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Termes d’archivistique fondamentaux

Les ensembles d’archives sont des unités d’enregistrement fondamentales dans les archives. Ils sont divisés en fonds d’archives (ils ont été composés à partir d'une sélection de documents générés par l'activité d'une personne physique ou morale) et en collections d’archives (créées par collection sans tenir compte du créateur). Les fonds des différentes administrations, organes de la fonction publique, tribunaux, entreprises, organisations, associations, personnalités importantes et autres ne font pas partie des fonds. Les collections de registres d’état civil, de cartes, de plans, etc. sont des exemples de collections.

Instruments de recherche: un instrument établi pour le fonds d'archives (les fonds d'archives), la collection (les collections) ou leurs parties nécessaires pour assurer le suivi ainsi que pour mieux cerner leur contenu et leur étendue.

> > > plus de détails sur les instruments de recherche

Nom du fonds -  il est basé sur le dernier nom officiel ou d'usage de son créateur qui n'est pas obligatoirement le dernier nom en date de l'institution concernée. Il ne s’agit pas toujours du dernier titre de l’institution. On ne prend pas en considération le fait que les écrits du fonds proviennent ou non d’une période où ce titre n’était pas encore utilisé. Les noms plus anciens ou différents du créateur sont mentionnés dans le poste Créateur du fonds (collection) avec la période d’utilisation du fonds.

Et ce, à l’exception des titres des fonds qui partent d’un nom plus approprié et général du créateur, regroupant différentes étapes de son évolution, souvent des quantités supérieures de titres moins utilisés (par exemple Cisterciáci Osek - Cisterciens Osek) et de titres auxiliaires communs pour les organes de l’administration municipale, locale et autonome jusqu’en 1945: Archiv města (obce) - Archives municipale (communales) + nominatif du nom local (de 1945 à 1990, on utilise le titre Městský (Místní) národní výbor - Comité national municipal (local) + nominatif du nom local, après 1990 Městský (obecní) úřad - Mairie d’arrondissement (de la commune)+ nominatif du nom local).

Les ensembles d’archives avec titres communs sont différenciés par des chiffres romains, le chiffre l’étant en général attribué à l’ensemble d’archives plus ancien. Les chiffres s’écrivent après le titre complet de l’ensemble d’archives.

Les titres des ensembles d’archives sont mentionnés en version complète et ce, à l’exception des abréviations obligatoires. La méthode de création des titres des fonds est détaillée dans les Principes généraux de création des titres des fonds et collections d’archives..

Groupes d'enregistrement thématique - il s'agit de notions indiquant les signes communs à un type d'ensembles d'archives. Un fonds ou une collection d'archives peuvent être inclus à l'intérieur d'un seul aussi bien que qu'à l'intérieur de plusieurs groupes d'enregistrement thématique.

> > > plus de détails sur les groupes d’enregistrements thématiques

Lieu de la constitution du fonds (collection) - Le nom local est mentionné en version officielle actuelle selon la dernière lexicographie en vigueur des communes, toujours au nominatif - pour les localités disparues, selon la dernière dénomination officielle ou connue, et ce sans tenir compte du fait que les documents d'archives date de la période où ce nom local n’était pas encore utilisé. Il peut comprendre 40 caractères au maximum.

Créateur du fonds (collection) - mention du(des) nom(s) du(des) créateur(s) dans la langue et version d’origine et des noms plus anciens ou différents du créateur, avec la période d’utilisation du titre. On mentionne également différents titres honorifiques, des dédicaces, etc., si celles-ci ont fait partie du nom officiel du créateur.

Dates extrèmes - Les dates extrèmes des documents d’archives ne doit pas forcément correspondre aux années où le créateur travaillait, car tous les documents ne se sont pas conservés jusqu’à nos jours.

Les dates extrèmes peuvent avoir une forme générale: (1450) 1560-1890 (1905)

  • la valeur 1450 est la datation des priora;
  • 1560 est la limite inférieure de la période du fonds (collection);
  • 1890 est la limite supérieure de la période du fonds (collection);
  • 1905 est la datation des posteria.

Les limites supérieure et inférieure forment les propres dates extrèmes du fonds (collection), selon lesquelles il est possible de réaliser la recherche. Dans le cas mentionné, toutes les valeurs sont précises (les valeurs des limites inférieure et supérieure ne sont pas indiquées par des parenthèses, les unités prior et postérior sont entre crochets). Si une valeur se trouve entre crochets, il s’agit de l’estimation de la valeur (par exemple, l’inscription [1450] - 1890 signifie que la limite inférieure est une estimation).

Priorum: le document sur la recherche précédente concernant la même matière; il est recherché et ajouté au dossier.
Posteriorum : un document additionnel (complément ultérieur) par rapport au dossier déjà traité. Il n'est pas possible d'effectuer une recherche à partir des dates de recherche précédentes et suivantes.

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