Zahraničí |
Oskar Macek, Michal Wanner
V roce 2004 pokračoval výzkum v oblasti dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě. Jeho závěry byly obhájeny 8. února 2005. Nedílnou součástí výzkumu byly rovněž studijní cesty, jejichž výsledky byly a jsou podrobně publikovány v odborných archivních periodikách. Tento příspěvek shrnuje některé obecnější poznatky získané během návštěvy v Národním archivu USA (National Archives and Records Administration - dále jen NARA) a v Kongresové knihovně (Library of Congress) uskutečněné v říjnu 2004.
Návštěva Národního archivu USA
Národní archiv Spojených států má poněkud jiné postavení než národní archivy v Evropě. Základním zdůvodněním jeho existence není ochrana a záchrana národní paměti, nýbrž právo každého občana Spojených států vidět dokumenty z produkce vlády. Archiv je veřejným úřadem, na němž podle zakládajících dokumentů závisí osud americké demokracie.
NARA se zabývá dohledem nad spisovou službou federálních orgánů a prezidentské administrativy, plní však i funkci správního archivu, historického archivu a výzkumného a vývojového pracoviště. V současné době spravuje čtyři miliardy dokumentů, z toho deset milionů obrázků, 92 tisíce kotoučů filmových pásů, 164 tisíce zvukových a audiovizuálních záznamů, 2,5 milionu map a plánů, tři miliony architektonických a urbanistických plánů a výkresů, patnáct milionů leteckých snímků.
NARA disponuje jedenácti budovami rozmístěnými po celém území Unie. Jejich činnost je řízena z centrály v College Park v Marylandu. Některé specializované archivy jsou umístěny v jiných státech unie, například Vojenský archiv sídlí ve státě Missouri. Kromě toho se v každém státu unie nalézá státní archiv podléhající NARA, který shromažďuje archiválie z produkce příslušného státu. NARA navštíví ročně osmdesát tisíc badatelů.
Činnost NARA upravuje zákon vztahující se k dokumentům trvalé hodnoty z produkce federálních orgánů a prezidentské kanceláře. Pochází z roku 1944 (Zákon No. U.S.C. 3301/1944). Tento zákon označuje za archiválie “veškeré knihy, dokumenty, mapy, fotografie, strojem čitelné materiály nebo jiné materiály, bez ohledu na fyzickou formu nebo charakteristiku, vytvořené nebo obdržené orgánem vlády Spojených států v souladu s federálním právem nebo ve spojení s prováděním veřejné služby a uchovaným nebo vhodným k uchování tímto orgánem nebo jeho legitimním nástupcem jako svědectví o organizaci, funkci, politice, rozhodnutích, procedurách, operacích nebo jiných aktivitách vlády nebo kvůli neformální povaze dat v nich obsažených…”. Definice archiválie je tedy značně vágní a Národní archiv je nucen přijímat archiválie v nejrůznějších formách a formátech, včetně digitálních dokumentů.
V NARA byl od třicátých let rozvinut podrobný systém hodnocení a výběru dokumentů, který se vztahoval i na dokumenty v digitální podobě (předarchivní péči zajišťuje padesát pracovníků). Naprostá většina dokumentů byla transformována do papírové podoby. V praxi se uchovávalo dvě až pět procent každoroční agendy. Výběr byl podmíněn snahou zachovat vše, co může prospět institucím i jednotlivcům. Ukládáním dokumentů v digitální podobě se zabývala Divize služeb v oblasti elektronických záznamů a záznamů na speciálních mediích (Electronic and Special Media Records Services Division), která dnes spravuje asi 450 datových souborů s asi padesáti miliony záznamy od celkem dvaceti federálních původců (celkem 1 432 314 829 211 bytů).
Až donedávna nebyly s přijímáním dokumentů v digitální podobě větší potíže. Šlo převážně o databáze a digitální fotografie, pro jejichž přijetí platila pevná pravidla, daná sérií federálních nařízení. Tato nařízení upravují rovněž přijímání a ukládání webových stránek, e-mailů, dokumentů ve formátu PDF, skenovaných textových materiálů a speciálních digitálních dat ze snímkování země. Většina těchto norem může být vzorem pro připravované předpisy, které vzniknou v České republice. Vývoj však ukázal další úskalí.
V roce 1998 vznikl projekt Archivu elektronických záznamů (Electronic Records Archives - ERA). V prvních třech letech se pracovníci ERA zabývali výzkumem. Jedním z výsledků byla i norma pro digitální archivy - Open Archival Information Standard (OAIS), která je dnes přijímána po celém světě. V červnu 1999 však John Karlin, tehdejší národní archivář USA, schválil v rámci ERA předběžný projekt digitálního archivu.
Cílem ERA je vytvořit systém, který “autenticky zachová a zpřístupní všechny typy elektronických dokumentů, aniž by byly závislé na konkrétním hardwaru a softwaru, a umožní NARA plnit svoji funkci v budoucnosti”. ERA se má stát “vůdčím orgánem v inovaci elektronických záznamů”. Ve spolupráci s federálními partnery má vyvinout strategie a technické prostředky k zachycování, uchovávání, popisu a zpřístupňování vládních elektronických záznamů. Výhledově má spravovat jednotný, celostátní a trvalý systém pro trvalé elektronické záznamy a zajistit, že kdokoli, kdykoli a z jakéhokoli místa bude mít přístup k nástrojům pro hledání a k samotným dokumentům. Elektronické záznamy federálních úřadů mají být spravovány prostřednictvím systémů NARA. Přístup k dokumentům má být zajištěn v každé životní fázi dokumentu. Oficiální cíle projektu ERA jsou tedy velmi ambiciosní. NARA má na základě svého statutu uchovávat a zpřístupňovat data ve všech formátech a podobách. Toto zadání je sice plně v souladu s názory politické reprezentace i statutem NARA, podle názoru pracovníků ERA je však poněkud absurdní, neboť technologie umožňující realizaci těchto cílů doposud neexistují.
Vznik ERA nakonec způsobil nečekané potíže. Na sklonku Clintonovy administrativy původci odmítli nadále transformovat data do papírové podoby a provádět hodnocení a výběr dokumentů. Začali předávat data pouze v elektronické podobě, a to v mnoha formátech a na mnoha médiích a ERA byla, vzhledem k nedokonalosti americké legislativy, nucena tato data přijmout. Tento fakt byl podmíněn skutečností, že některé federální orgány, například Senát, úřadují již výhradně elektronicky. Vzniká tak několik terabytů dat týdně. Tato “živá” data zahrnují například vlastní data Clintonovy administrativy - asi čtyřicet milionů e-mailů (šest terabytů dat). Vedle nich ERA přijala pět terabytů dat z Ministerstva zahraničí (State Department - 25 milionů elektronických diplomatických zpráv), osm terabytů dat z Ministerstva obrany (Department of Defence – 54 milionů imagí /souborů v obrazovém formátu/ s osobními daty vojáků) a 44 terabytů ze statistických úřadů (600-800 milionů imagí ze sčítání lidu roku 2000). Tato data byla ERA nucena přijmout v původní podobě. Celkový objem těchto dat činí asi osm terabytů ročně. Tato data byla do archivu předána bez jakékoli selekce a v současnosti neexistují nástroje, jak s nimi pracovat. Jsou tedy paradoxně nepřístupná.
Jaké je řešení této situace? Nutno konstatovat, že archiváři v USA disponují prostředky, které dávají naději, že se najde určité řešení. Roční dotace se pohybuje okolo sta milionů dolarů. Rovněž se mohou opřít o rozsáhlou síť výzkumných pracovišť a mamutích firem, které se danou problematikou zabývají. Zatímco vlastní ERA má jen třicet zaměstnanců, při vývoji aplikací ERA spolupracuje s celkem šedesáti smluvními partnery. Patří mezi ně renomované firmy, instituce a úřady - San Diego Super Computer Centre, University of Maryland’s Institute for Advanced Computer Studies, National Science Fundations, Department of Defence atd.
Vývoj digitálního archivu je naplánován na sedm až deset let, předpokládá se, že jeho zavedení bude stát několik stovek milionů dolarů. Rutinní provoz by měl být zahájen v roce 2007. Počítá se se vznikem distribuovaného archivu, který bude mít podobu propojených serverů. Vznikne tak rozsáhlé datové pole. V současné době existuje pole složené ze serverů v San Diego Super Computer Centre v Kalifornii (pentabytové pole), serveru v College Parku (dva terabyty) a serverů z University of Maryland (velikost pole nezjištěna). Jen vznik tohoto pole si vyžádal sedm milionů dolarů. V budoucnosti se počítá s účastí serverů čtyř až pěti dalších univerzit. Stejně jako jinde na světě se předpokládá uchovávání v původním a nezávislém formátu.
Prvním krok k realizaci projektu byl učiněn v lednu 2004, kdy byly vypracovány požadavky pro prodejce, na jejichž základě byly uzavřeny dva kontrakty zaměřené na tvorbu nástrojů na hodnocení a výběr elektronických dokumentů. Výherci se staly firmy Lockheed Martin a Harris Corporation. Tento projekt je dotován dvaceti miliony dolarů.
Situace, která nastala v USA, musí být varováním i pro české archivy a další instituce. Od 1. ledna 2005 platí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů. Tento zákon umožnil existenci archiválií v digitální podobě. Současně je však nutno konstatovat, že rutinní provoz digitálního archivu v rámci Národního archivu, se kterým počítá Usnesení vlády ČR č. 11 ze dne 7. ledna 2004, nastane až od roku 2008. Máme-li se vyhnout obdobným problémům, jaké nastaly v USA, v ČR musí vzniknout pro uchování dokumentů v digitální podobě vhodné prostředí, dané existencí legislativních a metodických norem.
Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 12/2005.