Konzultace |
Na některé obecní úřady se obracejí občané se žádostí o vyhotovení takzvané „veřejné listiny o identifikaci“, například pro účely převodu peněz ze zrušené pojistky, nebo chce-li občan ve větším měřítku nakládat s devizovými prostředky. Obce někdy váhají, zda jde skutečně o jejich působnost a zda by občan neměl vyhledat spíše notáře, a zároveň pokud chce obecní úřad občanovi vyhovět, neexistuje metodika doporučující správný postup pro vyhotovení listiny.
Veřejnou listinu o identifikaci vyhotovuje notář, ale i obecní úřad, provádí-li občanům i ověřování (vidimaci, legalizaci).
Veřejná listina obsahuje označení subjektu, který listinu vyhotovuje (obecního úřadu), označení subjektu, na jehož žádost se listina vydává (například banky) a účel identifikace, dále osobní údaje identifikované osoby (občana-žadatele, který se k identifikaci dostavil), označení dokladů a podkladů, na jejich základě byla identifikace provedena, potvrzení správnosti identifikace, respektive výhrady občana k identifikaci, místo a datum sepsání listiny, podpis oprávněné úřední osoby, která identifikaci provedla, otisk kulatého státního razítka, seznam příloh a konečně přílohy (viz níže).
Povinnost vyhotovit v určitých případech veřejnou listinu o identifikaci ukládá zákon č. 61/1996 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ve znění pozdějších předpisů (neoficiálně "zákon proti praní špinavých peněz"), listinu vyhotoví dle § 2 odst. 6 zákona ten, kdo je oprávněn provádět ověřování podpisů a listin podle zvláštního právního předpisu, tzn. buď notář nebo obecní úřad obce s rozšířenou působností nebo obecní úřad obce uvedené v příloze č. 1 vyhlášky č. 36/2006 Sb., ve znění vyhlášky č. 331/2006 Sb., provádějící § 1 odst. 1 písm. d) zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu (zákon o ověřování), ve znění zákona č. 165/2006 Sb., případně újezdní úřad - viz § 2 odst. 6 věta první zákona proti praní špinavých peněz a § 1 odst. 1 písm. c), d) a e) a § 4 a 5 zákona o ověřování.
Účelem zákona je zamezit v určitých případech nelegálním tokům peněz, zejména peněz pocházejících z trestné činnosti, například přes fiktivní osoby a firmy. Pro určité transakce a obchody je tak třeba, aby bylo jasné, kdo je prováděl. Proto je uložena vyjmenovaným subjektům povinnost identifikovat strany obchodu nebo transakce. Tuto identifikaci pak veřejnou listinou provádí oprávněný orgán, kterým je notář nebo obecní úřad.
Přijde-li tedy na obecní úřad občan se žádostí o vyhotovení veřejné listiny o identifikaci, tak je-li obec příslušná k provádění vidimace a legalizace dle zákona o ověřování, je třeba žadateli listinu vyhotovit (splní-li zákonné podmínky). Náležitosti veřejné listiny o identifikaci jsou stanoveny v § 2 odst. 6 zákona proti praní špinavých peněz, co se rozumí identifikací, je uvedeno v § 1a odst. 3 písm. a) a b) téhož zákona.
Zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, na poplatek za vyhotovení veřejné listiny o identifikaci nepamatuje, na rozdíl od téhož úkonu provedeného notářem je tedy vyhotovení obecním úřadem zcela zdarma (což bude žadatele znalé zákonné úpravy směřovat od notářů na obecní úřady).
Co se týče samotné podoby veřejné listiny o identifikaci, jak vyplývá z náležitostí stanovených zákonem, bude se postupovat následovně:
V horní části listiny bude označen subjekt, který identifikaci provedl, tzn. obecní úřad (Městský úřad ......., adresa), zároveň tam bude napsáno, na čí žádost se identifikace provádí, tzn. uvede se název žádajícího subjektu, zpravidla firmy nebo banky (například První devizová, a.s., IČ, sídlo)
Dále je uvedeno:
V další kolonce se uvede podpůrný doklad nebo doklady, dle kterých byla provedena identifikace - ŘP, pas, jiný průkaz - stačí uvést název/druh dokladu a jeho číslo. Vhodnější bude zmínit i dobu platnosti a kdo doklad vydal.
Pokud jde o fyzickou osobu, která provozuje podnikatelskou činnost, napíše se navíc její identifikační číslo a její odlišující dodatek, obchodní firma nebo jiné označení, pokud ho má. Dané povinnost se uplatní u fyzických osob, které podnikají jako živnostníci nebo fyzických osob zapsaných do obchodního rejstříku, kteří listinu potřebují pro činnost, která spadá do náplně jejich podnikatelské činnosti; živnostník má nejen své identifikační číslo, ale může mít i odlišující dodatek za jménem (například Josef Novák, Stěhování a autodoprava).
V listině je uveden účel provedení identifikace, tzn. "uzavírání obchodů s devizovými hodnotami", „nakládání s životní pojistkou“ – to by mělo být patrné ze Žádosti o identifikaci donesené občanem.
Poté následují výhrady k provedené identifikaci – rozumí se jimi výhrady identifikované osoby - tzn. zpravidla výhrady žádné („výhrady žádné“ je zároveň projevem souhlasu občana s obsahem listiny) – pokud by měl výhrady k identifikaci nebo identifikované osobě (jejím dokladům) správní orgán, identifikaci vůbec neprovede.
Následuje místo a datum sepsání listiny o identifikaci
(V Novém Městě dne .....).
Připojí se otisk kulatého státního razítka úřadu (stačí malé, aby se na listinu vešlo) a (pokud možno čitelný) podpis úředníka, který identifikaci provedl (tedy fakticky oprávněné úřední osoby), kde doporučujeme i uvedení funkce nebo služebního číslo úředníka, za účelem jeho snadnější identifikace.
Následuje seznam příloh, kam patří kopie dokladů, na základě nichž byla identifikace provedena.
Doklady, na jejichž základě se bude provádět identifikace, jsou především:
K vyplněné, podepsané a orazítkované veřejné listině o identifikaci (s přílohami uvedenými dole) je pak třeba připojit:
Vše se spojí v levém horním rohu sešívačkou a přelepí bílou páskou tak, aby páska kryla sponku z obou stran, z obou stran se pak na rozhraní pásky a papíru otiskne malé kulaté státní razítko.
Pro potřeby evidence si úřad ponechá jednu kopii, respektive stejnopis vyplněné, podepsané a orazítkované veřejné listiny o identifikaci s kopií nebo stejnopisem žádosti o provedení identifikace, kopií nebo stejnopisem souhlasu s identifikací a údaji, kopií dokladu, dle něhož byla identifikace provedena, a kopií podpůrného dokladu (nebo dokladů), vše se opět spojí sešívačkou, přelepí, orazítkuje, a na místě se na první stranu (tj. na stejnopis listiny) podepíše žadatel, že vyhotovení tohoto dokladu i s přílohami osobně převzal dne ..... (je třeba mít doklad o tom, co úřad vyhotovil a co občanovi skutečně předal – pro případ pokusů o podvod, pro zpětné dohledání dokladu pro potřeby policie, pokud by osoba byla podezřelá z praní špinavých peněz apod.).
Vzory ke stažení
Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 36/2007.