Konzultace

Reforma ústřední státní správy se ubírá pěti směry

Materiál Postup a hlavní směry reformy a modernizace ústřední státní správy obsahující vyřešení gesce a organizačního zabezpečení rozděluje reformu a modernizaci do pěti hlavních směrů s celkem patnácti konkrétními projekty. Cílem tohoto článku je vysvětlit směry reformy a jednotlivé projekty a uvést jejich výstupy s termínem splnění do konce roku 2005. Další charakteristiky projektů, zejména současný stav projektů, jména vedoucích projektů, seznam členů projektových týmů, jsou-li sestaveny, či časové harmonogramy všech výstupů projektů, jsou uvedeny na webových stránkách reformy ústřední státní správy www.reforma.vlada.cz.

Směr A: Racionalizace procesů v ústřední státní správě

Klíčovým projektem nejen pro první směr reformy, ale také pro další pokračování reformy směrem k racionalizaci procesů v ústřední státní správě je projekt A.1 “Identifikace poslání (cílů) ústředních správních úřadů”. Jeho cílem je definovat a popsat poslání všech ústředních správních úřadů, určit jejich odpovědnost za hodnoty ve společnosti a v souladu s posláním a prioritami vlády dále navrhnout střednědobé cíle ústředních správních úřadů. Úřad vlády ČR jako hlavní gestor projektu poté zpracuje souhrnný materiál a předloží jej vládě ke schválení.

Na základě výstupů projektu A.1 budou definovány a popsány procesy probíhající v současné ústřední státní správě. Procesy představují aktivity vykonávané na správních úřadech s logickou posloupností činností a jednoznačně definovanými výstupy každého z nich. Jejich podrobný popis prostřednictvím realizace procesních auditů na všech ústředních správních úřadech je cílem projektu A.2 “Popis a analýza procesů v ústředních správních úřadech”. Výsledkem tohoto projektu vedle popisu činností probíhajících v rámci správních úřadů bude určení těch procesů, které jsou klíčové pro plnění poslání a střednědobých cílů jednotlivých ústředních správních úřadů, a jejich odlišení od procesů, které se ukáží jako duplicitní, neproduktivní či nesouvisející s definovaným posláním úřadu. Podle usnesení vlády by měl být projekt ukončen nejpozději koncem roku 2006. V březnu 2005 by měl být vládě předložen ke schválení návrh metodiky, podle níž by se procesní audity realizovaly v ústředních správních úřadech podle jednotného zadání. Gestorem tohoto projektu je spolu s ostatními ústředními správními úřady Úřad vlády ČR.

Završení racionalizace procesů s cílem zvýšit efektivitu a kvalitu služeb v ústřední státní správě, tedy směru A reformy, představuje projekt A.4 “Reorganizace ústřední státní správy”. Na základě definovaných poslání a střednědobých cílů ústředních správních úřadů a na základě procesních auditů a procesních modelů úřadů budou identifikovány operativní a podpůrné procesy a činnosti a bude vypracován návrh na jejich případné převedení z ústředních správních úřadů na tzv. agentury nebo na orgány na nižším stupni veřejné správy (pod pojmem “agentury” si lze pro zjednodušení představit úřady s relativní samostatností v oblasti rozhodování a řízení). Ústřední státní správa se stane štíhlejší, dynamickou a moderní, bude se moci více soustředit na své hlavní úkoly – metodickou, koncepční, legislativní a kontrolní činnosti. Výstupem projektu A.4, jehož gestorem je vedle ostatních ústředních správních úřadů Úřad vlády ČR, jsou pravidla pro fungování nové ústřední státní správy, tzn. návrh nového kompetenčního zákona a návrh na zahájení fungování agentur.

Pravidla pro fungování těchto agentur budou vytvořena v rámci projektu A.3 “Vypracování pravidel pro fungování tzv. agentur pro ústřední státní správu”. Zde je nutné uvést, že zpracování těchto pravidel nemusí nutně znamenat vytvoření nových právních subjektů. Jde mimo jiné také o sjednocení současných podmínek pro zřízení a fungování subjektů poskytujících služby ústřední státní správě a o evidenci těchto subjektů. Realizace projektu se bude opírat o analýzu zkušeností zemí OECD a Evropské unie, kde převod sekundárních činností ministerstev na podřízené “agentury” je trendem (analýza je jedním z výstupů projektu), a také o zkušenosti nabyté při realizaci projektu Phare 1998 “Posílení institucionálních a administrativních kapacit pro implementaci acquis communautaire” a projektu Phare 2000 “Modernizace ústřední státní správy v České republice”. Hlavním gestorem projektu je Úřad vlády ČR, spolugestory Ministerstvo vnitra a Ministerstvo financí.

Přehled výstupů směru A do konce roku 2005

• poslání a střednědobé cíle všech ústředních správních úřadů (do 31. prosince 2004)

• pravidla pro fungování tzv. agentur (do 30. června 2005)

Směr B: Zlepšení řízení v ústřední státní správě

Smyslem této oblasti je dosáhnout lepšího řízení v ústřední státní správě prostřednictvím zavedení moderních metod řízení a komunikace.

Nastavení efektivnějších mechanismů a pravidel pro meziresortní komunikaci a zajištění koordinovaného přístupu ústředních správních úřadů při přípravě politik a zákonů je předmětem projektu B.1 “Efektivní horizontální komunikace a podpora tvorby celostátních strategií”. Projekt si tak klade za cíl výrazně omezit byrokratické procesy v meziresortní komunikaci a snížit stávající komunikační zátěž ministrů a vlády, která se projevuje zejména při projednávání a realizaci vládních programů. Jedním z výstupů projektu bude také komparativní analýza zahraničních zkušeností s meziresortní koordinací a s fungováním úřadů vlád/předsedy vlády ve vybraných zemích OECD. Za realizaci projektu nese odpovědnost Úřad vlády ČR jako jeho hlavní gestor a Ministerstvo vnitra jako spolugestor.

Pro úspěšnou realizaci změn fungování ústřední státní správy je nutné v ústřední státní správě vytvořit takové manažerské kapacity, které budou schopné využívat moderních technik a technologií při řízení úřadů. To je cílem projektu “B.2 Moderní manažerské techniky v ústředních správních úřadech”, jehož gestorem je Generální ředitelství státní služby Úřadu vlády ČR. V ústředních správních úřadech bude podporován management aplikující výkonnostní řízení, respektive řízení podle cílů, strategické řízení, rozpočtování orientované na výkon (cíle), řízení lidských zdrojů a podobné techniky. V rámci projektu jsou v současné době již realizovány odpovídající vzdělávací moduly se zaměřením zejména na získání těchto schopností pro výkon manažerské funkce. Závěrečným výstupem projektu bude Koncepce rozvoje řízení v ústředních správních úřadech se zaměřením na strategii rozvoje řízení na ministerstvech v letech 2006 až 2010, udržování a zdokonalování strategické linie rozvoje řízení ústředních správních úřadů a dále na podporu a rozvoj manažerských dovedností managementu ústředních správních úřadů.

Podpora a zlepšení komunikace mezi ústředními správními úřady, úřady územní samosprávy a veřejností je cílem projektu B.3 “Lepší koordinace ústřední státní správy směrem k územní veřejné správě”. Tato potřeba vzrostla jednak v souvislosti s novým uspořádáním územní veřejné správy a souvisejícím přechodem velkého množství kompetencí na samosprávné celky (obce a kraje) a také členstvím České republiky v Evropské unii. Výstupem projektu je proto analýza koordinačních mechanismů ústřední státní správy vůči územní veřejné správě s termínem do konce roku 2004 a věcný návrh řešení koordinovaného přístupu ústřední státní správy k územní veřejné správě se stanoveným termínem splnění do konce roku 2005. Za realizaci projektu B.3 nese hlavní odpovědnost Ministerstvo vnitra s Úřadem vlády ČR a Ministerstvem informatiky jako spolugestory projektu.

Na výstupy projektu A.2, tedy na popsané procesní modely úřadů, navazuje projekt B.4 “Øízení znalostí”. Tento projekt se soustředí zejména na hledání optimálních způsobů získávání, zpracovávání, přenosu, uchovávání a sdílení informací mezi ústředními správními úřady a na zachování znalostí v rámci úřadu při fluktuaci zaměstnanců. Gestorem projektu je Úřad vlády ČR, Generální ředitelství státní služby Úřadu vlády ČR a Ministerstvo informatiky. Do konce roku 2004 by mělo být zpracováno upřesnění záměru systému předávání znalostí ve vazbě na parametry a předpoklady pro využití výstupů z procesní analýzy (projekt A.2).

Přehled výstupů směru B do konce roku 2005

• příprava a pilotní ověření projektu manažerského vzdělávání k řízení podle cílů (do 31. prosince 2004)

• analýza koordinačních mechanismů ústřední státní správy vůči územní veřejné správě (do 31. prosince 2004)

• upřesnění záměru systému předávání znalostí ve vazbě na parametry a předpoklady pro využití výstupů z procesní analýzy (do 31. prosince 2004)

• návrh pravidel a institucionálního zabezpečení efektivní horizontální komunikace a systém pro podporu tvorby celostátních strategií a průřezových řešení (do 31. prosince 2005)

• realizace projektu manažerského vzdělávání k řízení podle cílů a koncepce rozvoje řízení v ústředních správních úřadech na období 2006 – 2010 (do 31. prosince 2005)

• věcný návrh řešení koordinovaného přístupu ústřední státní správy k územní veřejné správě (31. prosince 2005)

Směr C: Zvýšení kvality ústřední státní správy

Zvyšující se nároky na kvalitní a efektivní výkon ústředních správních úřadů nutí ke zvyšování efektivity jejich vnitřních procesů, zvyšování kvality v oblasti jimi poskytovaných služeb, zlepšování kvality regulace a rozšíření kvalitních informačních a telekomunikačních technologií.

K zajištění vyšší kvality fungování ústředních správních úřadů a kvality jimi poskytovaných služeb pro vládu a společnost lze využít některou z moderních metod řízení a nástrojů měření kvality. V rámci projektu C.1 “Zavádění a rozvoj řízení kvality v ústřední státní správě” bude připravena strategie aplikace modelu CAF (Common Assessment Framework, v překladu Společný rámec hodnocení) a metody benchmarkingu (srovnávací metoda) do úřadů ústřední státní správy. Následně bude některá z metod aplikována. Prvotním, a lze také tvrdit, zásadním cílem projektu je však proškolení managementu na střední a vrcholové úrovni ústředních správních úřadů v problematice řízení kvality. Jejich ztotožnění se všemi aspekty této oblasti je předpokladem pro vytvoření podmínek pro samotnou aplikaci metod a nástrojů řízení kvality. Vzdělávací modul zaměřený na tuto cílovou skupinu je již připraven a samotné vzdělávání bude zahájeno v prvním pololetí roku 2005. Gestorem projektu C.1 je Úřad vlády ČR.

Kvalitnější regulace spočívá zejména ve zlepšení procesu přípravy a implementace zákonů a podzákonných norem státní správou. K tomu by mělo dojít realizací projektu C.2 “Reforma regulace v ústřední státní správě”, a to prostřednictvím zkvalitnění podkladů pro rozhodování vlády ve věcech zákonů a podzákonných norem, zlepšení organizační struktury pro vytváření a implementaci zákonů a podzákonných norem, přípravy a zavedení metod pro hodnocení dopadů a důsledků připravovaných i existujících zákonů a podzákonných norem, zavedení pravidel komunikace ústředních správních úřadů se zainteresovanými stranami (občany, podniky a podnikateli apod.) při přípravě zákonů a podzákonných norem, zavedení pravidel prohlubujících komunikaci uvnitř státní správy při přípravě zákonů a podzákonných norem. Základem pro zlepšování kvality regulace v České republice bude především implementace metody hodnocení dopadu regulace (Regulatory Impact Analysis - RIA) do procesu přípravy legislativy. Dalšími výstupy projektu budou pravidla pro fungování státních regulačních úřadů a výstupy podprojektu zaměřeného na snížení administrativní zátěže podnikatelského prostředí, který byl dodatečně přijat Øídícím týmem reformy ústřední státní správy. Gestorem projektu C.2 je Úřad vlády ČR.

Modernizaci ústřední státní správy by měla napomoci podpora nástrojů tzv. elektronické veřejné správy (e-Government). Zavádění moderních informačních technologií a systémů vyžaduje změnu způsobu výkonu veřejné správy, je rozhodující pro snížení jejích nákladů, pro řízení a správu informací a vede ke zvýšení komfortu vztahu občan - stát. Cílem implementace elektronické správy je umožnit občanům a podnikatelským subjektům jednoduše a rychle komunikovat s úřady všech úrovní veřejné správy. Naopak úřady by měly dosáhnout stavu "více času na jednání s lidmi, namísto s papíry". Na tuto oblast modernizace ústřední státní správy je zaměřen projekt C.3 “E-government”. Jeho gestorem je Ministerstvo informatiky ve spolupráci s Ministerstvem vnitra.

Přehled výstupů směru C do konce roku 2005

• návrh pravidel pro fungování státních regulačních úřadů (do 31. prosince 2004)

• připravit zadání a zprovoznění druhé fáze Portálu veřejné správy a připravit vytvoření základního výměnného formátu pro komunikaci mezi úřady veřejné správy (do 31. prosince 2004)

• návrh pravidel pro analýzu dopadu regulace (do 31. prosince 2005)

• postupně, ve spolupráci s ostatními resorty, implementovat základní elektronické veřejné služby on-line prostřednictvím Portálu veřejné správy (do 31. prosince 2005)

• zahájení vzdělávání, podpora a tvorba kvalitativního managementu v ústřední státní správě (v průběhu roku 2005 a 2006)

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 51-52/2004.

Poznámka:

Autorka pracuje na Odboru reformy regulace a ústřední státní správy Úřadu vlády ČR. Text vznikl za účasti týmu spolupracovníků.