Týdeník Veřejná správa


Informace

Ing. Marie Zajíčková,
tajemnice Magistrátu města Mladá Boleslav

Mladá Boleslav:
Magistrát města získal certifikát dle normy ISO 9001

Vyšlo v čísle 3/2006

Město automobilů, přívlastek, se kterým si každý spojí Mladou Boleslav. Od poloviny desátého století se z původního hradiště rozrostlo do dnešní podoby. V červenci 2002 se Mladá Boleslav stala statutárním městem. Patří k těm, která spravují nejvíce obcí; pod správní obvod spadá plných 98 obcí se zhruba 100 tisíci obyvateli. Více než čtyři desítky tisíc obyvatel žijících v Mladé Boleslavi využívají služeb magistrátu, služby dané zákonem magistrát zajišťuje i pro obce, které město spravuje.

V dnešní době jsou kladeny stále vyšší a vyšší požadavky na efektivní fungování úřadů veřejné správy a zlepšování kvality poskytovaných služeb. V souvislosti s tím se stává systém řízení úřadu mnohem náročnějším. Také práce každého úředníka vyžaduje vzdělávání odborné i komunikační. Významným nástrojem pro zlepšování výkonnosti a efektivity úřadu spolu se zlepšením kvality poskytovaných služeb občanům jsou metody řízení kvality. Jednou z těchto metod je právě metoda řízení dle normy ISO 9001.

Vedení města i magistrátu se rozhodlo vybudovat systém managementu jakosti dle normy ISO 9001 již na začátku roku 2004. K tomu, aby byl náročný úkol splněn, bylo nutné vybrat profesionálního poradce. Ve výběrovém řízení zvítězila Česká společnost pro jakost Praha (dále jen “ČSJ”), která již měla zkušenosti se zaváděním systému managementu jakosti ve veřejné správě a i v samosprávě, například na městských úřadech ve Vsetíně, v Hranicích a na úřadu Městské části Praha 10.

V březnu 2004 byla s ČSJ uzavřena “Smlouva o poskytování odborného poradenství”. Na jejím základě byl po dobu trvající více než rok budován systém managementu jakosti (dále jen “QMS”). Výchozím dokumentem pro zavedení QMS na magistrátu se stal “Prováděcí projekt zavedení managementu jakosti dle ČSN EN ISO 9001:2001 na Magistrátu města Mladá Boleslav” vydaný příkazem primátora v dubnu 2004. Příkaz primátora stanovil:

Garantem za zavedení QMS a současně i představitelem managementu pro QMS byla určena tajemnice magistrátu Ing. Marie Zajíčková.

Nejdelší a nejnáročnější etapou byl proces tvorby dokumentace QMS a její následné zavedení do praxe. Vytvořený soubor dokumentace obsahuje především tři základní dokumenty požadované normou: Příručku jakosti, Koncepci jakosti a na ni navazující Cíle jakosti. Rovněž byly zpracovány další dokumenty, které norma vyžaduje, a dokumenty, které magistrát města potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů. K prověření vhodnosti a efektivnosti zaváděného systému proběhly koncem měsíce února a března 2005 interní audity jakosti, realizované pod vedením odborného poradce týmem interních auditorů. Interní auditoři byli jmenovaní z řad zaměstnanců a řádně vyškolení nejen z požadavků ČSN EN ISO 9001:2001, ale i z požadavků směrnice ČSN EN ISO 19011, týkající se auditování QMS. Zjištěné neshody byly odstraněny a v květnu 2005 proběhla porada vedení k přezkoumání QMS. Na ní bylo zhodnoceno zavedení QMS a stanovena opatření k dalšímu zlepšování systému managementu jakosti. V témže měsíci se uskutečnil na magistrátu města certifikační audit QMS. Jeho výsledkem bylo doporučení auditorů k udělení certifikátu. Audit prováděli auditoři z certifikačního orgánu CSQ-CERT při České společnosti pro jakost. Tento orgán je akreditován k certifikaci systémů jakosti národním akreditačním orgánem, tj. Českým institutem pro akreditaci, o.p.s.

Slavnostní předání certifikátu QMS proběhlo 23. června 2005 v obřadní síni na magistrátu města. Z rukou ředitele úseku certifikace a podpory jakosti ČSJ Ing. Pavla Ryšánka převzal certifikát primátor Mgr. Svatopluk Kvaizar. Získaný certifikát, který se vztahuje na procesy realizované jak v oblasti přenesené působnosti, tak i v samostatné působnosti, má platnost tři roky. Po uplynutí této doby bude obhajován při recertifikačním auditu.

Dobře fungující QMS si vyžádalo mnoho úsilí i vynaložení finančních prostředků. Vše se však zúročilo nejen v získání certifikátu, ale především v tom, že byla nastavena pravidla, která pomohla hlavně ke zlepšení systému řízení, ke zvýšení efektivity činností magistrátu, ke snížení nákladů, k větší pozornosti vůči občanům, ke zvýšení důvěryhodnosti a tím i snadnějšímu získávání dotací z EU. Mladá Boleslav může být po právu hrdá, protože její magistrát, kde v současné době pracuje téměř tři sta zaměstnanců, získal certifikát shody systému managementu jakosti podle normy ISO 9001 jako první mezi statutárními městy.