der Gestaltung der Bestandsbezeichnungen wird ausführlicher in den Allgemeinen Grundsätzen für die Gestaltung der Bestands- und Sammlungsbezeichnungen spezifiziert.
Thematische Evidenzgruppen Es handelt sich um Begriffe, die die gemeinsamen Merkmale eines bestimmten Archivbestandstyps bezeichnen. Ein Archivbestand oder eine Sammlung kann (a) einer oder (b) mehreren thematischen Evidenzgruppen zugeordnet sein.
Entstehungsort des Bestands (der Sammlung) - der Ortsname wird im gegenwärtigen amtlichen Wortlaut nach dem letzten gültigen Ortslexikon je im Nominativ, bei erloschenen Lokalitäten nach der letzten amtlichen oder anders bekannten Bezeichnung angeführt, und zwar ohne zu beachten, dass die Archivalien aus einem Zeitraum stammen, wo dieser Ortsname noch nicht benutzt wurde. Der Ortsname darf höchstens 40 Zeichen enthalten.
Bestands(Sammlungs)bildner - es wird die Bezeichnung (Bezeichnungen) des Urhebers (der Urheber) in der ursprünglichen Sprache und dem Wortlaut sowie die älteren und sonstigen Bezeichnungen des Urhebers mit Angabe der Benutzungsdauer angeführt. Weiter werden hier verschiedene Ehrentitel, Dedikationen u.ä. angegeben, soweit sie Bestandteil der amtlichen Bezeichnung des Urhebers waren.
Zeitlicher Umfang - der zeitliche Umfang der Archivalien muss sich nicht immer mit den Jahren der Wirkung des Bestandsbildners decken, denn nicht alle Dokumente sind bis heute überliefert.
Die Angabe des zeitlichen Umfangs kann im allgemeinen die folgende Form haben:
- der Wert 1450 ist die Datierung der Priora;
- 1560 ist die untere Grenze des zeitlichen Umfangs des Bestands (der Sammlung);
- 1890 ist die obere Grenze des zeitlichen Umfangs des Bestands (der Sammlung);
- 1905 ist die Datierung der Posteriora;
Die obere und untere Grenze bildet den sogenannten eigentlichen zeitlichen Umfang des Bestands (der Sammlung), nach dem man suchen kann. Im angeführten Falle sind alle Werte genau (die Werte der oberen und unteren Grenze des zeitlichen Umfangs sind ohne Klammern, die Werte der Priora und Posteriora sind in runden Klammern). Wenn irgend ein Wert in eckige Klammern gesetzt ist, geht es um die Abschätzung des Wertes (zum Beispiel die Eintragung [1450]-1890 bedeutet, dass die untere Grenze nur durch Schätzung bestimmt ist).