Týdeník Veřejná správa


 Konzultace

PhDr. Vácslav Babička
ředitel odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR

E-government z pohledu spisové služby

Vyšlo v čísle 26/2007

Nedávno předložený návrh zákona o elektronizaci některých procesních úkonů vyvolal řadu koncepčních otázek o dalším postupu při zavádění e-governmentu. Mohu-li si vypůjčit slova hodnocení vyřčená Americkou obchodní komorou, je návrh tohoto zákona “velmi důležitým právním předpisem, nejdůležitějším v oblasti technologického práva za řadu let v tuzemské legislativě. Jde o výjimečnou vládní iniciativu a významný reformní krok...” Autoři posudku doporučili vzít si poučení z legislativních prací, které mají ve vyspělých státech světa již více než desetiletou historii, a ukázali na možná koncepční východiska pro finalizaci návrhu zákona.

Je škoda, že návrhu zákona nepředcházelo zpracování a připomínkování věcného záměru zákona, při němž se mohla řada koncepčních problémů lépe promyslet a objasnit. Tak při předložení paragrafového znění se teprve začalo diskutovat o východiscích, postupech a cílech, které nejsou samozřejmé a nejsou předem dány. Návrh zákona spíše připomíná optimistickou vizi nadšenců opojených možnostmi prostředků ICT, přesvědčených, že k prosazení e-governmentu stačí vyřešit konverzi dokumentů z listinné podoby do digitální, zřídit všem právnickým osobám a co největšímu počtu fyzických osob datové schránky a vybavit je identifikátory pro vzájemnou elektronickou komunikaci. Postupných kroků k prosazení e-governmentu je však daleko více, je důležité jejich přesné sřetězení a systémová návaznost. Rád bych upozornil na některé z nich, které souvisejí se spisovou službou, i na systémové vazby do jiných oblastí.

Nejnižší úroveň přípravy e-governmentu má hybridní charakter, neboť se vyznačuje kombinací tradičních a elektronicky podporovaných postupů. Typickými postupy pro tuto etapu jsou elektronický jednací protokol a elektronická komunikace, přičemž tyto dva prvky elektronizace spisové služby se vzájemně nepodmiňují. Elektronický jednací protokol se vede nezávisle na tom, zda úřad přijímá, vyřizuje a odesílá dokumenty v listinné nebo digitální podobě. Na druhé straně elektronická komunikace, projevující se zpravidla přijímáním, oběhem a odesíláním dokumentů v digitální podobě, nevyžaduje nutně vedení elektronického jednacího protokolu. Jelikož pro prostou elektronickou komunikaci není stanoven systém metadat, který by umožňoval sledovat a rekonstruovat takzvanou historii dokumentu, a nejsou stanovena pravidla pro dlouhodobé nebo trvalé uchování dokumentů v digitální podobě, dochází v různých fázích životního cyklu dokumentu pro potřeby spisové služby k jeho konverzi do listinné podoby a je proto lhostejné, zda se evidenční údaje do jednacího protokolu pořizují ručně do knihy nebo přes klávesnici do databáze.

Pro vedení elektronického jednacího protokolu a pro elektronickou komunikaci existují elementární bezpečnostní pravidla, která korespondují s úrovní aplikace ICT pro určité úkony spisové služby, ale netvoří ucelený systém. Často se dopracovávají až dodatečně na základě poznatků z konkrétních bezpečnostních selhání. Pokud jde o metadata, existují zpravidla jen v rozsahu dodaném zhotoviteli softwaru elektronické pošty. Jejich potřebnost si postupně uvědomují uživatelé elektronického jednacího protokolu nebo elektronické komunikace a na základě uživatelských požadavků se metadata postupně zapracovávají do programového vybavení a projektanti elektronických systémů ve spisové službě z nich začínají vytvářet ucelený systém.

Po zvládnutí této úrovně elektronizace ve spisové službě je možno přistoupit k budování druhé úrovně, pro niž je charakteristická komplexní elektronická spisová služba. Jejím předpokladem je existence uceleného segmentu výkonu veřejné správy zcela podporovaného prostředky ICT. Ideální by bylo, aby celý výkon veřejné správy přešel naráz do této fáze, ale vzhledem k finanční, materiální, profesní a psychologické náročnosti s tím nelze počítat a je třeba se smířit s přechodem do této fáze po jednotlivých segmentech. Systémové řešení však musí být známo předem, aby jednotlivé segmenty na sebe postupně navazovaly a zapadaly do sebe.

Součástí elektronické spisové služby bude jednací protokol, který bude automaticky generován příslušným programem za použití přesně definovaného systému metadat. Elektronická komunikace se bude řídit závaznými standardy. Budou stanoveny standardy pro dlouhodobé a trvalé uchování dokumentů v digitální podobě, které budou ukládány v elektronických spisovnách a elektronických archivech. Součástí elektronické spisové služby bude komplexní bezpečnostní systém, který bude chránit všechny prvky systému před neoprávněným přístupem, pozměněním a napadením.

Před zavedením elektronické spisové služby bude třeba v legislativní oblasti ošetřit procesní pravidla tak, aby byla konformní se systémem elektronické spisové služby. Procesní ustanovení právního řádu se musí beze zbytku promítnout do systému elektronické spisové služby a výstupy elektronické spisové služby musí být akceptovatelné v řízeních prováděných orgány veřejné moci. To je podmínkou stavu, kdy digitální dokumenty nebudou muset být konvertovány do listinné podoby, což by bylo návratem na první úroveň elektronizace ve spisové službě.

Splnění všech těchto předpokladů pak vyústí v elektronickou veřejnou správu – e-government. Informování, rozhodování a sdělování rozhodnutí bude součástí jediného inteligentního systému s elektronickou podporou. Dosažení tohoto stavu však reálně nebude tak snadné, jak snadno se tento stav popíše na papíře. Je třeba si uvědomit, že od dob antiky nezažila evropská společnost takový kulturní převrat. Pouze vynález knihtisku byl trochu srovnatelným činem, když nahradil šíření textů opisováním tištěným textem. Elektronická kulturní revoluce však bude mnohem komplexnější, změní dosavadní návyky ve čtení, psaní, jednání, dorozumívání, sdělování a rozhodování. Takového komplexního kulturního přerodu však nebudou schopni všichni členové společnosti naráz a bude třeba brát ohled i na jedince počítačově méně gramotné nebo negramotné. Bude proto třeba připravit i taková opatření, aby člověk bez přístupu k ICT nebo člověk neovládající výpočetní techniku nebyl těmito svými limity diskriminován ve svých občanských právech.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 26/2007.