Týdeník Veřejná správa


Konzultace

Blanka Szunyogová, Michal Wanner

MoReq – standard pro správu dokumentů v digitální podobě

Vyšlo v čísle 25/2006

ilustrační fotoOdbor archivní správy Ministerstva vnitra připravil k českému vydání významný mezinárodní standard upravující oblast elektronické spisové služby a nakládání s dokumenty v digitální podobě. Zmíněný překlad vydá v letošním roce výše uvedený odbor Ministerstva vnitra (1), stručně byl představen na konferenci Internet ve státní správě a samosprávě začátkem dubna v Hradci Králové. Následující příspěvek podrobněji seznamuje čtenáře se zmíněnou specifikací a poukazuje na nejnovější výsledky ve vývoji standardu.

Vznik specifikace MoReq

Standard MoReq (pro správu elektronických dokumentů) vznikl s cílem vyvinout vzorovou specifikaci funkčních požadavků na správu elektronických dokumentů. Potřebu takovéto specifikace konstatovalo jako první Fórum DLM, organizace úzce spolupracující s Evropskou komisí, která se zabývá všemi aspekty nakládání s dokumenty v digitální podobě. Model těchto funkčních požadavků – MoReq – proto vznikl v rámci programu komisariátu Evropské komise IDA (Interchange of data between administrations – vzájemná výměna dat mezi exekutivami). Práce na projektu IDA MoReq začaly v roce 2000 (po veřejné soutěži v roce 1999) a skončily počátkem roku 2001. Vývoj byl svěřen malé skupině odborníků z poradenské a školící firmy Cornwell Affiliates plc., připomínkován byl početnou skupinou odborníků z několika evropských zemí, výsledky navíc ověřovalo několik organizací ze soukromého i veřejného sektoru. Standard byl publikován v roce 2001 (2), veřejné prezentace se dočkal na 3. multidisciplinární konferenci Fóra DLM v Barceloně v roce 2002. Následný vývoj ukázal, že specifikace je použitelná nejen v zemích Evropské unie, ale ve všech zemích, kde jsou vyžadovány systémy na správu dokumentů v digitální podobě. Standard tak zavedla jako závazný pro své systémy firma IBM, stejně jako Evropská komise.

Charakter specifikace

MoReq se snaží ukázat souvislosti jednotlivých fází nakládání se záznamy, soubory a dokumenty. Platí to jak pro elektronické, tak pro hybridní soubory dokumentů (tj. soubory obsahující elektronické i papírové dokumenty). Spojuje přednosti práce s použitím prostředků informačních a komunikačních technologií s teorií spisové služby, přičemž zahrnuje například věcné skupiny a druhy dokumentů, jejich evidenci, historii, metadata i jiné související technologie.

Standard je koncipován jako obecně použitelná a modulární specifikace. To znamená, že uživatel může přidat další funkce závažné pro řešení konkrétní situace. Rovněž může, podle vlastních potřeb, odstranit z modelu volitelné aspekty. Standard pokrývá široký rozsah potřeb pro nejrůznější země s nejrůznějšími strukturami a typy dokumentů. Je spíše modelem než normou a je jasné, že různé oblasti činnosti, různá měřítka, různé typy organizací i jiné faktory přinášejí a budou přinášet další a další specifické požadavky.

MoReq předpokládá, že funkční požadavky, které obsahuje, budou realizovány v konkrétních systémech elektronické spisové služby (ERMS – Electronic Records Management Systems). Nespecifikuje však vlastní ERMS – pouze to, co by měly tyto systémy dělat. Obsahuje také souhrnný model metadat pro správu dokumentů.

Výsledky projektu IDA jsou snadno aplikovatelné a mají široké využití. Možnými zákazníky jsou:

Kopie MoReq ve všech dostupných jazykových verzích včetně anglického originálu jsou k dispozici ke stažení na webových stránkách Cornwell Affiliates plc. (3).

Struktura standardu

Standard MoReq obsahuje

Účel a rozsah specifikace

Specifikační požadavky obsažené ve standardu jsou určeny pro použití v organizacích jak veřejného, tak soukromého sektoru, které si přejí zavést ERMS nebo které chtějí posoudit možnosti svých již existujících ERMS. I když se standard soustřeďuje na praktické požadavky, autoři specifikace uznávají, že pro úspěch ERMS jsou jako u každého informačního systému zásadní nefunkční vlastnosti, tj. takové vlastnosti, které neovlivňují funkčnost systému ERMS. Protože jsou však v různém prostředí velmi odlišné, ve specifikaci jsou popsány pouze v nástinu.

Problematika jiných, úzce souvisejících požadavků, mezi něž patří správa klasických (papírových) dokumentů a elektronická správa fyzických dokumentů (například papírové dokumenty a mikrofilmy) je ve standardu rovněž řešena, ale méně detailně. Specifikace třeba zahrnuje směrnice k požadavkům na správu fyzických dokumentů; nezahrnuje však všechny podrobnosti a funkce spojené se sledováním fyzického umístění, označení čárkovým kódem atd. Související problémy jako digitalizace a jiné prostředky k vytvoření elektronických dokumentů jsou nad rozsah této specifikace. Standard se obdobně nezabývá praktickým zaváděním ERMS.

Vznik této specifikace totiž vychází z předpokladu, že uživatelé ERMS jsou nejen správci systému nebo archiváři, ale všichni zaměstnanci, kteří používají ERMS jako součást své každodenní práce při tvorbě, přijímání a vyhledávání dokumentů.

Jelikož tato specifikace obsahuje “vzorové” požadavky, je navržena tak, aby byla obecně použitelná. Nezabývá se žádnými problémy konkrétních platforem nebo konkrétních sektorů. Správa elektronických dokumentů je složitá, pro řádnou realizaci vyžaduje velké množství funkcí. Systém elektronické spisové služby vyhovující těmto potřebám vyžaduje specializovaný software. Tento software se může skládat ze specializovaného balíku, z řady integrovaných balíků, ze zákaznického softwaru nebo některých kombinací; a ve všech případech bude existovat potřeba doplňujících ručních procedur a metod správy. Povaha ERMS se bude od organizace k organizaci lišit. Specifikace MoReq nikterak nepředvídá charakter jednotlivých konkrétních řešení ERMS.

Význam a omezení specifikace MoREq

Záměrně široký rozsah standardu vede na druhé straně k významnému omezení. Tato jediná specifikace nemůže představovat model, který bez úprav pokryje stávající podmínky. Různé země mají své tradice, názory a regulační požadavky na správu dokumentů, a ty budou muset být v některých případech vzaty v úvahu při aplikaci této specifikace vzorových požadavků, zejména při jejich použití k upřesnění nového systému. Platí to i pro Českou republiku. Autoři překladu se museli vyrovnat s množstvím terminologických problémů, na které upozorňují v úvodu publikovaného textu.

MoReq rovněž nezahrnuje praktické aspekty správy dokumentů. Specifikace záměrně řeší pouze možnosti, vyžadované pro správu elektronických dokumentů počítačovým softwarem. Vyhýbá se diskusi o filosofii správy dokumentů, archivní teorii, rozhodování, kontrole správy atd.; tyto problémy jsou dobře zpracovány v jiné literatuře. Specifikace na několika místech uvádí, že určité funkce musí být omezeny na správce. To neznamená, že správci musí činit rozhodnutí o zásadách, pouze že musí být jedinými uživateli, které organizace zmocní k jejich provádění pomocí ERMS.

Standard neřeší problematiku autenticity dokumentů v digitální podobě, kterou ztotožňuje s integritou (neporušeností, celistvostí) dokumentu. Jde o poměrně jednoduché pojetí, které nezohledňuje sociální stránku úředních procesů a nutnost autentizace dokumentů uvnitř instituce. Otázka dlouhodobého uložení dokumentů v digitální podobě není prakticky řešena.

Na místě je rovněž nutné zmínit skutečnost, že MoReq je stále především teoretickým modelem, jehož implementace nebyla prozatím v plném rozsahu realizována v žádném konkrétním systému elektronické spisové služby.

Navazující specifikace MoReq2

V rámci Fóra DLM se již vytvořila pracovní skupina pro navazující specifikaci MoReq2. Tento standard si klade za cíl především rozšířit funkční požadavky v celoevropském kontextu a vytvořit nové testovací schéma pro systémy ERMS. MoReq2 má rozšířit požadavky na systémy v evropském měřítku. Jeho součástí mají být systémy testování a zpřístupňování, modelové spisové plány, metodika uchovávání digitálních dokumentů a metadata. V širším kontextu má pak podpořit aktivity ve všech zemích EU vedoucí k podpoře celostního řešení problematiky dokumentů v digitální podobě.

MoReq2 má mít pro vyšší flexibilitu modulární charakter, stále však má jít o soupis minimálních nutných požadavků. Nový standard by mohl být integrován do systémů pro uchovávání obsahu (content management systems) a do systémů pro správu neelektronických dokumentů a hybridních systémů. Rovněž by měl zajistit podmínky pro spolupráci s existujícími systémy pro správu neelektronických dokumentů a hybridních souborů, existujícími systémy pro dekódování a digitální vodotisk, s distribuovanými systémy.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 25/2006.

Poznámky:

  1. Pracovní verze překladu je k dispozici na webové stránce Cornwell Affiliates plc. www.cornwell.co.uk/moreq.html
  2. European Commissions. MoReq : Model requirements for the management of electronic records : MoReq specification. Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2001. 94 s. ISBN 92-894-1290-9)
  3. www.cornwell.co.uk/moreq.html
  4. http://cornw.co.uk/moreqdocs/Moreq_UPRAV.doc

MoReq – MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS (PRO SPRÁVU ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ)

Standard je vzorovou specifikaci funkčních požadavků na správu elektronických dokumentů. Slouží k hodnocení softwarových produktů, je základem pro tvorbu požadavků na IT systémy, je vzdělávacím nástrojem v oblasti ERM a směrnicí pro tvorbu nových systémů. Zájemcům lze doporučit rovněž český překlad normy (4).


FÓRUM DLM www.dlm-network.org

Organizace vznikla v roce 1994 (srv. závěry Rady EU (94/C 235/03) ze 17. června 1994, týkající se větší spolupráce v oblasti archivů), původně jako místo střetávání specialistů z oblasti veřejné správy, archivnictví, výzkumu, průmyslu výpočetní techniky a zainteresovaných nevládních organizací. Organizace se zabývá všemi aspekty nakládání s dokumenty v digitální podobě (zkratka DLM je nyní interpretována jako Document Lifecycle Management – Správa životního cyklu dokumentů). V současné době má tato organizace status EEIG (European Economic Interest Group) v rámci Evropské unie.