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Queles sont instruments de recherche?

 

L'instrument de recherche est crée au moment du traitement des archives et sert au suivi et à l'information concernant le contenu et les dates extrèmes de l'ensemble d'archives intégral ou de ses composantes. Il est crée et est rendu disponible aux chercheurs sous forme papier et numérique. Les archives ou l'institution culturelle et scientifique qui tient le fichier primaire, secondaire ou centralisé des documents d'archives décrits du Patrimoin national d'archives conserve systématiquement l'instrument de recherche concerné sous forme papier.

Les instruments de recherche sont divisés en:

Inventaire provisoire: liste élémentaire de toutes les unités (articles) d'un ensemble d'archives ou de ses parties, dans l'ordre fondé sur l'organisation initiale des écrits répertoriés ou dans l'ordre établi à partir d'autres liens internes entre les unités inventoriées au sein de l'ensemble d'archives, avec l'indication des unités de suivi, établi pour le suivi des documents d'archives et pour l'information sur son contenu. Contient une feuille de titre et le tirage.

Inventaire partiel: instrument de recherche se rapportant à une partie de l'ensemble d'archives, doté des męmes formalités que l'inventaire. Il est établi par rapport à une partie traitée et close de l'ensemble d'archives. Les numéros d'inventaire des différents inventaires partiels doivent se situer dans l'ordre.

Inventaire: une liste de base de toutes les unités (articles) d'un ensemble d'archives clos, dans l'ordre fondé sur l'organisation initiale des documents inventoriés ou dans l'ordre établi à partir d'autres liens internes entre les unités inventoriées au sein de l'ensemble d'archives, avec l'indication des unités de suivi. Il est établi pour le suivi des documents d'archives et leur emplacement ainsi que pour l'orientation dans le contenu, les dates extrèmes et la quantité des documents d'archives. Il contient une feuille de titre, une introduction suivie par une liste des sources utilisées et une bibliographie, une énumération des articles, des index (s'ils sont utiles), et le tirage. En font partie la table des matières et les annexes relatifs à l'introduction (plan de rangement, schéma de la structure archivistique du fonds ou de la collection, les tableaux de concordance des cotes nouvelles et anciennes, les listes des abréviations utilisées, la transcription des noms géographiques anciens et étrangers sous leur forme actuelle etc.).

Inventaire collectif et associé: l'instrument de recherche ancien, établi en commun à plusieurs ensembles d'archives dont les créateurs avaient les compétences identiques, similaires ou comparables ou un même lieu d'activité. Il contient une feuille de titre commune, une introduction commune, éventuellement des introductions partielles concernant les différentes inventaires, des propres inventaires ou les index et le tirage commun. Ce type d'instruments de recherche ne sera dorénavant plus établi.

Catalogue: l'instrument de recherche relatif à un ensemble d'archives ou à des parties, donnant des informations concernant le contenu et la forme des documents d'archives. Il contient une feuille de titre, une table des matières, une introduction, la bibliographie, la description des documents, des index et le tirage élargi, indiquant le nombre des indications de catalogue.

Inventaire-index: servant à l'orientation détaillé dans le contenu de l'ensemble d'archives ou dans une de ses parties. Il doit contenir une feuille de titre, une introduction, la table des matières, la bibliographie, la description des documents et le tirage. En tant que l'instrument de recherche, il se différencie des index relatifs aux instruments de recherche ou à leurs parties.

Catalogue par matières particulières (catalogue thématique): un instrument de recherche fournissant la description pièce à pièce des documents concernant d'un thème donné au sein d'un ou de plusieurs ensembles d'archives, avec des indications précises relatives à leur emplacement. Le catalogue thématique répond à toutes les formalités requises pour un catalogue.

Liste des documents: la liste des différentes documents d'archives, composée des indications de contenu concernant un thème donné au sein d'un ou de plusieurs ensembles d'archives avec des indications précises relatives à leur emplacement.

Inventaire-index thématique: un indicateur nominatif (de personnes, géographique ou de titres) et matériel, rangé par ordre alphabétique, établi par rapport à un thème donné au sein d'un ou de plusieurs ensembles d'archives avec des indications précises relatives à leur emplacement. L'inventaire-index thématique répond à toutes les formalité requises pour un inventaire-index.

Liste des fonds (des collections): liste des ensembles d'archives contenu dans une ou plusieurs archives, avec indication de leur emplacement.

Description du fonds (de la collection): une information écrite sur le contenu, le créateur, les dates extrèmes, la quantité, l'état de conservation, le traitement et les possibilités d'utilisation de l'ensemble d'archives.

Guide: liste de descriptions des fonds (des collections) des archives (voire de leurs sections). Il contient une introduction avec des caractéristiques succintes des domaines dans lesquels les archives sont impliquées, l'information sur l'histoire et l'organisation des archives, la description des ensembles d'archives, l'information sur la bibliothèque ainsi que les indications d'appoint (liste des abréviations, l'index des noms de personnes, des lieux et de matières, liste bibliographique), éventuellement des images en annexes.

Publication de documents: reproduction de texte ou d'image d'un document selon des règles préétablies.N'est considérée comme un instrument de recherche que sous la condition qu'elle sert à publier les documents d'archives conservés dans les archives qui l'ont établie.

Documents d'archives non traités, traités e inventoriés

Les différents fonds et collections d'archives ont un métrage sous forme nezpracováno .......... inventarizováno (dont inventorié)

On considère comme inventoriés les documents avec inventaire partiel, inventaire, inventaire collectif et associé, catalogue, inventaire-index, catalogue thématique, liste des documents et inventaire-index thématique.

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