Konzultace
Už za několik málo měsíců nabývá účinnosti nový správní řád, který významným způsobem mění průběh správního řízení. Uvažované odložení účinnosti zákona je velmi málo pravděpodobné. Nový správní řád (č.500/2004 Sb.) a zákon o spisové a archivní službě (č.499/2004 Sb.) znamenají v praxi postupné zavádění principů soudního řízení do činnosti správních úřadů. Ty začnou po prvním lednu 2006 vystupovat ve správním řízení v postavení a v režimu, jako fungují obecné soudy. Vzhledem k závažnosti tohoto zásahu do právního systému stojí jistě za to vysvětlit si některé základní procesy (příjem a evidence) a pojmy (číslo jednací, číslo listu, značka spisu), jak z hlediska spisové služby (dále SSL), tak správního řízení. Protože správní řízení i SSL představuje práci s dokumentem (psaným, obrazovým, zvukovým či jiným), nelze oba tyto instituty oddělovat, ale naopak jejich procesy sjednotit tak, aby respektovaly provozní požadavky úřadu i právní požadavky výše citovaných norem.
V první řadě je třeba si uvědomit, že při očekávaném nárůstu správní agendy nebude možné provádět požadované úkony spisové služby, tj. příjem, evidenci, přidělení čísla jednacího, vytvoření spisu a zajištění evidovaného oběhu spisu pouhým písemným (papírovým) způsobem. Řešení lze hledat v nasazení plně automatizovaných činností spisové služby, kde všichni účastníci tj. podatelna, výpravna, sekretariáty, spisovny a výkonní úředníci mají na základě definovaných přístupových práv zajištěn přístup do systému. Příjem podání se bude dít na centrální podatelně. Vzhledem k již zmiňovanému nárůstu počtu podání, dislokaci pracovišť provádějících správní řízení a praktických poznatků, které vyplynuly z rozborů činností SSL a agend prováděných na úřadech, vyplynula nutnost zřídit mimo centrální podatelnu v útvarech úřadu pro příjem podání další podací místa. Jak centrální podatelna, tak tato podací místa budou muset být schopna přijmout všechny formy podání učiněných písemně, ústně (podání učiněná nadiktováním podatele do protokolu) či elektronicky. Podání je nutno označit podacím razítkem s předepsanými údaji v razítkovém poli nebo údaji elektronické podatelny.
Evidenci podání provedou podatelny zápisem do centrálního podacího deníku, případně do podacích deníků založených a vedených pro jednotlivé typy správních agend (např. stavební řízení). Před zápisem by však měly provést prioraci, tj. zařadit písemnost do již existujícího spisu. Pokud prioraci nemohou z různých důvodů provést (nemožnost vstupu do systému, nedostatečný přehled o již vyřizovaných spisech, apod.), zapíší podání do předávacího seznamu, který povinně oproti podpisu předají podle předem stanovených pravidel oběhu k dalšímu vyřízení. Lze očekávat, že konečné zařazení do spisu provede až pracovník pověřený vyřízením podání.
Pořadové číslo někdy také v praxi nazývané evidenční číslo z předávacího protokolu není a nenahrazuje číslo jednací. Slouží jen pro kontrolu, že příslušné podání přijaté tohoto dne bylo dále předáno. Pro usnadnění evidence přijatých podání a snadnější předávání lze doporučit označovat podání nalepením nálepky s prvotní identifikací (PID) ve formě čárového kódu. Ani prvotní identifikace však nenahrazuje číslo jednací. V případě, že se jedná o první podání (tzv. iniciační písemnost), které nelze zařadit do již existujícího spisu, přidělí jí podatelna číslo jednací. To je tvořeno pořadovým číslem z podacího deníku lomeným čtyřčíslím roku, k němuž je podací deník veden. K tomuto číslu jednacímu se založí spis, kde toto číslo jednací tvoří z hlediska spisové služby číslo spisu, z hlediska správního řádu spisovou značku.
Současně podatelna zakládá k novému spisu sběrný arch, ve správním řízení spisový přehled. Jak sběrný arch, tak spisový přehled nesou označení číslem spisu nebo spisovou značkou, vyznačení věci a zapisují se do nich průběžně další písemnosti ve vědci došlé nebo odeslané. Jak sběrný arch, tak spisový přehled slouží jako přehled písemností nacházejících se ve spisu. Pořadové číslo ze spisového přehledu a pomlčkou oddělená značka spisu spolu tvoří z hlediska správního řízení číslo jednací a také číslo listu v rámci správního spisu. Tímto číslem jednacím se označují všechny písemnosti v rámci jednoho správního řízení.
Z výše řečeného je zřejmé, že správní řád zavádí nové pojmy odlišné od běžně užívaných pojmů spisové služby. Další komplikace lze očekávat při odvolacím řízení, kdy se odvolacímu orgánu předává celý spis spolu se spisovým přehledem a kdy odvolací orgán navazuje vzestupně na řadu čísel jednacích uvedených ve spisovém přehledu. Při vedení správního řízení od příjmu až po uzavření spisu lze očekávat v první fázi určitou nejednotnost i zmatenost výkonných pracovníků v realizaci správního řízení.