POLICISTA 4/2003 |
měsíčník Ministerstva vnitra prevence |
Většině z vás bude připadat tato otázka poněkud podivná. Ceníky programů jsou přece všude volně dostupné - v počítačových obchodech, časopisech, webových stránkách a podobně. Cena programu však nemusí být tou největší složkou v nákladech na program.
(V minulém čísle Policisty jsme se případem pirátských programů v jedné severomoravské internetové kavárně dotkli problému - tematiky - řekněme se srozumitelností ne vždy a každému zcela jasnou. Proto následující dnešní příspěvek.)
K ceně programu musíte připočíst náklady na administrativu. Jaké pak náklady na administrativu, zeptáte se. Nejdříve sám sebe přesvědčím, že program potřebuji. Pak zajdu do obchodu, program koupím, nainstaluji a krabici s doklady k softwaru uschovám do skříně. Náklady na administrativu nemám tedy prakticky žádné.
Představte si však, že program nechcete používat doma, ale v práci ve své kanceláři. Nejdříve napíšete žádost. Ta bude řádně zhodnocena, a poté zamítnuta. Přihlédnete k námitkám a napíšete novou žádost s lepším zdůvodněním. Odpovědná osoba dojde k závěru, že program opravdu potřebujete. Program bude zakoupen, doklady k němu budou řádně zaevidovány. Vám bude řádně přidělena licence (což se musí opět zaevidovat) a program vám může být nainstalován. Aby se v tom udržel pořádek, musí být jednou za čas provedena inventura softwaru. Všimněte si, že to vše jsou pouze objektivní náklady vyplývající z komerčního charakteru softwaru - pan Byrokrat nám do toho zatím nezasáhl.
Nyní si představte, že chcete použít software, který je zdarma (tedy freeware, nikoli shareware). Proces žádání o program se tím výrazně zjednoduší a urychlí. Software se rovněž nemusí objevit v žádné evidenci majetku. V podstatě existuje jen jediný důvod pro případné evidování softwaru - potřeby správce počítače.
Zajímavá situace nastane, pokud licenční ujednání dovoluje vašemu úřadu (firmě, resortu) neomezený počet instalací programu. Taková licence velmi zjednoduší proces žádání o přidělení softwaru. Požadavky na evidenci programu se mohou v závislosti na konkrétních podmínkách licence pohybovat někde v rozmezí mezi oběma výše uvedenými příklady.
Může se stát, že program je součástí už něčeho, co jste zaplatili. Může například být na instalačním cédéčku k tiskárně či skeneru, nebo cédé s programem může být přiloženo ke knize. V tom případě se nemusí (nebo dokonce nesmí) objevit v žádné evidenci majetku jako samostatná položka. Musíte si však dát dobrý pozor, aby tento software nebyl zaevidován jako samostatná položka při pravidelné inventuře používaného softwaru.
Při nákupu softwaru můžete ovšem použít i model nazývaný služby za peníze, programy zadarmo. Firma nedostane zaplaceno například za analýzu a návrh řešení problému, za nainstalování programu, za servis v případě havárie programu, za školení uživatelů a podobně. K tomu dodá zdarma potřebné programy. Tím se zjednoduší jak postup žádání o přidělení licence, tak evidování majetku. Toto řešení má ale jednu podstatnou nevýhodu. Úředník, který pracuje jen s lejstry a nemá zkušenosti z praxe, nebude schopen sepsat podmínky smlouvy.
Tady bych rád upozornil, že výše uvedené platí jen, pokud se do procesu přidělování a evidování softwaru nezapojí některým čtenářům jistě známý pan Byrokrat. Ten dokáže cokoli podstatně prodloužit a prodražit.
Při výběru programu si musíte dát pozor i na to, jaké požadavky klade program na váš počítač a případně operační systém. Může se stát, že si koupíte program a pak zjistíte, že si k němu musíte koupit nový, výkonnější počítač. Pikantní je, když si napíšete žádost o software i o lepší počítač - a bude vám přidělen jen sám o sobě nepoužitelný software. Navíc vám může být odebrán software, který jste dosud používali. Někdy ovšem při psaní žádosti nemáte na výběr - potřebujete lepší počítač i software.
Důležité je i to, co program vše umí a jak dobře se s ním pracuje. Umí software právě to, co od něj vy požadujete? Nebo naopak - zda nezpomalí vaši práci zbytečná složitost programu? Potřebuji k jeho zvládnutí drahé školení? Je program dostatečně rychlý? Nepadá příliš často? Obvykle v tomto ohledu platí: čím dražší, tím lepší. Nemusí to ale platit vždy. Výhodou je, pokud si můžete program nejdříve vyzkoušet a teprve pak jej koupit, případně o něj zažádat (freeware, shareware, demoverze komerčního softwaru).
Při vyčíslování celkových nákladů na software musíte vzít v úvahu i úspory a zvýšení efektivity práce, které program přinese. Pokud úředník například podá úspěšně žádost o vývojové prostředí pro tvorbu programu, pak několik firem může přijít o pár drahých zakázek.
Jiří Wolny