Týdeník Veřejná správa


Téma

Radana Mrázková

Havlíčkův Brod: Úřad otevřený občanům

Vyšlo v čísle 39/2005

Nová” havlíčkobrodská radniceV příjemně zařízené recepci se dvě dívky s úsměvem ptají návštěvníků s čím potřebují pomoci, co pro ně mohou udělat … Nestojí přitom ve vstupní hale hotelu, ale v přízemí nové budovy havlíčkobrodského městského úřadu. A nejsou to recepční, ale úřednice, které jenom pomáhají občanům s orientací na úřadě a s vyřizováním jejich žádostí. Pěkná recepce však není jediným překvapením, které v sobě tento objekt skrývá.

Úřad nebo banka?

Havlíčkův Brod se stejně jako dalších 204 obcí stal od 1. 1. 2003 obcí s rozšířenou působností. Podobně jako většina z nich přitom město muselo vyřešit otázku, kam umístí v jeho případě 99 delimitovaných pracovníků zrušeného okresního úřadu. Možností se nabízelo několik. Původní budovu okresního úřadu však město zejména z provozních důvodů užívat nechtělo, přístavba hlavní budovy radnice se jevila jako velmi nákladná a přitom nedostatečná, a tak nakonec městské zastupitelstvo rozhodlo o tom, že nová pracoviště vzniknou v rekonstruovaném objektu zrušené mateřské školy, stojícím nedaleko ”staré” radnice. Tady bylo posléze, především zásluhou tajemníka úřadu Ing. Václava Stejskala, vybudováno pracoviště, které nejspíš nemá na českých městských a obecních úřadech obdoby a návštěvník by si ho pro jeho uspořádání klidně mohl splést s pobočkou některé z bank.

”Když jsme se do přípravy nového pracoviště pouštěli, tak jsem mnoho nocí nespal. Vytýkali mi, že to je taková ”Anglie”, kde jsem se trochu inspiroval, že to není pro české poměry vhodné,” vzpomíná Václav Stejskal. ”Já si ale myslím, že my se těmi českými poměry zaklínáme a přitom myslíme víc na ty poměry rakousko-uherské. Možná by tento model nešel aplikovat všude v republice - vždy se to musí odvíjet od toho, jak konkrétní úřad pracuje, ale na městských úřadech to podle mého názoru jde.”

Tady nikdo nezabloudí

A jak taková ”Anglie” vypadá? Pracoviště jsou ”otevřená” – nacházejí se v několika velkých kancelářích, které jsou rozčleněny přepážkami. Žádné dlouhé prázdné chodby, po nichž lidé bezcílně bloudí a hledají příslušné úředníky, žádné dveře, na které musí občan potupně ťukat. Cesta k takovému ”novátorskému” uspořádání ale není tak úplně jednoduchá.

Václav Stejskal”Od začátku přípravy této budovy jsme plánovali nový model - halové kanceláře. To byla taková moje podmínka,” říká Václav Stejskal. ”Výhodou bylo, že se původní objekt uvnitř vyboural a stavělo se jakoby na zelené louce. Zůstal skelet, se kterým se dalo pracovat. Měli jsme projekt a věděli jsme, jak by nový úřad měl asi vypadat, ale konkrétní podobu jednotlivých pracovišť jsme konzultovali s vedoucími odborů. Měli jsme pravidelné schůzky, na nichž jsme rozdělovali prostory – kdo které obsadí. Spočítali jsme si kolik lidí k nám přejde z okresu a jaké zajišťují agendy a vedoucí odborů měli za úkol si místa předem systemizovat a obsadit. Přesto jsme poslední změny dělali ještě v době, kdy už se natahovaly instalace.

Těžké chvíle jsem ale vedle řešení samotné stavby zažil i se zaměstnanci. Lidé samozřejmě tušili, že to pro ně bude něco zcela jiného a měli z toho obavu. Bránili se a někteří chtěli odejít. Nejtěžší to ale kupodivu bylo před tím, než se vše udělalo. Potom už žádný rozruch nebyl. Nejhorší byl podle mě ten strach z neznámého. Když je ale trochu dobré vůle, tak to jde. Já se dnes, po více než dvou letech provozu, nejvíc chlubím naším sociálním odborem. Protože to je nejkritičtější místo. Často přijde hulvát, který na pracovnici řve. Když se ale vedle ní postaví její kolegyně, nebo několik, jdou se tam podívat a najednou je proti němu víc lidí, tak ho to většinou přejde. Ženy, které dříve seděly samy v kanceláři, si to dnes nemohu vynachválit – pro ně je to obrovské plus. Pro někoho, kdo zpracovává agendu nebo dělá koncepční práci, je toto prostředí samozřejmě problematičtější – zvýšený hluk, pohyb. Ale celkově se dá říci, že toto uspořádání zvýšilo produktivitu práce. Je také dobře, že návštěvníci vidí, že úřad není nějaké vysedávání a pití kávy, ale náročná práce.”

Týden otevřených dveří

”S novým způsobem práce souvisí také změna úředních hodin,” navazuje tajemník. ”Já vůbec ten termín úřední hodiny nemám rád - raději tomu říkám otevírací doba. A občané jsou našimi klienty, vždyť my jim vlastně poskytujeme služby jako třeba v bance. Vládou stanovené dva úřední dny samozřejmě dodržujeme přesně, v pondělí a středu máme tedy od 8 do 17 nepřetržitě. Máme ale otevřeno i ostatní dny. V úterý už od 7 do 15 hodin a stejně tak ve čtvrtek. Pátek je taková naše zvláštnost: máme sice otevřeno od 8 do 14, ale nemáme to napsané na dveřích. Je to proto, že když je potřeba udělat nějaký sanitární den – z jakýchkoliv důvodů – organizačních, nebo máme porady, tak aby občané na tento den příliš nespoléhali. Máme-li ale otevřené dveře a oni vstoupí dovnitř, jsou pracovníci povinni je obsloužit - dostanou se až na příslušný odbor, kde se jim někdo bude věnovat. Tímto rozvržením jsme nastavili 40 pracovních hodin. A zároveň, aby se zaměstnanci vystřídali v poledne na oběd, aby se pokryla onemocnění, nebo pravidelné odjezdy autobusů, tak jsme se dohodli, že pracovní doba bude individuální. Není volná – klouzavá, ta se na úřadech příliš neosvědčila, ale je taková, že při nástupu, nebo v průběhu roku si pracovník s vedoucím dohodne, od kolika do kolika který den bude pracovat. Pak už je jeho pracovní doba pravidelná. A je na vedoucím sladit to tak, aby měl na pracovišti pořád dostatečný počet kvalifikovaných pracovníků. Aby byl vždy někdo schopen dát odborné stanovisko. To je tedy princip individuální pracovní doby. Může se samozřejmě stát, že když tam přijde někdo pro něco zcela konkrétního a budou tam tři úředníci a má jich tam být osm, tak nevědí úplně vše a nedokáží to s ním v tu chvíli vyřešit. Přinejmenším mu ale dokáží dát příslušné formuláře a domluvit s ním schůzku na dobu, kdy tam jejich kolega bude. A to si myslím, že je také dobře. Protože vůbec nejhorší je, když je zavřeno – když někdo lomcuje s klikou a neví vůbec nic, neví ani jestli je tam správně a jestli tam konkrétní agendy dělají. To vše jsme schopni eliminovat tím, že je pořád otevřeno. A když je přece jenom zavřeno – tedy mimo pracovní dobu, tak je u vstupu do budovy 24 hodin k dispozici informační kiosek, v němž lze získat základní informace z intranetu městského úřadu – náplně práce odborů, dokumenty úřadu, formuláře, tiskové zprávy, ale také praktické informace, jako jsou jízdní řády či monitoring ovzduší. Mohou odsud také na úřad poslat e-mail. A pokud občan vhodí dvě koruny, tak mu náš INFOMAT požadovanou informaci i vytiskne.”

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 39/2005.

Zeptali jsme se