Vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi
Vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi
Odbor archivní správy vydal 23. června 2005 pod čj. AS-1045/2-2005 Metodický návod k výběru archiválií mimo skartační řízení, podání námitky proti protokolu a vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi. Zatímco první dvě části návodu zůstávají nadále v platnosti, jeho třetí část, obsahující návod postupu při vyřazování dokumentů s utajovanými skutečnostmi, se mění. Důvodem je vydání zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, a jeho prováděcích předpisů, zejména vyhlášky č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, které nabyly účinnosti dnem 1. ledna 2006. Zákon č. 412/2005 Sb. a vyhláška č. 529/2005 Sb. však neobsahují podrobnosti o provádění vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi. Znamená to, že při jejich vyřazování se bude postupovat podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“). Změna metodiky proto spočívá především v uvedení platných právních předpisů a v použití pojmu „utajovaná informace“ místo dosavadního termínu „utajovaná skutečnost“ užívaného zákonem č. 499/2004 Sb. I přes tuto skutečnost vydává odbor archivní správy úplné znění třetí části metodického návodu se všemi změnami.
Zákon č. 499/2004 Sb. uvádí v § 13 odst. 1, že „u dokumentů obsahujících utajované skutečnosti [rozuměj „informace“] lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení“. Takto formulované ustanovení je možné vyložit buďto jako povinnost odtajnit před zařazením do skartačního řízení všechny dokumenty s utajovanými informacemi, nebo odtajnit jen dokumenty se skartačním znakem „A“, z nichž budou vybrány ve skartačním řízení archiválie.
První způsob výkladu by vyžadoval rozdílný postup při výběru archiválií od dosavadní praxe, kdy se zrušil stupeň utajení pouze u dokumentů vyřazovaných se skartačním znakem „A“. Pokud by pak měly být odtajněny skutečně všechny dokumenty zařazené do skartačního řízení, jejich vyřazení by bylo nesmírně složité a neúměrně by se prodloužilo. Skutečnost, že při vysvětlení ustanovení § 13 odst. 1 zákona je nutno použít druhý způsob, vyplývá především z toho, že jde o obdobu postupu vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi se způsobem výběru archiválií z dokumentů vzniklých z činnosti původců, kteří nemají povinnost vést spisovou službu. Tento výběr není rovněž prováděn ze všech dokumentů, ale obvykle z druhů dokumentů, uvedených v přílohách č. 1 a 2 zákona. Rozhodující však je, že nová právní úprava, tj. zákon č. 412/2005 Sb. a zvláště vyhláška č. 529/2005 Sb., nestanoví podrobnosti o postupu při vyřazování dokumentů s utajovanými informacemi. Jejich vyřazování proto bude prováděno nadále podle zákona č. 499/2004 Sb. a podle dosavadní praxe. Znamená to, že před zahájením skartačního řízení budou dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „V“ zařazené do skupiny dokumentů se skartačním znakem „A“ příslušným původcem odtajněny. Dokumenty se skartačním znakem „S“ a dokumenty se skartačním znakem „V“ posouzené jak dokumenty se skartačním znakem „S“ jsou zařazeny do skartačního řízení bez odtajnění. Nadále ovšem platí právo archiváře provádějícího skartační řízení požádat o zrušení stupně utajení u dalších dokumentů, především u takových dokumentů se skartačním znakem „S“, případně u dokumentů se skartačním znakem „V“ přiřazených ve skartačním návrhu skartační komisí k dokumentům se skartačním znakem „S“, jejichž předáním ke zničení by mohly být ztraceny dokumenty mající hodnotu archiválie podle § 2 písm. e) zákona.
Skartační návrh se neoznačuje stupněm utajení, neboť této povinnosti nepodléhá (nemá opodstatnění, jelikož názvy druhů dokumentů nebo jednotlivých dokumentů nejsou utajovanými informacemi).
Ustanovení § 13 odst. 1 zákona obsahuje rovněž ustanovení, že „Výběr archiválií, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí příslušné bezpečnostní archivy.“ Toto ustanovení je nutné vysvětlit tak, že výběr archiválií z dokumentů, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení, provádějí výhradně bezpečnostní archivy, zřízené určenými původci vyjmenovanými v § 53 odst. 1 zákona, případně jejich právními předchůdci. Takový výběr však provádějí bezpečnostní archivy pouze z dokumentů vzniklých z činnosti jejich zřizovatelů. Neprovádějí proto výběr archiválií z dokumentů, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo ho nelze zrušit a které nevznikly z činnosti jejich zřizovatele či předchůdce. Určený původce, který nezaložil bezpečnostní archiv, proto nemůže žádat o výběr archiválií z dokumentů, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo ho nelze zrušit, jiný bezpečnostní archiv.
Pokud hodlá určený původce vyřadit ve skartačním řízení dokumenty s utajovanými informacemi, postupuje podle výše popsaného způsobu. Pokud vznikly z jeho činnosti dokumenty, u nichž nelze zrušit stupeň utajení a jsou označeny skartačním znakem „A“, nezařadí je do skartačního řízení, ale prodlouží jejich skartační lhůty, aby po jejich uplynutí bylo možno stupeň utajení zrušit.