Týdeník Veřejná správa


Téma

Ing. Jan Duben,
ředitel sekce administrativní, Úřad vlády České republiky

Oběh dokumentů mezi ústředními orgány státní správy

Vyšlo v čísle 25/2006

Od roku 2000 probíhá na Úřadu vlády projekt, který se zabývá tím, jak zefektivnit komplexní informační systém legislativních i nelegislativních dokumentů z hlediska meziresortní komunikace a komunikace mezi mocí výkonnou a zákonodárnou. V návaznosti na to se snaží zprůhlednit a zvýšit efektivitu meziresortních připomínkových řízení. V lednu 2005 se pak podařilo uvést do provozu elektronické knihovny Úřadu vlády ČR určené převážně pro práci s vlastními dokumenty.

V projektu “Oběh dokumentů mezi ústředními orgány státní správy” (ODok) jde vlastně o podporu procesu, kterým vzniká třeba nový zákon nebo jiný dokument projednávaný vládou. Děje se tak pomocí elektronických knihoven, které obsahují jednotlivými ministerstvy předkládané materiály pro jednání vlády, připomínky dotčených institucí, závěrečné podoby těchto dokumentů a ještě mnohem víc informací. Projekt se soustřeďuje jednak na proces meziresortní komunikace a proces řízení oběhu a publikace dokumentů ústředních orgánů státní správy a jednak na výměnu informací mezi těmito orgány a Parlamentem České republiky. Pracuje také s ucelenou soustavou věcných a procesních standardů, kterým podléhají dotčené činnosti a použité technologie a postupy. Jedním z výchozích procesních dokumentů jsou legislativní pravidla vlády a jednací řád vlády. Technickým východiskem projektu je program EC DG III/B/6IDA (Interchange of Data between Administration) a patřičné předpisy EU - konkrétně ta část, která se zabývá slučitelností informačního obsahu (zejména předpis č. 1720/1999/EC).

Služby eKLEP a eVlada

Jak již bylo řečeno, cílem projektu je poskytnout nástroj úředníkům jednotlivých orgánů státní správy a jiným subjektům veřejné správy k práci s elektronickými dokumenty určenými primárně pro jednání vlády. Tento nástroj tvoří dvě elektronické knihovny Úřadu vlády ČR - eKLEP a e-Vláda. Vstupní adresa do obou knihoven je přes webovou adresu http://icm.vlada.cz.

Elektronická knihovna eKLEP “Elektronická knihovna legislativního procesu”, která slouží k výměně dokumentů v rámci připomínkového řízení je určena úředníkům. Přístup do knihovny je však podmíněn přidělením uživatelského jména a hesla. O přidělení hesla lze požádat u správce adresáře na daném resortu. Jméno dotyčné osoby lze získat na e-mailové adrese: odok.help@vlada.cz. Na každém resortu jsou vedle již zmíněného správce adresáře také oprávněné osoby, které jsou pověřeny vkládáním dokumentů do knihovny a oprávněné osoby pověřené autorizací. Autorizaci provádějí jedna až dvě osoby pověřené ministrem či vedoucím úřadu. Autorizací je materiál v knihovně zpřístupněn všem ostatním oprávněným osobám. Autorizovaná osoba je zodpovědná za shodu elektronické a papírové verze materiálu.

Knihovna eKLEP obsahuje vládní dokumenty zaslané do meziresortního připomínkového řízení, připomínky, vypořádání připomínek, materiál předkládaný na jednání vlády a konečný materiál se zapracovanými připomínkami z jednání vlády. Elektronickou knihovnu lze také využít pro meziresortní připomínkové řízení materiálů, které nejsou určeny pro jednání vlády.

Elektronická knihovna eKLEP sleduje procesní stav dokumentů mezi ústředními orgány státní správy, Parlamentem a Kanceláří prezidenta republiky. V knihovně je u každého materiálu uveden jeho aktuální stav – zda je v připomínkovém řízení, zda je určen k vypořádání, zda je určen pro jednání vlády, zda byl již projednán, zda je jako návrh v Parlamentu a v případě zákona, zda je k podpisu či byl již vydán ve sbírce. Součástí elektronické knihovny eKLEP jsou šablony pro tvorbu legislativních i nelegislativních vládních materiálů. Materiály z knihovny eKLEP připravené na jednání vlády jdou do informačního systému odboru vládní agendy na ÚV ČR, který je následně zařazuje na program jednání vlády a ukládá do knihovny eVLADA.

Elektronická knihovna e-Vlada “Elektronická knihovna vládních materiálů” je převážně určená členům vlády, ale potenciálně i veřejnosti. Knihovna e-Vláda obsahuje dokumenty z eKLEPu určené pro jednání vlády a upravené odborem vládní agendy na Úřadu vlády ČR. Součástí knihovny je také aktuální program jednání vlády, usnesení a záznamy z jednání vlády, archiv programů, přehled legislativních a nelegislativních úkolů vlády včetně informace o stavu jejich plnění.

Všechny služby jsou dostupné na Internetu prostřednictvím prohlížeče (Mozilla verze 1.4 a vyšší, Microsoft Internet Explorer verze 6 a vyšší, Netscape Navigator verze 6 a vyšší, Opera 7 a vyšší). Základním požadavkem je 128 bitové kódování SSL.

Komu je projekt určen

Projekt je určen všem skupinám obyvatel, tedy nejenom úředníkům.

Legislativci

- uživatelé výsledků projektu, ale současně jsou to také tvůrci datového obsahu a prostřednictvím Legislativních pravidel i tvůrci tvaru dokumentů a jejich oběhu. Nejde jen o zástupce Legislativní rady nebo legislativce resortní, ale také o legislativce v nově vzniklých krajích.

Informatici

- zajišťují podporu procesů ODok z hlediska technického. Jejím úkolem je dodržovat technologické standardy, vytvářet případný “Help desk” a zajišťovat bezpečnost zpracovávaných dat.

Poslanci a Senátoři

- užívají a budou užívat výsledky publikace dokumentů, ale v případě zákonodárné iniciativy také případné šablony pro tvorbu zákonů.

Vláda

- budou moci užívat výsledky celého procesu, tedy i průběhu připomínkového řízení, nejen publikovaných dokumentů, ale především je pro ně významná knihovna eVlada.

Veřejnost

- mohou v případě politického rozhodnutí získat případnou možnost sledovat připomínkové řízení vlastně “on-line” a také soulad papírového a elektronického dokumentu. Je důležité zmínit i dostupnost dokumentů veřejnosti. Ta je dána schopností ovládat výpočetní techniku a mít připojení na Internet.

Jak se s knihovnami pracuje?

Pro správnou funkci celého systému je nutné dodržet zásadu shody elektronické a listinné/papírové podoby dokumentu. V principu to znamená tisknout pouze dokumenty vložené do knihovny EKLEP, respektive tisknout pouze platnou elektronickou podobu. Ta tedy musí být primárním zdrojem. Tak lze zabránit neúmyslnému “zneplatnění” dokumentu tím, že jeho písemná a elektronická podoba nebude stejná. Jak to zajistit? Z hlediska organizace je to nesmírně snadné, jde jen o dodržování jednoduchých pravidel.

Oprávněná osoba předkladatele vytvoří kdekoliv na svém počítači nebo získá například e-mailem od spolupracovníka sadu dokumentů pro jednání vlády. Jsou to zpravidla Obálka, Návrh usnesení, Předkládací zpráva, Důvodová zpráva, Vlastní materiál, Příloha vlastního materiálu apod. Je také možné takovou sadu kompletovat od různých zpracovatelů z mnoha zdrojů. Tyto dokumenty na základě znalostí ze školení a nebo na základě vlastních znalostí vloží do eKLEPu (postup je zcela jednoduchý a popis práce s knihovnami je na stránkách knihovny, resp. v nápovědě knihovny eKLEP). Dokumenty jsou ostatním účastníkům procesu, tedy jiným resortům, před provedením autorizace zatím nepřístupné a pracovat s nimi může jenom předkladatel.

Po vložení vytiskne potřebnou sadu dokumentů z knihovny eKLEP a dá s průvodním dopisem podepsat ministrovi nebo jiné odpovědné osobě. Dokumenty v papírové podobě pošle klasickou cestou stejně jako dřív a současně si je archivuje pro potřebu vlastní organizace.

Osoba s právem autorizace, na základě podepsané a předložené archivní sady dokumentů, provede jediným tlačítkem autorizaci. Tím oficiálně vloží dokument do elektronické knihovny a spustí celý proces.

V případě výjimky pro předložení materiálu na jednání vlády, jako je například přinesení materiálu v písemné podobě přímo na jednání, je potřeba materiál též vložit do elektronické knihovny nebo donést jeho elektronickou podobu materiálu na CD. Tento materiál bude vložen knihovníkem eKLEP do elektronické knihovny jménem předkladatele materiálu.

Všechny služby elektronické knihovny jsou koncipovány tak, aby ti, kterým jsou poskytovány, nemuseli podstupovat žádná školení pro operátory. Plně postačí, pokud příjemci uvedených služeb budou dobře znát životní cyklus vládních materiálů. Poněkud zarmouceni budou ti, kteří jsou zvyklí stále improvizovat. Služby eKLEP poskytuje především stroj, i když knihovna má i "živého" knihovníka. Jak známo, stroje nemají rády výjimky a odchylky od pravidel. Tato informace naopak potěší ty, kteří rádi svoji práci vykonávají systematicky.

Správce adresáře musí aktualizovat přístupy oprávněných osob resortu, popřípadě požádat o jejich odstranění.

Další perspektivy
Po dosažení cílového stavu bude probíhat výměna elektronických dokumentů bez zbytečných konverzí. Struktura elektronických dokumentů bude umožňovat jejich další zpracování a tisk v jednotné podobě u všech příjemců. Následné publikování zákonných norem systémem umožňující dálkový přístup (Internet) bude probíhat automaticky a jednoduchou formou.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 25/2006.

Autor je vedoucím projektového týmu Oběh dokumentů mezi ústředními orgány státní správy.