VEŘEJNÁ SPRÁVA | TÝDENÍK VLÁDY ČESKÉ REPUBLIKY |
číslo 11 |
příloha |
JUDr. Ladislav Jouza,
odborník na pracovní právo
Význam potvrzení o zaměstnání se zvýšil zrušením povinnosti zaměstnavatelů zaznamenávat vznik a skončení pracovního poměru do občanského průkazu.
Otazníků kolem potvrzení o zaměstnání (zápočtových listů), které musí vydávat zaměstnavatelé podle § 60 zák. práce a § 3 nař. vlády č. 108/1994 Sb., při skončení zaměstnání, je proto stále dost.
Zaměstnanec by měl prokázat před nástupem do zaměstnání skončení pracovního poměru u předcházejícího zaměstnavatele. K tomu účelu musí zaměstnavatel při skončení pracovního poměru vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání, a to bez jakékoliv žádosti ze strany zaměstnance. Na rozdíl od stavu platného před 1. lednem 2001 nelze podle novely zákoníku práce č. 155/2000 Sb., která nabyla účinnosti dnem 1. ledna 2001, potvrzení o zaměstnání vydat jinému zaměstnavateli na jeho žádost. Tato možnost byla vypuštěna s ohledem na směrnici ES č. 96/46/EC, o ochraně jednotlivců ve vztahu ke zpracování dat a o volném pohybu těchto dat.
Nezbytné údaje
V potvrzení musí zaměstnavatel kromě údajů o zaměstnání, druhu konaných prací a dosažené kvalifikaci uvést započtenou dobu pro účely nemocenských dávek, dobu zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii za dobu před 1. lednem 1993, event. srážky ze mzdy, údaje o dohodě o setrvání v pracovním poměru po určitou dobu a o výši průměrného výdělku (§ 3 nařízení vlády č. 108/1994 Sb.).
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ukládá v § 29 zaměstnavatelům povinnost vydat zaměstnanci, jehož zaměstnání skončilo, potvrzení o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky nemocenského pojištění, jejich poskytování a výplatu. Zejména se jedná o délku zaměstnání a výplatu dávek nemocenského pojištění. Tyto okolnosti pak u nového zaměstnavatele mohou ovlivnit poskytování nemocenských dávek.
Zaměstnavatel údaje uvádí na jednotném tiskopise (“Potvrzení o zaměstnání” dříve “Zápočtový list”) spolu s ostatními skutečnostmi, jak je vyžaduje zákoník práce a nařízení vlády č. 108/1994 Sb. V případech, kdy dávky nemocenského pojištění vyplácí okresní správa sociálního zabezpečení (jedná se o tzv. malé organizace s počtem zaměstnanců do 25), vydává potvrzení o skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku a pro výplatu dávek nemocenského pojištění tato okresní správa. Vydává-li zaměstnavatel potvrzení o zaměstnání na uvedeném tiskopise, předloží spolu s odhláškou zaměstnance z nemocenského pojištění této okresní správě také tiskopis “Potvrzení o zaměstnání” k doplnění údajů o vyplácených dávkách nemocenského pojištění.
Významný doklad
Potvrzení o zaměstnání je pro zaměstnance důležité. Prokazuje zejména existenci a délku dřívějšího pracovního poměru, což může mít vliv na poskytování hmotného zabezpečení (podpory v nezaměstnanosti) před zaměstnáním.
V oblasti nemocenských dávek by neexistence potvrzení o zaměstnání mohla poškodit zaměstnance v délce poskytování nemocenských dávek (podpůrčí doby). V těchto případech by zaměstnanec nemohl prokázat délku podpůrčí doby a dávky nemocenského pojištění by nový zaměstnavatel (případně okresní správa sociálního zabezpečení) vyplácel pouze po dobu, po jakou trvalo zaměstnání u nového zaměstnavatele před vznikem pracovní neschopnosti. Při nepředložení zápočtového listu by také mohlo dojít k zamítnutí žádosti o peněžitou pomoc v mateřství z důvodu nesplnění podmínky účasti na nemocenském pojištění po dobu 270 dnů v posledních dvou letech před porodem.
Řešení sporů
Byla-li dána zaměstnanci výpověď z pracovního poměru, pracovní poměr skončí uplynutím výpovědní doby, zpravidla po dvou měsících. Povinností zaměstnavatele je vydat potvrzení o zaměstnání ihned po skončení pracovního poměru a nečekat až na skončení případného soudního sporu. Tento závěr potvrzuje rozhodnutí Nejvyššího soudu: “Povinnost organizace vydat pracovníkovi při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání a posudek o jeho pracovní činnosti nezávisí na výsledku občanského soudního řízení o neplatnost skončení pracovního poměru, nýbrž jen na skončení pracovního poměru”. Podobně nemůže zaměstnavatel vázat vydání potvrzení na splnění či existenci dalších skutečností ze strany zaměstnance, jako například navrácení zapůjčených předmětů, úhradu způsobené škody nebo nákladů apod.
Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem potvrzení o zaměstnání, může se domáhat ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dozvěděl, u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně ho upravit. Soud sám však nemůže zápočtový list doplňovat nebo upravovat. Kdyby se prokázalo, že zaměstnanci vznikla v důsledku nesplnění povinnosti ze strany zaměstnavatele škoda, mohl by na něm vymáhat i tuto škodu (viz § 187 odst. 2 zák. práce).
Podle tohoto ustanovení zaměstnavatel odpovídá zaměstnanci za škodu, kterou mu způsobili porušením právních povinností v rámci plnění úkolů zaměstnavatele zaměstnanci jednající jeho jménem. Odpovědný zaměstnanec, například personalista nebo mzdová účetní tím, že porušili zákonnou povinnost a nevydali zaměstnanci potvrzení o zaměstnání, mu způsobili škodu (viz Sbírka soudních rozhodnutí, svazek IV, strana 953). Například zaměstnavatel nevydal potvrzení o zaměstnání a zaměstnanec nemohl prokázat úřadu práce skončení svého předchozího zaměstnání. Škoda vznikla zaměstnanci v neposkytnutí podpory v nezaměstnanosti úřadem práce, neboť zaměstnanec nemohl v důsledku porušení právní povinnosti zaměstnavatelem prokázat skončení předchozího pracovního poměru. Úřad práce může poskytnout podporu jen tomu, kdo prokáže skončení pracovního poměru. Podobně by mohl zaměstnanec postupovat i tehdy, kdyby například nesehnal jiné zaměstnání, protože by ho nový zaměstnavatel nechtěl přijmout do pracovního poměru, že nemá prokazatelně ukončeno předchozí zaměstnání.
Povinnost vydat písemnosti
S povinností zaměstnavatele vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání souvisí jeho další povinnost zařazená do zákoníku práce novelou od 1. ledna 2001. Musí zaměstnanci při skončení pracovního poměru vydat písemnosti, které se týkají jeho osobních údajů.
Tím není dotčena povinnost zaměstnavatele uchovávat po stanovenou dobu údaje, o nichž to stanoví zvláštní právní předpis, jako například zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví. Zákon o účetnictví uvádí, že účetní záznamy se většinou uchovávají po dobu pěti až deseti let. Za účetní záznamy se považují například mzdové listy, daňové doklady nebo jiná dokumentace vyplývající ze zvláštních předpisů, jako například evidence pracovní doby podle zákoníku práce.
V praxi se často objevují problémy, zda si zaměstnavatel může ve své personální evidenci ponechat některé písemnosti s odůvodněním, že je bude dále potřebovat, například při soudním řízení po skončení pracovního poměru (vysokoškolský diplom, osvědčení o prohloubení nebo zvýšení kvalifikace, průkaz o školení apod.). Zaměstnavatel by měl vydat všechny písemnosti takového charakteru, které se týkají osobních údajů o zaměstnanci. Odůvodnění, že je bude potřebovat v soudním řízení po skončení pracovního poměru, neobstojí. Předložení těchto písemností jako důkazů může zaměstnavatel v soudním řízení navrhnout a zaměstnanec je pak povinen je předložit, případně může zaměstnavatel předložit ověřené kopie. Kromě toho v § 5 odst. 1 písm. e) zákona č. 101/2000 Sb., na ochranu osobních údajů se stanoví, že správce (zaměstnavatel) může uchovat osobní údaje (tedy i písemnosti ve smyslu § 60 odst. 2 zák. práce) pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.