Týdeník Veřejná správa

Rozhovor

s PhDr. Ivanem Bittnerem,

Jedná se o běh na dlouhou trať

Vyšlo v čísle 42/2005

Jak jste sledoval přípravy nového správního řádu?

S velkým zájmem a určitým zadostiučiněním. Konečně po desítkách let marného snažení archivářů budou muset pracovníci úřadů chápat dokument jako základní zdroj prokazatelných skutečností potřebných pro správu obce a naučit se s ním vzhledem k jeho závažnosti i patřičně zacházet. Již při prvním seznámení se správním řádem z toho jde pravděpodobně všem pracovníkům úřadů tzv. “hlava kolem”. Bude nutno přepracovat spisové a skartační řády a pak školit, školit a zase školit. Nic se však nejí tak horké, jak se uvařilo. Je třeba si uvědomit, že se jedná o běh na dlouhou trať.

Co je z hlediska spisové služby nejvýznamnější změnou?

Domnívám se, že především důraz na řádnou a pečlivou evidenci dokumentu, sledování jeho oběhu a termínů v souvislosti se zřízením a vedením institutu správního spisu.

Některé obce se domnívají, že nemusí spisovou službu vést. Mohl byste to uvést na pravou míru?

S tímto dotazem se setkávám denně. Zpravidla se jedná o dotazy z obcí, kde je jen uvolněný starosta či tajemník, případně pracovnice vykonávající kumulované funkce. Zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, však hovoří jasně: “Na obce, které nemají povinnost vykonávat spisovou službu podle odstavce 2, se vztahují ustanovení § 64 odst.1, § 65 a 67; ustanovení § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se pro ně použijí přiměřeně.” Bohužel někdy nepřesný výklad zákona vyvolává dojem, že tyto malé obce spisovou službu vykonávat nemusí. Aby bylo jasno, vždy musí zajistit příjem, řádnou evidenci, rozdělování a sledovaný oběh dokumentů a spisů, které jsou povinny řádně zakládat a označovat spisovými a skartačními znaky a lhůtami.

Mohl byste vysvětlit pojem “přiměřený výkon spisové služby?”

Vždy si při této otázce vzpomenu na scénu s “přiměřeným” přidáváním koření z pohádky “Byl jednou jeden král”. A jak to dopadlo, všichni víme. Z hlediska spisové služby musí úřad či úředník v reálném čase vždy dokument najít. Přiměřenost lze zvažovat u formy výkonu spisové služby - zda automatizovaně či písemně. Vzhledem k tomu, že pracujeme s daty, která mohou být sdílena i více uživateli, přikláním se k automatizované formě.

Vy pro účinnou realizaci správního řízení zdůrazňujete význam spisového a skartačního řádu. V čem spočívá?

Spisový a skartační řád jednoznačně a hlavně srozumitelně definuje činnosti spisové služby. Musí vycházet z důkladného rozboru správních činností prováděných na úřadě a z rozboru spisovenských činností. Zjištěné provozní i legislativní požadavky, které z rozboru vyplývají, je třeba zahrnout do nového spisového a skartačního řádu, který musí splňovat následující kritéria: podrobně popisovat činnosti z hlediska provozu úřadu a právních předpisů, podrobně definovat procesy a procedury z hlediska informačního systému úřadu, sloužit jako soubor požadavků pro výběrové řízení na tento systém nebo na změny v systému již provozovaném.

Už jste naznačil, že pro úspěšnou aplikaci zákona bude hrát roli kvalitní proškolení úředníků?

Ano. Bude nutné všechny pracovníky úřadu důkladně seznámit s nařízeními spisového a skartačního řádu a dále je také proškolit v nařízeních správního řádu. Vzhledem k časové tísni se nabízí využití e-learningu, tedy vzdělávání formou samostudia s použitím studijních materiálů zpracovaných pomocí prostředků výpočetní techniky.

Proč právě tato forma studia?

Kladem pro úřady může zejména být nižší časová náročnost pro jejich zaměstnance než účast na klasickém prezenčním vzdělávání, kontrola plnění této povinnosti úředníky (vhodným nastavením evidence přístupů), kontrola efektivnosti vzdělávání u konkrétních úředníků. Jako ideální vidím kombinovanou formu vzdělávání, kdy jeho distanční část v podobě e-learningu by byla doplněna prezenční částí, zaměřenou pouze na diskusi o problematických pasážích a otázkách probírané látky formou interaktivní diskuse s lektorem.

Spolu s některými dalšími autoritami v oboru se zúčastňujete konferencí zaměřených právě na transformaci správního řízení. Můžete nám v krátkosti tyto akce přiblížit?

Podařilo se nám téměř ve všech krajích uspořádat pro starosty, tajemníky a vedoucí odborů odborné konference zaměřené na transformaci správního řízení a metody jeho zajištění. Jejich spolupořadatelem je Právnická fakulta Univerzity Palackého v Olomouci, která garantuje odborné kvality většiny lektorů. Z hlediska spisové služby se věnujeme metodám zavedení systému spisové služby do činnosti správních úřadů a jeho fungování v intencích změn správního řádu.

Ing. Vladimír Přech