Schéma XML pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby Odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR Schéma XML pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu Ministerstvo vnitra ČR 2009-06-28 XML Schema text/xml cs-CZ Sada elementů pro popis základní entity "díl" (mechanická část spisu nebo součásti). Tato sada se využije jako výchozí v případě přejímky uzavřeného dílu v rámci neuzavřené součásti nebo neuzavřeného spisu. Pokud je současně uzavřena i součást nebo spis, je díl předáván v rámci mateřské entity. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro popis základní entity "dokument". Tato sada se využije jako výchozí v případě přejímky vyřízeného dokumentu zatříděného do věcné skupiny. Dokument zatříděný do dílu, součásti nebo spisu se předává v rámci příslušné mateřské entity. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro popis základní entity "součást" (logická část spisu). Tato sada se využije jako výchozí v případě přejímky uzavřené součásti v rámci neuzavřeného spisu. Pokud je současně uzavřen i spis, je součást předávána v rámci mateřské entity. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro popis základní entity "spis". Tato sada se využije jako výchozí v případě přejímky celého uzavřeného spisu. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro popis evidenčních údajů dále uvedených entit, tedy věcné skupiny, spisu, součásti, dílu a dokumentu. Evidenční znak spisu (identifikace spisu například v podobě spisové značky nebo jiných evidenčních znaků) nebo dokumentu (číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů) v rámci evidence dokumentů. Identifikátor je údaj pevně spojený s entitou nebo objektem zajišťující jejich nezaměnitelnost a jedinečnost v rámci ERMS. V případě dokumentu tento identifikátor plní funkci jednoznačného identifikátoru ve smyslu § 64 odst. 1, resp. odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě alfanumerického kódu. Zkratka jazyku dokumentu podle číselníku v ISO 639-2:1998 Codes for the representation of names of languages – Part 2: Alpha-3 code (viz http://www.loc.gov/standards/iso639-2/ISO-639-2_utf-8.txt). Podrobný popis entity nebo objektu a jejich obsahu. Datový prvek, který může nabývat logické hodnoty "ano" / "ne". Krátký popis entity nebo objektu vystihující jejich stručný obsah. Plně určený spisový znak je označení entity, které pro účely její vyhledávání, ukládání a vyřazování určuje její jednoznačné místo v hierarchii spisového plánu prostřednictvím dědění spisových znaků mateřských entit. Je tvořen spisovým znakem v hierarchii nejvýše postavené věcné skupiny, spisovými znaky věcných skupin níže ležících v hierarchii spisového plánu až do dosažení nejbližší mateřské entity a spisovým znakem příslušné entity. Pořadové číslo spisu nebo dokumentu v rámci evidence dokumentů a určeného časového období. Časový údaj charakterizovaný roky, v jejichž průběhu musí být dokument uložen u původce a po jehož uplynutí od spouštěcí události musí být entita předána do skartačního řízení. Skartační znak vyjadřuje hodnotu entity podle jejího obsahu a označuje způsob posouzení entity ve skartačním řízení. Skartačním znakem "A" (archiv) se označuje entita trvalé hodnoty, která bude ve skartačním řízení navržena k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem "S" (stoupa) se označuje entita bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržena ke zničení. Skartačním znakem "V" (výběr) se označuje entita, která bude ve skartačním řízení posouzena a navržena k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. Rozhodnutí, které bylo provedeno v procesu výběru archiválií. Pro entitu vybranou ve skartačním řízení se použije jediná přípustná hodnota "trvalé uložení". Spisový znak entit zajišťuje jejich nezaměnitelné a jedinečné označení v rámci mateřské entity. Univerzální textová položka kratšího rozsahu. Úkon provedený s příslušnou entitou prostřednictvím ERMS. Vyjmenované operace se týkají importu (tj. vkládání nových komponent a metadat a exportu komponenty nebo metadat, editace metadat (tj. změny existujících metadat v ERMS), znázornění entit a předávání a převzetí entit (tj. jejich změna "vlastnictví" pro zaznamenání oběhu entit). Položka dovoluje zadat hodnotu "jiný typ", která se podrobněji vysvětlí v prvku "Oduvodneni". Vyřízení je závěrečný úkon první fáze úředního zpracování spisu, součásti nebo dokumentu. Způsoby vyřízení jsou definovány výčtem – "vyřízení prvopisem" představuje vyřízení prostřednictvím vyhotoveného dokumentu (například sdělení, rozhodnutí, souhlas, zamítnutí aj.), "postoupení" představuje předání entity k vyřízení jiné organizaci, "vzetí na vědomí" znamená přijetí obsahu entity bez jejího dalšího projednávání (například zpracováním formálního výstupu, úředního záznamu), "storno" představuje ryze technické vyřízení omylem zaevidovaných neúředních entit. Položka dovoluje zadat hodnotu "jiný způsob", která se podrobněji vysvětlí v prvku "Oduvodneni". Univerzální položka pro zaznamenání časového údaju. Datum je zaznamenáno ve tvaru "YYYY-MM-DD". Nepovinná položka pro zaznamenání přesného časového údaje. Datum je zaznamenáno ve tvaru "YYY-MM-DDThh:mm:ss±hh:mm". Sada elementů pro identifikaci entit nebo objektů. Povinná položka pro zaznamenání názvu zdroje identifikátoru. V případě identifikace entit nebo některých objektů je zdrojem ERMS, v případě identifikace subjektů může být zdrojem například rodné číslo, klientské číslo, zaměstnanecké označení, služební číslo oprávněné úřední osoby (fyzické osoby) nebo IČ, DIČ (právnické osoby). Bezpečnostní kategorie je opatření spojené s entitou, které podmiňuje nebo definuje pravidla určující podmínky přístupu k němu. Toto opatření se uplatňuje zejména v souvislosti s klasifikací dokumentu, který obsahuje utajovanou informaci, stupněm utajení, jímž je klasifikován (zákon č. 412/2005 Sb.), nebo v souvislosti s označením dokumentu pro omezení přístupu k němu podle jiného právního předpisu, anebo v souvislosti s rozhodnutím organizace (původce) omezit přístup k jím stanoveným kategoriím entit. Volitelná položka pro zaznamenání důvodu přidělení bezpečnostní kategorie. Časové údaje evidující počátek a konec plynutí skartační lhůty. Metadatový kontejner pro dceřiné díly. Metadatový kontejner pro dceřiné dokumenty. Metadatový kontejner pro podrobnější údaje, které vyplývají z typu operace zaznamenané v záznamu o historii. Položka je povinná v případě, že je typem operace "editace metadat", "import komponenty" (v tomto případě se týká jen importu z jiného ERMS), "import metadat", "export komponenty" nebo "export metadat". Sada elementů pro evidenci údajů o doručení dokumentu. Položka se vyplňuje jen v případě analogových entit. Metadatový kontejner pro podrobnější údaje, které vyplývají z typu operace zaznamenané v záznamu o historii. Položka je povinná v případě, že je typem operace "editace metadat", "import metadat" nebo "export metadat". K jedné události se vždy zaznamenává pouze jedna sada elementů pro evidenční údaje entit. Sada elementů pro evidenci spisů nebo dokumentů. Položka pro zaznamenání názvu evidence dokumentů. Pokud je používána jediná evidence dokumentů v organizaci, použije se název ERMS. Pokud je v organizaci používáno několik evidencích dokumentů současně, použijí se názvy uvedené ve spisovém plánu organizace. Sada elementů pro evidenční údaje entity "díl". Sada elementů pro evidenční údaje entity "dokument". Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro evidenční údaje entity "komponenta". Sada elementů pro evidenční údaje entity "součást". Položka může být povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro evidenční údaje entity "spis". Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro evidenční údaje entity "věcná skupina". Sada elementů pro identifikační údaje entit. Metadatový kontejner pro podrobnější údaje, které vyplývají z typu operace zaznamenané v záznamu o historii. Položka je povinná v případě, že je typem operace "import komponenty", "import metadat", "export komponenty" nebo "export metadat". Zaznamenává se název nebo bližší specifikace ERMS a subjekt, od kterého byl import entit a metadat proveden nebo subjekt, kterému byly entity a metadata exportovány. Metadatový kontejner pro identifikaci jazyků dokumentů. Metadatový kontejner pro jakékoli další metadatové prvky, které nejsou součástí tohoto schématu. Tyto prvky nepodléhají validaci. Metadatový kontejner pro popis entity pomocí klíčových slov. Sada elementů pro popis entity "komponenta" (jednoznačně vymezený řetězec bitů tvořící počítačový soubor). Tato sada se povinně alespoň jednou vyskytuje v každé instanci XML podle tohoto schématu. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Metadatový kontejner pro dceřiné komponenty. Sada elementů pro popis konverze dokumentu nebo komponenty z analogové podoby do digitální podoby (AD) nebo z podoby digitální do podoby analogové (DA). Indikace, zda je prováděná konverze autorizovanou konverzí ve smyslu § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů nebo nikoli. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupní entity (dokumentu nebo komponenty) do procesu konverze. Sada elementů pro popis konverze komponenty z digitální podoby do jiné digitální podoby (DD). V jiné terminologii se jedná o migraci komponenty. Povinná položka pro zaznamenání důvodu konverze komponenty. Důvodem může být splnění povinnosti komponentu převést do výstupního datového formátu ve smyslu § 20 vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupní komponenty do procesu konverze. Sada elementů pro indikaci nezbytných dokumentů (dokumenty zásadního významu, které jsou nezbytné pro schopnost organizace pokračovat v pracovní činnosti s přihlédnutím k vytvořeným předpokladům vypořádat se s následky mimořádných událostí nebo krizových stavů, anebo ochránit své dlouhodobé ekonomické a právní zájmy) a analogových dokumentů v rámci entity. Metadatový kontejner pro popis výsledku ověření bezpečnostních prvků. Položka pro zaznamenání výsledku ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka. Časové údaje evidující počátek a konec platnosti spisového plánu. Metadatový kontejner pro mateřské entity dílu. Metadatový kontejner pro mateřské entity dokumentu. Metadatový kontejner pro mateřské entity součásti. Metadatový kontejner pro mateřské entity spisu. Metadatový kontejner pro mateřskou entitu věcné skupiny. Metadatový kontejner pro referenci na jinou entitu v podobě plně určeného spisového znaku a identifikátoru přiděleného ERMS. Metadatový kontejner pro zaznamenání právě jednoho externího subjektu. Metadatový kontejner pro zaznamenání právě jednoho interního subjektu. Metadatový kontejner pro možné zaznamenání několika externích subjektů současně. Metadatový kontejner pro možné zaznamenání několika interních subjektů současně. Sada elementů pro věcný popis entit nebo objektů. Metadatový kontejner pro zaznamenání poznámek. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu redakce nebo konverze dokumentu. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu konverze komponenty. Sada elementů pro popis pravidel určujících podmínky přístupu k entitě. Položka pro zaznamenání jiných pravidel určujících podmínky přístupu k entitě, které nemají bezpečnostní charakter. Například to mohou být podmínky přístupu k entitě vyplývajících z podmínek ochrany osobních údajů stanovených zákonem č. 101/2001 Sb., o ochraně osobních údajů o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, apod. Metadatový kontejner pro zaznamenání doručení nebo vzniku dokumentu. Metadatový kontejner pro zaznamenání vzniku entit. Sada elementů pro popis úpravy kopie dokumentu, která zahrnuje proces skrytí určitých informací v dokumentu, jež nejsou potřebné pro další využití kopie dokumentu. Výsledkem procesu redakce je vytvoření výtahu (upravené kopie dokumentu). Povinná položka pro zaznamenání důvodu vytvoření výtahu. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupního dokumentu do procesu redakce. Sada elementů pro popis individuálního procesu schválení entity. Položka pro zaznamenání fyzické osoby, která entitu podepisuje zpravidla podle vnitřního předpisu organizace. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu schvalování entity. Sada elementů pro popis systému vyřazování entit, který určuje datum zahájení plynutí skartační lhůty, vymezuje dobu ukládání entit a určuje typ skartační operace podle skartačního znaku. Povinná položka pro zaznamenání důvodu přidělení skartačního znaku příslušnému skartačnímu režimu. Položka pro zaznamenání kritéria, kterým je stanoven začátek plynutí skartační lhůty. Sada elementů pro popis náležitostí skartačního řízení. Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Položka se vyplňuje jen v případě analogových entit. Položka pro zaznamenání fyzické osoby, která je zodpovědná za provedení procesu výběru archiválií vůči vedení organizace. Posuzovatel skartační operace je určen ve spisovém řádu nebo v jiném vnitřním předpisu organizace. Metadatový kontejner pro dceřiné součásti. Metadatový kontejner pro zaznamenání křížových odkazů na související entity. Sada elementů pro popis spisového plánu (hierarchického uspořádání věcných skupin, spisů, součástí, dílů a dokumentů) organizace. Položka pro zaznamenání organizace, která vydala a které přísluší popisovaný spisový plán. Identifikátor jednoznačně označuje objekt uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro identifikaci právnické nebo fyzické osoby a pro uvedení její poštovní adresy (adresy pro doručování) nebo elektronického kontaktu. Tato osoba není identická s organizací, která tato metadata vytváří, nebo není v zaměstnaneckém poměru k této organizaci. Sada elementů pro identifikaci právnické nebo fyzické osoby a pro uvedení její poštovní adresy (adresy pro doručování) nebo elektronického kontaktu. Tato osoba je identická s organizací, která tato metadata vytváří, nebo je v zaměstnaneckém poměru k této organizaci. Sada elementů pro zatřídění entity do hierarchie spisového plánu. Položka obsahuje údaje o spisovém znaku a plně určeném spisovém znaku entity. Položka se vyplňuje jen v případě přetřídění entity. Sada elementů pro popis dokumentů se stejnou charakteristikou, která usnadňuje správu dokumentů stejného typu shodně a stanoveným specifickým způsobem. Typem dokumentu jsou například "faktury", "rozsudky", nebo "webové stránky". Sada elementů pro popis operace provedené v ERMS, která ovlivnila nebo změnila entity. Každá operace se zaznamenává jako nová událost a všechny události jsou řazeny v časovém sledu. Položka je povinná v případě, že byla v položce "TypOperace" vybrána hodnota "jiný typ". Zaznamená se informace o specifickém typu operace, který se nenachází ve výčtu hodnot a který je smysluplný pro dokladování vývoje entity a způsobu nakládání s entitou. Položka pro zaznamenání fyzické osoby, která provádí příslušnou operaci. Časový údaj o počátku a konci evidenčního období, ve kterém se spisům nebo dokumentům přidělují jedinečná pořadová čísla v rámci evidence dokumentů. Definice určeného časového období je variabilní a nejčastěji zahrnuje kalendářní rok. Sada elementů pro popis entity "věcná skupina" (položka spisového plánu). Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro evidenci údajů o vzniku vlastního dokumentu organizace. Položka se vyplňuje volitelně a jen v případě analogových entit. Sada elementů pro evidenci údajů o skartačním režimu entit, časovém rozsahu plynutí skartační lhůty a náležitostech skartačního řízení. Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení entit. Položka je povinná v případě, že byla v položce "Zpusob" vybrána hodnota "jiný způsob". Zaznamená se věcná informace o výsledku vyřízení (obsah vyřizujícího sdělení). Položka je povinná v případě, že byla do položky "Zpusob" vybrána hodnota "jiný způsob". Nejčastěji se zaznamená vyřízení jiným způsobem, než zpracováním dokumentu, tedy s využitím například komunikačního prostředku (například telefonem, ústním jednáním apod.). Položka pro zaznamenání fyzické osoby, která je pověřena vyřízením entity. Položka pro zaznamenání fyzické osoby, která spolupracovala na vyřízení entity. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupní entity (dokumentu nebo komponenty) vzešlé z procesu konverze. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupního dokumentu z procesu redakce. Povinná položka pro zaznamenání důvodu vytvoření výtahu. Metadatový kontejner o operacích provedených v ERMS, které ovlivnily nebo změnily entity. Tyto informace umožňují rekonstrukci historie a zpětnou kontrolu těchto operací. Každá operace je evidována jako samostatná událost. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupní komponenty z procesu konverze. Povinná položka pro zaznamenání důvodu konverze komponenty. Důvodem může být splnění povinnosti komponentu převést do výstupního datového formátu ve smyslu § 20 vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Sada elementů pro indikaci nezbytných dokumentů a analogových dokumentů. Položka obsahuje volitelnou identifikaci externího subjektu, který zajišťuje správu dokumentů (například dodavatele hostovaného řešení digitálního úložiště nebo komerční spisovnu analogových dokumentů). Sada elementů pro indikaci nezbytných dokumentů a dokumentů v analogové podobě. Položka obsahuje povinné časové údaje evidující otevření a uzavření entity pro příjem dceřiných entit. Sada elementů pro zatřídění dílu do hierarchie spisového plánu. Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro zatřídění dokumentu do hierarchie spisového plánu. Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro zatřídění součásti do hierarchie spisového plánu. Položka je povinná jen u výchozí (základní) entity. Sada elementů pro zatřídění spisu do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro zatřídění věcné skupiny do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení a případném odeslání vyřizujícího dokumentu. Položka je povinná v případě odeslání dokumentu externí právnické nebo fyzické osobě. Položka se vyplňuje jen v případě entit v analogové podobě a v případě odeslání dokumentu. Položka je povinná v případě odeslání dokumentu.