Ministerstvo vnitra České republiky  

Přejdi na

Efektivní veřejná správa


Rychlé linky: Mapa serveru Textová verze English Rozšířené vyhledávání


 

Hlavní menu

 

 

MoReq2 - spolupráce českých archivářů na tvorbě standardu pro elektronickou spisovou službu



Co je standard MoReq?
 
Standard „Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů“ (MoReq - Model Requirements for the management of electronic records) je souhrnem specifikačních požadavků, které jsou určeny pro použití v organizacích jak veřejného, tak soukromého sektoru. Má několikeré využití. Slouží jako vodítko těm organizacím, které si přejí zavést systém elektronické spisové služby (ERMS - Electronic Records Management Systems) a pomáhá jim při sestavení funkčních požadavků při vypsání veřejné zakázky. Rovněž slouží k posuzování konkrétních systémů elektronické spisové služby a též pro pedagogické účely. V zásadě jde o seznam minimálních požadavků, které musí splňovat konkrétní ERM systém, aby byl funkční a kompatabilní s jinými systémy. MoReq je obecně použitelná modulární specifikace, uživatel tak může přidat další funkce podstatné pro řešení konkrétní situace a naopak může z modelu odstranit volitelné aspekty podle vlastních potřeb. Jde o specifikaci spojující přednosti práce s prostředky informačních a komunikačních technologií a teorie spisové služby. MoReq předpokládá, že tento model a funkční požadavky budou realizovány v konkrétních systémech elektronické spisové služby. Nespecifikuje však vlastní ERMS - pouze to, co by měly tyto systémy dělat. Jelikož tato specifikace obsahuje "vzorové" požadavky, je navržena tak, aby byla obecně použitelná. Nezabývá se žádnými problémy konkrétních platforem nebo konkrétních sektorů. MoReq také obsahuje souhrnný model metadat použitelný pro správu dokumentů.
Projekt byl zahájen v roce 1999 s cílem vyvinout vzorovou specifikaci funkčních požadavků pro správu elektronických dokumentů. I když byla vyvinuta ve spolupráci s experty z několika evropských zemí, měla by být použitelná nejen v Evropské unii, ale i ve všech ostatních zemích, kde jsou vyžadovány systémy pro správu elektronických informací. Standard MoReq zavedla jako závazný pro své systémy firma IBM stejně tak jako Evropská komise.
Vznik této normy je úzce spojen s existencí Fóra DLM - mezinárodní organizace, která se zabývá všemi aspekty nakládání s dokumenty v digitální podobě. Právě Fórum jako první rozpoznalo potřebu komplexní specifikace funkčních požadavků pro správu elektronických dokumentů. Model těchto funkčních požadavků - MoReq - vznikl v rámci programu Evropské komise IDA. Práce na projektu IDA MoReq začaly v roce 2000 (po veřejné soutěži v roce 1999) a skončily počátkem roku 2001. Vývoj byl svěřen malé skupině odborných poradců z Cornwell Affiliates plc (poradenská firma se sídlem ve Velké Británii) pod vedením skupiny odborníků z několika zemí. Úvodní jednání o projektu se konala v Londýně za účasti celého týmu, zbývající část projektu byla téměř zcela zvládnuta pomocí elektronické pošty. Výsledky ověřovalo několik organizací ze soukromého i veřejného sektoru. Standard byl prezentován na 3. multidisciplinární konferenci Fóra DLM v Barceloně v roce 2002. Na webové stárnce Cornwell Affiliates plc se nacházejí všechny překlady tohoto standardu. V době vydání českého překladu byl MoReq přeložen z angličtiny do dalších devíti jazyků.

 
České archivnictví a standard MoReq
 
Odbor archivní správy a spisové služby přeložil a se souhlasem Evropské komise vydal tiskem tento standard. Podrobnosti o prodeji publikace najdete na stránce Publikace prodávané odborem archivní správy a spisové služby.

 
Co je MoReq2?
 
Úspěch MoRequ podnítil další aktivity Fóra DLM. V jeho rámci se vytvořila pracovní skupina pro tvorbu standardu MoReq2, jehož úkolem je rozšířit funkční požadavky v celoevropském kontextu a vytvořit nové testovací schéma pro tyto systémy. Plánovaný standard MoReq2 má být doplněn o systémy testování a zpřístupňování, modelové spisové plány, metodiku uchovávání digitálních dokumentů a metadata. Z širšího pohledu má podpořit aktivity ve všech zemích, které vedou ke zlepšení správy dokumentů v elektronické podobě, integrovat postupně národní normy a udržet v platnosti existující normu MoReq. MoReq2 má mít pro vyšší flexibilitu modulární charakter, stále však má jít o soupis minimálních nutných požadavků. Norma má být integrována do systémů pro uchovávání obsahu, do systémů pro správu neelektronických dokumentů a hybridních systémů, má zajišťovat spolupráci s existujícími systémy pro správu neelektronických dokumentů a hybridních souborů, existujícími systémy pro dekódování a digitální vodotisk, s distribuovanými systémy. Její součástí mají být případové studie, přílohou dokumentu pak jednotlivé národní normy. Většina z nich má být integrována do systému (ISO 15489, britská norma UK TNA 2002, německá DOMEA, nizozemské REMANO, norský NOARK, finský SAHKE). Součástí normy mají být testovací skripty umožňující hodnocení konkrétního softwaru.
Pracovní skupina pro tvorbu nového standardu se sešla poprvé v říjnu 2004. Vyhodnocuje připomínky k existujícímu textu. Prozatím jich došlo 170 z 18 zemí. Skupina vytvořila tzv. Scoping Report Draft, zprávu hodnotící dosavadní výsledky i plány. Iniciovala diskusi o normě uvnitř Evropské komise, která normu zhodnotila v září 2005. V průběhu druhé poloviny roku 2006 proběhlo výběrové řízení, jehož výsledkem bylo v lednu 2007 pověření firmy Cornwell Management Consultants vývojem nového standardu. V této souvislosti bylo oficiální tiskové prohlášení Evropské komise, jehož plné znění v českém překladu zde uvádíme.

 
Tiskové prohlášení
 
„Evropská komise vyčlenila 300 000 euro pro firmu Cornwell Management Consultants, aby vyvinula mezinárodní standard pro správu informací.
15. ledna 2007 UK - Cornwell Management Consultants, přední evropský dodavatel nezávislého konzultantství v oblasti elektronické spisové služby a správy dokumentů, převzal částku 300 000 euro (202 500 liber) v rámci kontraktu Evropské komise, jehož cílem je definovat příští generaci specifikace Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů, známou jako MoReq2. Od svého vydání v roce 2 000 se původnímu MoRequ, rovněž vyvinutému Cornwellem, dostalo širokého mezinárodního uznání jako de facto standardu pro systémy elektronické spisové služby.
MoReq2 se má stát souborem vůdčích pravidel využívaných dodavateli a vývojáři systémů elektronické spisové služby (dále jen systémy ERM), tak aby mohli zajistit požadovanou funkčnost, a definovat nabídku svých služeb pro externí dodavatele spisové služby. Standard rovněž by měl rovněž zásadně změnit pořizování systémů ERM, auditorské a vyučovací postupy na celém světě. MoReq2 bude využíván širokým spektrem veřejného sektoru a komerčních organizací při přípravě požadavků na projekty, hodnocení existujících systémů a přípravě materiálů pro výuku spisové služby. Rovněž bude podstatným vyučovacím zdrojem pro akademické instituce.
Cornwell si již zajistil bezprecedentní podporu ze strany širokého spektra subjektů zabývajících se systémy ERM, včetně deseti největších světových softwarových společností, většiny dodavatelů systémů ERM, reprezentativního výběru soukromých a veřejných organizací z více než 15 evropských zemí, řady odborných a průmyslových institucí a národních archivních organizací ze členských států Evropské unie.
Podle Marca Freskoa, ředitele EDM & ERM Consulting Services v Cornwellu: MoReq2 bude významným evropským standardem pro správu informací s dalekosáhlými konsekvencemi. Vývojem MoRequ2 uznáváme nutnost konzultovat na tak široké bázi, jak je to jen možné s uživateli, dodavateli softwaru a experty, tak aby bylo zajištěno, že standard je realistický, praktický a efektivní. Vývojem MoRequ2 za dostatečné spolupráce, znalosti a porozumění ze strany ERM komunity zajistíme jeho úspěch a dlouhodobou platnost. Jakákoli organizace nebo jedinec, který chce nyní přispět k vývoji MoReq2 musí kontaktovat Cornwell, aby zaregistrovala svůj zájem. Práce „autorů“ bude monitorována v přehledu na editorském panelu složeném z mezinárodních expertů na systémy ERM, kteří budou zajišťovat zpětnou vazbu a poradenskou službu, jak má být standard formulován. Definitivní potvrzení propůjčí Evropská komise ve spolupráci s evropským Fórem DLM.
Na rozdíl od svého předchůdce, MoReq2 bude zahrnovat základ pro testovací režim úřední softwarové certifikace. Testovací režim vytvoří Forum DLM. Organizace vyvíjející a zavádějící systémy ERM založené na požadavcích MoReq2 si mohou být jisty, že záznamy budou vhodně spravovány, vždy budou přístupné, budou existovat tak dlouho, jak bude potřeba a bude s nimi příslušně naloženo, jakmile uplyne skartační lhůta. Cornwell bude úzce spolupracovat s imbus ag, přední nezávislou testovací organizací specializovanou na software se sídlem v Německu, tak aby vyvinula softwarové testovací materiály pro MoReq2.
MoReq2 se v budoucnu nepochybně stane jedním z nejdůležitějších standardů pro správu informací. Frank Brady z Oddělení elektronické spisové služby a archivní politiky Evropské komise, řekl: MoReq je již významným de facto standardem, který je v Evropě široce používán. MoReq2 zajistí veskrze aktuální, platnou směrnici vycházející ze znalostí a zkušeností získaných v posledních šesti létech rozšířených na technologii ERM. Organizace v rostoucí míře uznávají význam efektivní správy elektronických dokumentů a udržování přesných a přístupných historických dokumentů, cestou zajištění kompatibility s legislativou a dalšími významnými směrnicemi. Cornwell má hloubkovou znalost a širokou síť kontaktů uvnitř ERM komunity, přesto zůstal zcela nezávislý, což ho učinilo autoritou v daném sektoru. Obdrželi jsme několik Hodnověrných, vysoce kvalitních reakcí na tender pro MoReq2, ale všeobecně bylo převládl pocit, že Cornwell je nejlépe situován na to, aby vytvořil univerzálně přijatelný, trvalý srovnávací test, schopný odolat ve zkoušce času.
MoReq2 bude bezplatně dostupný počátkem příštího roku. Pro více informací o MoRequ2, nebo pokud máte zájem se zaregistrovat k zaslání připomínek ve vývojové fázi MoRequ2m zašlete, prosím, e-mail na adresu moreq2@cornwell.co.uk.“

 
Tvorba standardu a české archivy
 
Text Morequ2 je navrhován malým týmem firmy Cornwell Management Consultants a následně připomínkován osmičlenným výborem editorů. Návrhy textů jsou zveřejňovány na panelech, kde je připomínkují organizace a firmy a specialisté. Odbor archivní správy a spisové služby MV vytvořil pracovní skupinu složenou ze zástupců jednotlivých archivů, která se podílí na připomínkovaní textů vystavených na panelu Národních archivů. Podle předběžného harmonogramu se předpokládá, že základní návrhy budou publikovány kapitolu po kapitole od 15. března do 16. dubna 2007. 17. dubna by měl být zveřejněn první kompletní návrh nového standardu. Druhý návrh by měl být k dispozici 31. května a třetí 12. července 2007.

vytisknout  e-mailem