Zeptali jsme se
Tuto problematiku řešíme v současné době i v Uherském Brodě. Na letošním červnovém zastupitelstvu byla schválena stavba nové budovy městského úřadu, kde budou soustředěna především pracoviště vykonávající přenesenou působnost. Zkoušíme přepracovat původní projekt stavby, který řešil pracoviště v konzervativním duchu (kanceláře s 1 až 2 pracovníky), na nové dispoziční řešení. Základem každé organizační jednotky (odboru) by byla tzv. halová kancelář, kde budou obslouženi návštěvníci v běžném styku. Pro speciální úkony a vlastní zpracování se připravuje zázemí, které umožní nerušené projednání. Počítá se i se zázemím pro zaměstnance. Výhodou této koncepce je úspora místa, zrušení přebytečných chodeb, snazší kontrolní činnost, vzájemná zastupitelnost. Jednoznačně musí zlepšení poznat i návštěvník, v jehož prospěch jsou veškerá dispoziční řešení navrhována. V současné době máme několik takových pracovišť v menší míře a plně se osvědčují v praxi. Uvědomujeme si i nedostatky jako jsou ztráta soukromí, nutnost vytvoření míst pro diskrétní jednání, náročnost na vzájemnou toleranci nejen pro vetší koncentraci personálu ale i klientů. Přesto se nám ale zdá, že po eliminaci záporných vlivů může vést cesta halových kanceláří k lepší kvalitě zajišťovaných služeb a nižším nárokům na prostory.
Ing. Jiřího Hořánka
tajemníka Městského úřadu Písek
Otázku míry otevřenosti či jisté omezenosti přístupu občanů na jednotlivá pracoviště úřadu (záměrně nepoužívám pojem obecní úřad, protože lze dle mého názoru tuto problematiku vztáhnout na jakýkoliv úřad) je třeba posoudit v kontextu celého úřadu - tedy zejména organizačního uspořádání a stavebně technického stavu budov. Nemalou roli hraje také velikost úřadu, protože ve velkém úřadu, kde je v jednotlivých útvarech zařazeno více zaměstnanců, je snazší zastupitelnost než na malých úřadech, kde je tak úzká specializace, že například v době polední přestávky není možné zařídit efektivní zastupování.
V zásadě jsou možné dva modely - všeobecně přístupný, kdy každý návštěvník má kdykoliv volný pohyb po celé budově a druhý, kdy má návštěvník v určité dny volný přístup pouze na vybraná pracoviště. Zatímco u prvního modelu je návštěvník úřadu často nucen stoupat do vyšších pater a podle orientačního systému hledat úředníka, který nakonec nemusí být přítomen (nejen z důvodu nemoci, ale například kvůli místnímu šetření mimo budovu), ve druhém případě lze část úředníků v tzv. ”neúřední” dny pověřit pracovními úkoly mimo kancelář, účastnit se porad a školení nebo mohou v klidu zpracovávat došlé žádosti.
Osobně preferuji druhý model. Považuji ho zejména v podmínkách menšího úřadu za efektivnější. Podmínkou jeho fungování je však kvalitně obsazené a technicky vybavené ”předsunuté pracoviště”, tedy jakási podatelna či recepce (samozřejmě přístupná bez omezení a to i pro handicapované občany), kde lze nejen podat žádost či zaplatit poplatek, ale i obdržet informaci či vysvětlení týkající se úřední záležitosti jednoduššího charakteru.
Své hraje i tradovaná firemní kultura. V našich poměrech není velká tradice rozlehlých hal s jedním šéfem dozorujícím z prosklené kanceláře pohyb svých podřízených, ale převažuje komornější úřadování v menších kancelářích. Rovněž občané jsou stále zvyklí na klasické přepážky než na pohovory s klienty u konferenčních stolků.
Závěrem snad poslední poznámku: uživatelsky příjemné prostředí působí na občany pozitivně, ale není nejdůležitější. Nejde jen o to, v jak uspořádaném úřadě se úřaduje, ale hlavně, jak rychle a kvalitně se úřaduje.
Ing. Lenka Benešová
vedoucí obecního živnostenského úřadu Havlíčkův Brod
Nejprve bych chtěla říci, že při projektování takovéhoto pracoviště je určitě nejdůležitější předem vyřešit hlavně technické podmínky pro práci. Například klimatizaci, topení, světlo - každý je třeba zvyklý na jiné osvětlení svého pracovního místa. Musí se vycházet z toho, že se lidé ve velké kanceláři vzájemně přizpůsobují a je proto třeba, aby jim bylo vytvořeno co nejlepší technické zázemí. Je například nutné oddělit část pro zaměstnance - toalety, kuchyňky. Každé pracoviště by také podle mých zkušeností mělo mít malou zasedací místnost, kde se dají řešit různé komornější záležitosti.
S pracovníky je také třeba se předem dohodnout na způsobu práce a předejít tak případným problémům a nedorozuměním. Než jsme tu začali pracovat, tak jsem s kolegy hovořila například o způsobu telefonování, o poslouchání radiopřijímačů a dalších možných rušivých momentech, které se v takovýchto prostorách musí pro dobré fungování kolektivu zohlednit. Zároveň je třeba lidi za tuto práci ocenit, dát jim najevo, že jejich přizpůsobení se takovémuto pracovišti zaměstnavatel oceňuje.
Musím ale uznat, že pro vedoucího je toto uspořádání výborné. Mám přehled o pracovnících, ale i o klientech a řekla bych, že se tímto řešením omezuje jejich případná agresivita. Myslím si také, že společná pracoviště více motivují k práci a zároveň se mi zdá, že tu lidé více spolupracují - mohou se spolu sejít, operativně se poradit, domluvit. Výhodou je i určitá zastupitelnost.
Zhodnotím-li svoji dvouletou zkušenost s prací v otevřené kanceláři musím říci, že pokud jsou dobře vyřešeny technické podmínky, pak je takovýto úřad dobrým řešením.