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Comment chercher?

Celui qui souhaite effectuer une recherche dans la base de données doit au moins avoir une vague idée des documents qu’il cherche, ainsi que de leur date et de l’institution qui les a émis.
 
 
Exemple : pour chercher où se trouvent les documents d’archives portant sur les holocaustes juif et rom pendant la seconde guerre mondiale, il est inutile de saisir dans le nom des mots comme holocauste, déportation etc.. L’auteur de la recherche doit plutôt savoir quels organes, éventuellement quelles personnes, ont pris part à l’holocauste.
 
La base de données permet ensuite de déterminer dans quel site d’archives se trouvent les documents de ces organes, dans quelles villes ces institutions et organisations siégeaient, si les documents d’archives de l’institution ont été conservés pour toute sa période d’activité, quelle est la longueur (en mètres) du fond (de la collection) concerné, si les documents trouvés ont été traités ou non ou ont été classsés, et s’il existe des instruments de recherche pour le fond concerné.


Pour un résultat concluant, les bons critères de recherche doivent être saisis :
 
  1. Recherche par site d’archives : le résultat affiche les sites figurant dans la liste des sites du menu déroulant qui s’ouvre en cliquant sur le bouton situé sur la droite du champ.
  2. Recherche textuelle
    Les quatre premiers champs (champs 2 à 5) permettent une recherche par mot. Il est recommandé de saisir seulement la racine des mots, par exemple « Tosc » plutôt que « Toscan » (avec le préfixe !). Le moteur de recherche ne distingue pas minuscules et majuscules sauf si vous effectuez une recherche exacte (Nom exact) par exemple sur le nom d’un fond (d’une collection) d’archives. Un clic sur la bouton situé au-dessus du champ destiné à la saisie des critères fait apparaître un menu déroulant dans lequel l’auteur de la recherche sélectionne si le mot recherché est contenu dans le corps du texte, s’il s’agit exactement du nom recherché (nom exact), ou si le nom recherché comporte au moins l’un des mots ou tous les mots saisis (si je saisis plusieurs mots).
  3. Recherche par période
    Lorsqu’une date précise est saisie (par exemple 1526), le système affiche tous les fonds et collections d’archives couvrant l’année recherchée (sans avant ni après). La saisie d’un intervalle de temps (période) permet la recherche des dossiers couvrant au moins l’une des années de l’intervalle saisi.
  4. Recherche par groupe de thèmes de enregistrement
    Le groupe de thèmes d’enregistrement est sélectionné en cliquant sur « Afficher les groupes ». Un clic sur un groupe concret de thèmes d’enregistrement me permet de choisir ce groupe, le système affichant ensuite tous les dossiers classés dans ce groupe et ses sous-groupes. Il est également possible de préciser la sélection en cliquant sur la flèche à gauche puis en sélectionnant un sous-groupe précis. Le système limite alors sa recherche aux dossiers d'archives classés dans ce sous-groupe.
  5. Cumul de critères
    Pour finir, j’introduis le principe du cumul des critères (La réponse doit satisfaire) – tous les critères saisis en même temps, ou au moins l’un des critères saisis.

La recherche peut se faire selon les critères suivants :
 
  • Nom du fond (de la collection): les noms tchèques des fonds proviennent du dernier nom officiel ou couramment utilisé de son auteur.
  • Nom du site d’archives: nom complet du site ou de l’institution culturelle.
  • Lieux de naissance du fond (de la collection): lieu(x) de naissance du fond (plusieurs lieux possibles). Le lieu de naissance du fond n’est pas forcément indiqué pour les fonds et collections privés nés directement sur le site d’archives concerné.
  • Producteur du fond (de la collection): nom (noms) de l’auteur (des auteurs) avec indication de la période pendant laquelle le nom a été utilisé.
  • Période : saisie d’une date minimale (plus ancienne) et maximale (plus récente) du document d’archives, autrement dit intervalle de temps duquel datent les documents du fond (de la collection) visé.
  • Groupe de thèmes d’enregistrement: groupe sélectionné à partir d’une nomenclature prédéfinie.

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