Konzultace |
Rozvoj informačních technologií s sebou přináší problémy, které ne vždy ti, kteří zaváděli informační systémy, byli schopni předvídat. Tento jev však není nijak neobvyklý, zkušenost ostatních zemí, včetně těch nejvyspělejších, je obdobná. Lze jej demonstrovat i na samotném českém archivnictví.
Archivy se v průběhu devadesátých let soustředily nejprve na tvorbu databázových aplikací pracujících s informacemi o archiváliích. Poté následovala vlna digitalizačních projektů a zájem o tvorbu webových prezentací. Problematika, která souvisí s archivnictvím nejvíce, tj. dlouhodobé uchovávání a zpřístupňování dokumentů trvalé hodnoty vzniklých v digitální podobě, přišla na řadu paradoxně relativně pozdě. Nejde přitom o záležitost nijak podružnou, o to více, že nástup elektronického úřadování je v České republice relativně rychlý. Úřady již několik let využívají elektronické podatelny, mnoho informací je podáváno pouze na webech orgánů veřejné správy. Stále více agend veřejné správy je převáděno do elektronické podoby. Ministerstvo informatiky ČR proto v loňském roce předložilo ve spolupráci s Úřadem vlády koncepci řešení elektronického oběhu dokumentů mezi ústředními orgány státní správy (usnesení vlády č. 772 z 30. 7. 2003). Do digitální podoby nelze převést pouze část životního běhu dokumentů, aniž by byly zajištěny následující kroky. E-government je tak nemyslitelný bez e-archivu.
Specifika digitálních archiválií
Staletím vžitá představa archivářů říká, že jejich posláním je péče o dokumenty trvalé hodnoty - archiválie. Dokument byl dlouho chápán jako informace pevně spojená s nosičem. V případě zániku nosiče zanikala i informace na něm nesená a tudíž i celý dokument. Revoluci v náhledu na dokument přinesly informace vytvářené primárně v digitální podobě. Specifikou digitálního záznamu je jeho volné svázání s nosičem. Digitální záznam se nemění při přenosu z jednoho nosiče na nosič nový. Lze zabezpečit, že při kopírování a následné verifikaci nedochází k snižování kvality respektive ztrátě informace a tudíž každá kopie je shodná s originálem. V tom je rozdíl proti záznamům analogovým, kde každá další kopie snižuje kvalitu přenesené informace. Lze konstatovat, že v případě digitálních záznamů není uchováván dokument s nosičem, nýbrž samotná informace trvalé hodnoty (digitální archiválie). Ani ta nemůže existovat v daném okamžiku bez určitého nosiče, ale tento nosič se periodicky mění. Příkladem nosiče může být magnetický disk, magnetická páska, optický disk, ale i pouhé elektromagnetické pole.
Z hlediska archivů však tato situace nepřináší mnoho nového. Archivy jsou nadále zodpovědné nejen za uchování klasických archiválií, ale i archiválií v digitální podobě a musí se proto tímto problémem zabývat. V červenci 2003 byl vládou České republiky schválen návrh nového zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který je v současnosti projednáván Poslaneckou sněmovnou Parlamentu ČR (dne 11. srpna 2003 byl rozeslán poslancům jako tisk č. 428). Tento návrh předpokládá uchovávání archiválií, tj. dokumentů trvalé hodnoty, nejen v písemné podobě, ale i v podobě digitální(srv. § 2 písm. d). Po nabytí účinnosti zákona tak budou české archivy postaveny před úkol zabezpečit přejímání, ukládání i zpřístupňování digitálních archiválií.
Problém ukládání a jeho podoby
V současné době je praxe taková, že české archivy přejímají archiválie téměř výhradně v klasické (papírové) podobě. Problém dokumentů v digitální podobě, které ve stále větším množství vznikají u původců, je však nutné řešit.
V jádru budoucích úvah stojí otázka, v jaké podobě budou dokumenty trvalé hodnoty uchovávány. Digitální dokumenty lze rozdělit z hlediska obtížnosti jejich transformace do klasické podoby do tří základních kategorií. První kategorie jsou digitální dokumenty, které lze velmi snadno převést do listinné podoby. Patří mezi ně například dokumenty napsané v textových editorech a tabulkových kalkulátorech. Do druhé skupiny lze zařadit ony typy dokumentů, jejichž transformace je méně vhodná jak z hlediska technického, tak i hlediska ekonomického. Patří sem například rozsáhlé databáze, velké hypertextové soubory. Při jejich vytištění se ztrácí vyhledávací aparát a vzájemné vazby jednotlivých částí textu. Třetí skupinu tvoří dokumenty, které vůbec nelze převést na klasický nosič. Jsou to digitální dokumenty, které pro svoje zobrazení vždy potřebují vhodný elektronický interpret. Sem se řadí různé matematické modely například interaktivní digitální mapy. Pro všechny tyto typy dokumentů je nutno vytvořit strategii jejich ukládání.
Klíčovou roli v celé strategii v budoucnu sehrají archiváři soustřeďující se na oblast předarchivní péče. Jejich úkolem bude zabezpečit ve spolupráci s původci bezpečné uchování dokumentů od jejich vzniku až po transfer do archivu. Nepochybně dojde ke zkrácení skartačních lhůt, transfer do archivu nabude rozmanitějších podob. Zmínění pracovníci musejí rovněž určit, které dokumenty jsou trvalé hodnoty a v jaké podobě budou do archivu předány.
Problém autenticity
Dalším důležitým kritériem při vytváření strategie dlouhodobého uchovávání dokumentů trvalé hodnoty je problém autenticity, který u digitálních dokumentů nebyl doposud uspokojivě vyřešen. Podrobnosti k výše zmíněnému naleznete v článku “Budou novodobé dokumenty hodnověrné? K otázce autenticity dokumentů v digitální podobě” (Veřejná správa č. 7/2004).
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který Česká republika přijala jako jedna z prvních zemí na světě, není v tomto směru bohužel řešením. Tento zákon byl převážně navržen pro ověřování identity v online systémech elektronického obchodování a bankovnictví. Naprosto není vhodný pro dlouhodobé určování identity a autenticity, neboť dokumenty ověřené zaručeným elektronickým podpisem založeném na asymetrickém šifrování kontrolních součtů ztrácejí svoji průkaznost při přenosu na klasický (papírový) nosič (vytištění). Tyto dokumenty by musely být po převedení znovu podepsány klasickým podpisem. U digitálních dokumentů, které by již byly předány do archivu, by toto většinou nepřicházelo v úvahu. V elektronické podobě je elektronický podpis zneplatněn při první migraci z formátu na formát, při kterém vždy dochází k určité změně dokumentu. Vzhledem k tomu, že migrace je v současné době asi jedinou ekonomicky schůdnou cestou dlouhodobého uložení digitálních dokumentů, nelze tento fakt pominout.
Ponecháme-li stranou fakt, že sám pojem autenticity je různými komunitami vnímán různě, všechny dosavadní strategie směřující k zachování autenticity dokumentů založené zpravidla na kombinaci technických a sociálních přístupů k řešení problému, ať veřejné (vytvoření ověřeného úložiště originálních dokumentů spolu se službami pro certifikaci, registrace unikátního číslování dokumentů, zveřejnění klíčových údajů o uložených dokumentech s cílem podpory veřejného vyhledávání dokumentů, definování struktury metadat podporujících proceduru autentifikace dokumentů), tajné (digitální značkování /digital watermarking/, již zmíněný digitální podpis) a funkčně závislé (fyzické nebo logické zapouzdření dokumentu, zakódování pomocí kryptografických metod, vnoření aktivních agentů) obecně nezaručují autenticitu dokumentu, pouze zvyšují míru jeho hodnověrnosti.
Jak již bylo řečeno, jedinou ekonomicky schůdnou metodou dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů se prozatím jeví migrace. Každá migrace z formátu na formát je však rizikovým krokem obsahujícím nebezpečí změny informace. Míra autenticity je tak nepřímo úměrná počtu migrací z formátu na formát. Čím déle dokument uchováváme, tím může být méně autentický.
Základní rysy strategie
Velkou část dokumentů trvalé hodnoty, které vznikly v digitální podobě, lze převést do papírové podoby a v té ji dlouhodobě ukládat. Je to vhodné zejména tam, kde neexistuje nutnost rychlého přístupu k informaci a kde je kladen důraz na autenticitu dokumentu. Důležité je rovněž hledisko ekonomické. Dlouhodobé uložení v digitální podobě je zhruba šestkrát dražší, než v podobě papírové. Pro menší zemi s omezenými zdroji, jako je Česká republika, má tento fakt klíčový význam.
U dokumentů, které nelze převést na klasické nosiče bez podstatné ztráty informace nebo jejich převedení není z technických nebo ekonomických důvodů účelné, se počítá s uchováváním v digitální podobě. Zde stojí před českým archivnictvím nový úkol - zachovat pro budoucnost archiválie v podobě, jakou české archivy dosud neznaly.
Ministerstvo vnitra České republiky (dále též MV), do jehož kompetence archivy patří, proto muselo vytvořit podmínky pro činnost odborného týmu, který bude tvořit základ pracoviště zaměřeného na dlouhodobé uchovávání archiválií v digitální podobě. Toto pracoviště vznikne při Státním ústředním archivu v Praze. Jeho vznik je součástí dlouhodobé koncepce rozvoje MV. Přesnějších rysů nabyla zmíněná koncepce po přijetí vládního usnesení č. 11 ze dne 7. ledna 2004 k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě.
Nově vzniklý digitální archiv bude podchycovat nejdůležitější zdroje digitálních archiválií a postupně je přejímat k dlouhodobému archivnímu uchování a zpřístupnění. Předpokládá se rovněž úzká spolupráce těchto pracovníků s vysokými školami a výzkumnými pracovišti zabývajícími se danou problematikou. Teprve na základě zkušeností z provozu tohoto centrálního pracoviště by postupně mohla vznikat pracoviště regionální.
V zájmu urychlení přípravných prací přidělila grantová komise MV v roce 2000 finanční prostředky na grantový úkol RN č. 2001 2002 005 “Dlouhodobé uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě”. Výzkum byl realizován v letech 2001-2002 ve spolupráci s Fakultou elektrotechnickou Českého vysokého učení technického v Praze a Státním ústředním archivem v Praze. Cílem výzkumu bylo zmapovat současnou situaci u vybraných centrálních úřadů, získat informace o metodách řešení zmíněné problematiky v zahraničí, popsat a zhodnotit možné metody dlouhodobého ukládání archiválií v digitální podobě, navrhnout metodiku přejímání a uchovávání různých typů digitálních archiválií, načrtnout parametry plánovaného pracoviště včetně orientačního navržení personálních a technických parametrů. V rámci výzkumu byla navštívena přední pracoviště zaměřená na dlouhodobé uchovávání dokumentů v digitální podobě ve Švédsku, Nizozemsku a Velké Británii. Závěrečná studie grantového úkolu byla obhájena 7. března 2003.
Výzkum pokračuje i nadále, souběžně s přípravou výstavby digitálního archivu. Řešením dalšího výzkumného úkolu byla pověřena Fakulta elektrotechnická ČVUT v Praze. V současné době se výzkum soustřeďuje na rozpracování konkrétních metod uchovávání jednotlivých typů dokumentů v digitální podobě, deskripci digitálních dokumentů a mapování problematiky modelových požadavků pro správu elektronických dokumentů.
Úplný text je v časopise Veřejná správa č. 25/2004.