Zahraničí

Rakousko: Stav zavádění controllingu ve veřejné správě

V posledním desetiletí nabyl v sektoru veřejné správy na významu controlling ve smyslu celkového řízení organizace orientovaného na cíle. Mezi hlavní důvody růstu jeho důležitosti patří zejména rostoucí omezenost zdrojů a s tím související zvýšený tlak na ospravedlnitelnost výdajů, které nutí organizace k přesnějšímu plánování a cílově orientovanému řízení zdrojů, a dále zvyšující se nároky zákazníků, vyžadující nastavení standardů kvality poskytovaných služeb a pravidelnou kontrolu jejich plnění. Následující závěry se týkají rakouské spolkové státní správy a státní správy na úrovni zemí (celkem devíti). Je obtížné učinit paušální závěry o stavu zavádění controllingu (na těchto dvou úrovních státní správy pracuje přibližně 370 tisíc úředníků!), zahrnuty jsou proto pouze ty správní jednotky, u nichž určitý nástroj pronikl podstatnou částí organizace. Své závěry opírám o četné projekty controllingu ve veřejné správě a o dlouhodobé pozorování této oblasti.

Jak je možné měřit stupeň zavádění controllingu?

Jedním způsobem měření stupně zavádění je posouzení, do jaké míry jsou vyvinuty a zavedeny vhodné nástroje. K tomuto účelu se pro hrubou orientaci odvolávám na cyklus controllingu.

• Plánování: Plánuje se s orientací na výsledek?

• Evidence skutečnosti: Jsou k dispozici “základní systémy”, generující čísla jako podklad pro controlling?

• Kontrola/výkaznictví: Jsou plány porovnávány ve výkazech se skutečnými hodnotami? Jsou výkazy diskutovány a jsou na jejich základě přijímána opatření?

Jiným způsobem měření zavádění je posouzení, do jaké míry jsou tyto nástroje ve smyslu definice controllingu také “zažité”.

• Jsou nástroje zaměřeny na “aktivní řízení” namísto “kontrolování”?

• Je filozofie controllingu zažitá na úrovni řídících pracovníků?

Plánuje se s orientací na výsledek?

Ve veřejné správě jsme se dosud setkávali především s plánováním orientovaným na vstupy, tzn. (téměř) výlučně plánování finančních zdrojů a personálu. Výsledky (např. proces schvalování, poradenství) byly plánovány pouze částečně nebo vůbec. Moderní controlling veřejné správy však znamená, že se plánovat začne od výsledků a teprve poté se plánují rozpočty.

Předpokladem je sestavení produktových katalogů, tzn. transformace výsledků veřejné správy do “produktů”. Může se jednat o fyzický produkt (kilometry silnic) nebo o službu (poradenství); musí zde být vnější účinek a zájem zákazníka (např. občana); produkt musí být uzavřený a úplný (např. celkový postup). Tyto produktové katalogy následně slouží např. k plánování (na úrovni produktu), ale také jako katalog nákladových objektů v nákladovém účetnictví.

Stav: Některé spolkové země před 5-10 lety začaly s tvorbou produktových katalogů (např. Horní Rakousko, Solnohrad, Korutany), další země se v současné době nacházejí ve fázi tvorby. Na spolkové úrovni jsou nyní v souvislosti se zaváděním nákladového účetnictví (viz níže) na všech ministerstvech vytvářeny produktové katalogy.

Plánování orientované na výsledek musí probíhat jak na strategické (dlouhodobé), tak na operativní (roční plánování) úrovni. Problémem v řízení se ukázaly vedle orientace na vstupy nízký stupeň konkretizace strategických plánů, nedostatečná závaznost plánů a příliš omezený prostor veřejné správy. Řešením pro budoucnost je zde management kontraktů. Kontraktem rozumíme písemné ujednání mezi politickou reprezentací a veřejnou správou o strategických a operativních cílech. S institucí veřejné správy jsou sjednány jasně měřitelné cíle a tato naopak dostane větší volnost při nakládání s rozpočtem (např. tvorba rezerv).

Stav: Spolková země Vídeň management kontraktů zavádí od roku 1991 a v roce 2005 bude mít plošně sjednány kontrakty s více než šedesáti úředními místy. Ostatní země už pracují s pilotními kontrakty (Štýrsko, Horní Rakousko). Na spolkové úrovni jsou pilotní kontrakty využívány od roku 2000 u deseti úředních míst za účelem získání zkušeností pro širší využití (známo pod názvem “Flexiklausel”: www.bka.gv.at). Lze usuzovat, že se v následujících letech management kontraktů silně rozšíří.

Jsou k dispozici “základní systémy”?

Efektivní controlling vyžaduje výkonné systémy evidence dat. Stěžejní význam zde má účetnictví.

Stav: Na spolkové úrovni budou mít do konce roku 2004 všechna ministerstva a univerzity zaveden systém SAP (pro veřejný sektor). V rámci něj bude na každém ministerstvu zavedeno nákladové účetnictví. Dosud nákladové účetnictví existovalo pouze na několika ministerstvech a bylo využíváno pouze velmi omezeně. Nynější závazné zavedení bude pro všechna ministerstva znamenat také závazek k jeho využívání. Některé země se rovněž již rozhodly pro SAP (např. Horní Rakousko, Vídeň, Štýrsko), jiné se nacházejí ještě v procesu hodnocení.

Pro sledování cílů je nezbytné množství ukazatelů, proto musí být vybudován systém evidence ukazatelů.

Stav: Iniciativu tohoto druhu představuje Výkaz výkonnostních ukazatelů spolkové vlády (lze nalézt na adrese: www.bka.gv.at). Každé ministerstvo je zde prezentováno z hlediska plnění nejdůležitějších ukazatelů. Tento výkaz můžeme považovat za počátek, pro jednotlivá ministerstva je třeba jej ještě podstatně rozšířit. K tomu dojde s dalším rozšířením managementu kontraktů, neboť obsahuje konkretizované cíle, podle kterých budou všichni měřeni.

Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 39/2004.

Mag. Franz Schwarenthorer, MAS je partnerem společnosti Con-trast Management-Consulting. Je jedním z přednášejících na kon-ferenci “Controlling ve veřejné správě a neziskovém sektoru”, která se koná v Praze 5.10.2004. Více informací a program konference naleznete na www.controlling.cz.