Co jsou datové schránky?

Datové schránky jsou státem garantovaný komunikační nástroj, který nahrazuje klasické doporučené dopisy a slouží hlavně ke komunikaci s orgány veřejné moci. Všechny úřady mají povinnost komunikovat prostřednictvím datových schránek s každým, kdo ji má zřízenou. Povinně ze zákona mají datovou schránku zřízeny všechny orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci. Ostatní si jí mohou dobrovolně zřídit a případně jí kdykoliv znepřístupnit.

Místo chození na poštu pro obálky s pruhem je možné si zdarma zřídit datovou schránku a komunikovat (nejen) s úřady online odkudkoliv. Díky datovým schránkám, které nahrazují doporučené dopisy, máme vždy jistotu, že se naše podání dostalo na správný úřad.  Odeslanou zprávu je možné si uložit a kdykoli prokázat obsah zprávy (z podacího lístku k doporučené zásilce nevyčteme, co bylo obsahem dopisu). Navíc elektronický dokument má stejnou právní platnost jako klasický papírový s kulatým razítkem a odeslání datové zprávy je na rozdíl od doporučeného dopisu zdarma.

Zřízení datové schránky

Datovou schránku si můžete zdarma nechat zřídit na kterékoliv pobočce CzechPOINTu. Stačí vám pouze doklad totožnosti. Domů si odnesete potvrzení o zřízení datové schránky, které obsahuje její ID. Držitel "eObčanky" si o zřízení datové schránky fyzické osoby a podnikající fyzické osoby rovněž může požádat online v prostředí klientského portálu datových schránek. O zřízení datové schránky lze dále požádat písemně zasláním vytištěného formuláře žádosti (zfo, 82 kB) opatřené úředně ověřeným podpisem na Ministerstvo vnitra.

Přístupové údaje, které vám přijdou poštou nebo emailem s aktivačním linkem, použijete k přihlášení na přístupový portál www.mojedatovaschranka.cz. Své heslo si můžete následně kdykoliv změnit. K lepšímu zabezpečení přístupu do datové schránky si můžete vybrat několik různých způsobů - certifikát, jednorázové heslo zasílané SMS nebo generovaný speciálním software jako vyšší forma autentizace.

Používání datové schránky

Datová schránka slouží k zaručenému posílání a přijímání zpráv, které jsou pak ve vaší schránce uloženy 90 dnů, poté jsou smazány. Pro bezpečné uložení zpráv můžete použít službu České pošty datový trezor nebo si zprávy si můžete uložit do svého počítače (i s obálkou ve formátu .zfo) a poté kdykoliv načíst zpět a dále s nimi pracovat. Kdykoliv si můžete ověřit i neporušenost a časovou platnost uložených datových zpráv. Seznam datových schránek naleznete i na Portálu veřejné správy.

Každá datová schránka má své unikátní ID, seznam všech zpřístupněných datových schránek je dostupný na Portálu veřejné správy.

Další benefity datových schránek

Díky identifikaci přihlášením do své datové schránky se už dnes můžeme přihlásit například do informačních systémů sociální a finanční správy nebo využívat služby aplikace CzechPOINT@home.

Uživatelé datových schránek mají kontrolu nad tím, kdo se dívá na vaše údaje v registru obyvatel – každý rok nám automaticky přijde výpis o využití těchto údajů orgány veřejné moci.

Česká pošta jako provozovatel datových schránek nabízí řadu doplňkových služeb – datový trezor pro ukládání datových zpráv, poštovní datovou zprávu, kterou můžete využít ke garantované komunikaci s komerčními subjekty, SMS upozornění na příchozí datovou zprávu nebo vyšší formy autentizace při přihlašování.

Více informací na http://www.datoveschranky.info/

Datové schránky a činnost správních orgánů

Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Ke stejnému datu nabyl účinnosti  zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Uvedené právní předpisy přinesly zásadní změny v oblasti doručování dokumentů, které se nejvýznamněji projevily v oblasti elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci navzájem a orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy. V souvislosti s doručováním dokumentů v digitální podobě prostřednictvím datových schránek a zvýšenou intenzitou využívání komunikace prostřednictvím elektronických podatelen pak bylo nutné stanovit pravidla nakládání s dokumenty v digitální podobě při výkonu spisové služby, stejně jako postupy při převádění dokumentů v analogové podobě do podoby digitální a naopak, a to s využitím stanovených technologických úkonů zajišťujících požadovanou formálně právní hodnotu vzniklého dokumentu.

V souvislosti s aplikací těchto právních předpisů v praxi, zejména v souvislosti s provozováním informačního systému datových schránek a dalším rozvíjením jeho infrastruktury a zkvalitňováním nabídky uživatelských služeb, byly odboru legislativy a koordinace předpisů Ministerstva vnitra adresovány četné dotazy orgánů veřejné moci i dalších subjektů. Zobecnění odpovědí na tyto dotazy tvoří základ následujícího textu věnovaného datovým schránkám a autorizované konverzi dokumentů ve vazbě na správní řízení a výkon spisové služby.

Předkládaný text je upravenou a doplněnou verzí materiálu, který byl publikován v čísle 14/2009 čtrnáctideníku Veřejná správa jako jeho příloha označená „Datové schránky a činnost správních úřadů“. Text je aktualizován ke dni 31. října 2012, a to s ohledem zejména na změny zákona č. 300/2008 Sb. vyvolané s účinností od 29. listopadu 2011 zákonem č. 263/2011 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, a na změny zákona č. 499/2004 Sb. a zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu).

Právní předpisy

Základními právními předpisy upravujícími komunikaci prostřednictvím datových schránek a úkony s tím související jsou:

• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
• zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek
• vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu)
• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• vyhláška č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy, ve znění pozdějších předpisů
   

Text přílohy byl aktualizován k 31. říjnu 2012.
 

• Datové schránky a činnost správních orgánů (pdf, 703 kB)