Dotazy k výzvě IOP 07
(dotazy a odpovědi na ně jsou zpracovány na základě semináře pro žadatele v rámci výzvy č. 07 IOP, konaného dne 30. 11. 2009)
1. Je nutné rozdělit částku na spolufinancování projektu žadatelem proporčně do všech roků realizace, nebo je možné ponechat 15% spolufinancování např. až na poslední rok čerpání?
15% spolufinancování projektu musí být zajištěno po celou dobu realizace projektu. Finanční prostředky jsou poté průběžně uvolňovány v návaznosti na výdaje projektu. Žadatel by měl mít zajištěno ve své kapitole na příslušný rok (nyní na rok 2010) 100 % způsobilých výdajů na projekt.
Způsobilé výdaje jsou od 1. 1. 2007, proto předpokládáme, že žadatelé využijí vlastní prostředky na spolufinancování před předložením žádosti do IS Benefit7 a ne naopak.
2. Jakou výši finančních prostředků musí mít žadatel zajištěnu z vlastních zdrojů pro hladké financování projektu?
Doporučujeme žadateli finanční zajištění realizace projektu vždy minimálně na dvě následující etapy – pokud je etapa 6 měsíců, znamená to, že žadatel musí mít zajištěny způsobilé výdaje v plné výši 100 % na daný rok (příklad: po ukončení první etapy projektu a podání žádosti o platbu musí mít žadatel zajištěno finanční pokrytí druhé etapy projektu, po ukončení druhé etapy je možno počítat s výší finančních prostředků z první žádosti o platbu a je nutné mít zajištěno financování aktivit etapy třetí atd.), neboť výdaje jsou vypláceny zpětně na základě žádosti o platbu.
3. Je možné přímé oslovení dodavatele v případě, že předmětem plnění je rozšíření dodávky či služeb tímto dodavatelem již v minulosti realizovaných.
Při realizaci všech VŘ je nutno postupovat striktně dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění. Ten tuto možnost připouští, a to formou „jednacího řízení bez uveřejnění“. Zákon stanoví přísné podmínky pro použití tohoto režimu VŘ, které musí být splněny. Každopádně je nezbytné připravit pro žadatele i pro kontrolní orgány (kontrolující VŘ) písemnou argumentaci, proč je toto řešení pro žadatele nejvhodnější a nejefektivnější.
Z této argumentace by pak mělo současně vyplynout, že režim „jednacího řízení bez uveřejnění“ je možný. Tolik k postupu podle zákona o veřejných zakázkách.
Pokud by se jednalo o zadávání veřejné zakázky malého rozsahu (nutno brát v úvahu hodnotu těchto nových služeb/dodávek) mělo by také proběhnout výběrové řízení s přihlédnutím k pravidlům schváleným vládou ČR pro usnesením ze dne 12. 1. 2009 č. 48 (kterými se u tohoto typu zakázek spolufinancovaných ze strukturálních fondů má povinnost řídit každý žadatel), nicméně opět je možné ve zjednodušené podobě, tedy výzva jednomu uchazeči, předložení jeho nabídky… i zde je ovšem nutné jasné a přesvědčivé odůvodnění volby tohoto postupu.
Jakýkoli postup však nikdy nezbavuje žadatele povinnosti postupovat při výběrovém řízení v roli zadavatele konkrétní veřejné zakázky dle zákona a další právních předpisů, vč. interních pravidel, jestliže je žadatel má.
4. Jak postupovat v případě, pokud žadatel doposud nemá zajištěno 100 % financování rozpočtu projektu v příslušné kapitole (gestora / resortu) státního rozpočtu na rok 2010 (tedy tato kapitola mj. neobsahuje ani 85% na předfinancování příspěvku)?
Vaše kapitola po schválení projektu v roce 2010 požádá Ministerstvo financí o souvztažné navýšení příjmů a výdajů zbylé části připadající na předfinancování projektu ze strany EU (85% - prostředky, které již byly realizovány v roce 2009) v souladu s § 24, odst. 4 zákona č. 218/2000 Sb., rozpočtová pravidla. K tomuto navýšení dojde za předpokladu, že se zajistíte v rámci své kapitoly odpovídající podíl na národní spolufinancování.
Druhou možností je zajištění prostředků v rámci vlastního rozpočtu realokací výdajů.
Další možností je potom odložení začátku projektu na rok 2011 a zajistit si 100 % financování v příslušné kapitole státního rozpočtu.
5. Lze začít s realizací projektu až v roce 2011?
Ano. K ukončení realizace projektu však musí dojít do 31. 12. 2014.
6. Jak postupovat v případě, když v průběhu realizace dojde ke změně zařazení výdajů z investiční na neinvestiční či obráceně?
Při klasifikaci výdajů na investiční a neinvestiční se postupuje dle obecných účetních postupů. V případě potřeby změny klasifikace výdaje v rozpočtu projektu (např. z důvodu změny ceny pořizovaného majetku oproti předpokladům v projektové žádosti) je třeba zaslat na OSF oznámení o změně projektu.
7. Lze realizovat projekt dříve, než bude vydáno Rozhodnutí?
Časovou podmínkou pro uplatnění způsobilých výdajů je datum po 1. 1. 2007, přičemž projekt nesmí být dokončen před vydáním právního aktu
(Dopis ředitele odboru strukturálních fondů / Stanovení výdajů na financování akce OSS).
8. Jaké dokumenty je zapotřebí předložit k vydání stanoviska ÚHA?
ÚHA vyžaduje část projektové dokumentace navrhovaného řešení, která obsahuje architektonickou a technologickou dokumentaci projektu, ekonomickou dokumentaci projektu a řídící dokumentaci projektu. Jako podklad pro vydání stanoviska je tak možno předložit např. Studii proveditelnosti včetně popisu technického a technologického řešení projektu, CBA (Analýzy nákladů a přínosů), plánovaný rozpočet projektu, projektový harmonogram
(na časové ose apod.) a rovněž rozšířeného o síťový graf provázanosti logických / funkčních celků projektu uvnitř i vně projektu.
Žádost o vydání stanoviska UHA musí být podepsána statutárním zástupcem nebo jím pověřenou osobou s uvedením zplnomocnění pověřené osoby zastupovat statutárního zástupce.
9. Existuje finanční (procentuální) limit na výdaje spojené s projektovým řízením?
Způsobilé výdaje na projektové řízení mohou být (v souladu s vymezením způsobilých výdajů) zahrnuty v následujících kategoriích:
- výdaje na nákup služeb bezprostředně souvisejících s realizací projektu (limit není stanoven, ale doporučen je horní limit 5% z celkových uznatelných výdajů projektu)
- v případě, že bude projekt řízen žadatelem, lze tyto náklady zahrnout do osobních nákladů osoby tuto činnost provádějící (projektový manažer apod.)
10. Vyžadují podmínky této výzvy realizaci auditu? Jsou náklady na audit uznatelné?
Audit není v této výzvě vyžadován.
11. Analýza rizik – co všechno se hodnotí?
- identifikace rizik - vymezení největších zdrojů rizika v projektu (hlavních rizik v oblasti organizační, procesní, technologické, implementační, informační atd.), popis možných následků při realizaci rizika,
- odhad pravděpodobnosti realizace rizik na základě historických dat nebo ze simulačních modelů, ohodnocení rizik na základě jejich následků a pravděpodobnosti jejich realizace, návrh opatření na jejich snížení nebo eliminaci – organizační, procesní, technologické a další opatření,
- výše nákladů spojených s těmito opatřeními
12. V jaké výši je povolené křížové financování osobních nákladů?
Osobní náklady a cestovní náklady jsou uznatelnými náklady projektu a tedy nespadají do křížového financování projektu. U prioritních os 1a a 1b se s realizací křížového financování u jednotlivých projektů nepočítá (viz. Prováděcí dokument IOP).
13. V jakém rozsahu má být plná moc, která zmocní osobu k zastupování statutárního zástupce projektu?
Vzor Pověření statutárního zástupce předkladatele projektu je k dispozici na stránkách Ministerstva vnitra u dokumentů výzvy 07: