Kvalita ve veřejné správě |
Městský úřad Jablunkov se rozhodl využít model společného hodnotícího rámce CAF (Common Assessment Framework) pro nastartování procesu neustálého zlepšování své činnosti, a to v rámci projektu podpory jakosti v roce 2004 na téma “Implementace modelů CAF do organizací územní veřejné správy”. Na jednání rady města dne 3. června 2004 bylo schváleno přistoupení k této metodě a celému projektu sebehodnocení organizace. Městský úřad se podáním přihlášky zavázal k aktivnímu zapojení do modelu CAF na dobu minimálně tří let.
V rámci uvedeného projektu a jako jedno z devíti kritérií modelu CAF bylo zjišťování spokojenosti zaměstnanců Městského úřadu Jablunkov.
Pracovníci - Výsledky spokojenosti pracovníků a měření motivace
V rámci aplikace modelu CAF byl na našem úřadě poprvé proveden průzkum spokojenosti zaměstnanců. Byla použita stupnice od jedné do pěti, přičemž 1 znamenala ano, 2 - spíš ano, 3 - bez vyhraněného názoru, 4 - spíš ne, 5 - ne. Dotazník byl anonymní, takže nikdo nemusel mít obavu, že pravdivým vyplněním si jakkoliv poškodí pozici v zaměstnání. Dotazník byl rozeslán elektronickou poštou, zaměstnanci jej vyplnili, vytiskli a odevzdali do schránky na podatelně.
Dotazníkové šetření
Uskutečnilo se v měsíci červenci a bylo rozdáno celkem 82 dotazníků, z nichž bylo 64 vyplněno. To představuje 78 % návratnost. Z hlediska návratnosti dotazníků a zodpovězených otázek v jednotlivých subkritériích lze dotazníkové šetření hodnotit jako úspěšné a vzorek respondentů jako dostatečně reprezentativní. Výstupem dotazníkového šetření byla hodnotící zpráva, která obsahuje tabulkový přehled a grafické znázornění. Největší spokojenost projevili respondenti s neformálními mezilidskými vztahy na svém oddělení a odboru, s mírou odpovědnosti a pravomocemi, s přenosem a kvalitou předávaných informací a s pracovními podmínkami. Příznivě byly hodnoceny možnosti dalšího vzdělávání, způsob, jakým nadřízený ukládá a přiděluje úkoly, s podmínkami, které organizace vytváří k práci, podpora, které se dostává od přímého nadřízeného při běžné práci a celkové hodnocení práce městského úřadu. Prostor pro zlepšení je v oblasti technického vybavení, v přenosu informací a vztahů mezi jednotlivými odbory a v řešení konfliktních situací mezi spolupracovníky přímým nadřízeným. Výsledky dotazníkového šetření byly zveřejněny na intranetové síti městského úřadu k nahlédnutí všem zaměstnancům, podrobný rozbor byl proveden vedením úřadu.
Dotazníkové šetření poskytlo mnoho cenných informací o personálních a profesních vztazích na pracovištích uvnitř organizace, v příštím roce bude zopakováno.
Bylo zvoleno pět subkritérií, pro větší názornost předkládáme grafické znázornění dvou příkladů (Graf 1, Graf 2).
1. Výsledky týkající se celkové spokojenosti:
a) s celkovou image organizace,
b) s celkovou výkonností organizace,
c) s významem přínosů organizace pro společnost,
d) se vztahy organizace s občany a společností, s úrovní angažovanosti a jejím posláním.
2. Výsledky týkající se spokojenosti s managementem a se systémy managementu:
a) s vrcholovým vedením a se střední úrovní vedení organizace (např. schopnost řídit organizaci a komunikovat),
b) s dohodou o úkolech, se systémem hodnocení pracovníků, oceňováním, stanovováním krátkodobých cílů a hodnocením výkonnosti, odměňováním jednotlivců a týmů za jejich úsilí,
c) s navrhováním procesů organizace,s přístupem organizace ke změnám a modernizaci.
3. Výsledky týkající se spokojenosti s pracovními podmínkami:
a) návrh pracoviště,
b) pracovní prostředí a kultura organizace,
c) rekreační zařízení,
d) přístup k sociálním otázkám a otázkám životního prostředí
e) řízení stejných příležitostí a čestné jednání v organizaci,
f) flexibilita pracovních hodin a možnost sladit práci s rodinným životem a osobními záležitostmi,způsob, jakým organizace řeší problémy pracovníků.
S pracovními podmínkami jsou v drtivé většině případů zaměstnanci spokojeni, jsou spokojeni i s možnostmi úpravy pracovní doby v neúředních dnech, jakož i s přístupem vedení k řešení pracovních problémů a s vedením kultury organizace.
4. Výsledky týkající se motivace a spokojenosti s profesním růstem a rozvojem dovedností:
a) management lidských zdrojů (např. výcvik a příležitosti profesního růstu),
b) motivace pracovníků,
c) znalosti pracovníků o cílech organizace,
d) ochota přijímat změny, ochota vyvíjet zvláštní úsilí při zvláštních okolnostech.
Zaměstnanci jsou spokojeni s možnostmi dalšího vzdělávání, s prohlubováním odborných znalostí a s motivací pracovníků. Všichni uvedli, že jsou ochotni přijímat změny a vyvíjet zvláštní úsilí v případě nutnosti či potřeby. Ne zcela spokojeni jsou zaměstnanci s postupem své kariéry, nicméně plánují setrvat ve svém současném zaměstnání.
5. Výsledky týkající se spokojenosti:
a) se zapojením do procesu rozhodování,
b) se zapojením do činností zlepšování,
c) s mechanismy poradenství a dialogu.
Zaměstnanci jsou velmi spokojeni s mírou odpovědnosti, která jim je přidělena i s pravomocemi, kterými disponují. Problémy se nevyskytují ani v oblasti spolupráce s právním zastoupením města.
Všechny otázky dotazníku byly vyhodnocovány samostatně, jako příklad uvádíme část celkových výsledků vyhodnocení jednotlivých otázek (Tabulka).
Index spokojenosti zaměstnanců je 2,4.
(Index spokojenosti zaměstnanců = ukazatel, který je číselným vyjádřením míry spokojenosti zaměstnanců organizace v okamžiku vyplňování dotazníku).
Závěr
Vyhodnocení poskytlo řadu údajů, které budou využity vedením pro zlepšování spokojenosti pracovníků, a tím i ke zlepšování kvality práce celého úřadu.
Výsledky se rovněž staly součástí sebehodnotící zprávy modelu CAF a Akčního plánu zlepšování činnosti a služeb úřadu pro následující období.
Graf 1
Graf 2
Tabulka
Otázka číslo |
Znění |
Průměr |
4 |
Jste spokojen/a s podporou, které se vám dostává od přímého nadřízeného při běžné práci? |
1,83 |
5 |
Jste spokojen/a s podmínkami, které vám nadřízený k práci vytváří? |
1,80 |
6 |
Jste spokojen/a s podporou nadřízeného při řešení problémových situací? |
2,07 |
7 |
Jste spokojen/a s řešením konfliktních situací mezi spolupracovníky přímým nadřízeným? |
2,32 |
8 |
Jste spokojen/a se zájmem nadřízeného o vaše názory na práci, kterou vykonáváte? |
2,03 |
9 |
Jste spokojen/a se způsobem řešení problémů vaším nadřízeným? |
2,20 |
10 |
Myslíte si, že jste dostatečně informováni o cílech organizace? |
2,13 |
11 |
Jste spokojen/a s technickým vybavením? |
2,44 |
12 |
Jste spokojen/a s vybavením vaší kanceláře? |
2,31 |