Datové schránky a činnost správních orgánů
Doporučení pro orgány veřejné moci i pro právnické a fyzické osoby
Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Ke stejnému datu nabyl účinnosti zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Uvedené právní předpisy přinesly zásadní změny v oblasti doručování dokumentů, které se nejvýznamněji projevily v oblasti elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci navzájem a orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy. V souvislosti s doručováním dokumentů v digitální podobě prostřednictvím datových schránek a zvýšenou intenzitou využívání komunikace prostřednictvím elektronických podatelen pak bylo nutné stanovit pravidla nakládání s dokumenty v digitální podobě při výkonu spisové služby, stejně jako postupy při převádění dokumentů v analogové podobě do podoby digitální a naopak, a to s využitím stanovených technologických úkonů zajišťujících požadovanou formálně právní hodnotu vzniklého dokumentu.
V souvislosti s aplikací těchto právních předpisů v praxi, zejména v souvislosti s provozováním informačního systému datových schránek a dalším rozvíjením jeho infrastruktury a zkvalitňováním nabídky uživatelských služeb, byly odboru legislativy a koordinace předpisů Ministerstva vnitra adresovány četné dotazy orgánů veřejné moci i dalších subjektů. Zobecnění odpovědí na tyto dotazy tvoří základ následujícího textu věnovaného datovým schránkám a autorizované konverzi dokumentů ve vazbě na správní řízení a výkon spisové služby.
Předkládaný text je upravenou a doplněnou verzí materiálu, který byl publikován v čísle 14/2009 čtrnáctideníku Veřejná správa jako jeho příloha označená „Datové schránky a činnost správních úřadů“ a který se věnoval úkonům souvisejícím se zřízením a provozováním datových schránek. Stávající text je aktualizován ke dni 30. dubna 2010, a to s ohledem na zkušenosti s provozem informačního systému datových schránek získané po zpřístupnění podstatné části datových schránek zřízených ze zákona (§ 31 zákona č. 300/2008 Sb.) dnem 1. listopadu 2009 a po nabytí účinnosti ustanovení upravujících tzv. „privátní“ komunikaci prostřednictvím datových schránek.
Právní předpisy
Základními právními předpisy upravujícími komunikaci prostřednictvím datových schránek a úkony s tím související jsou:
- zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
- zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
- zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů
- zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
- nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů
- vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách
- vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „spisová vyhláška“)
- vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
- vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek
- vyhláška č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy, ve znění pozdějších předpisů
Text přílohy byl aktualizován k 28. červnu 2010. Případné další dotazy k této problematice lze zasílat elektronickou poštou na adresu ol@mvcr.cz.